AddressBilingual Project Coordinator
(Velocity Planner)
About Compugen
Compugen is one of Canada's largest privately-owned Information Technology (IT) Solution Providers. We help customers design, acquire, integrate and operate technology. Our mission is to help organizations realize new possibilities. Every day, our dedicated staff across North America focus on providing extraordinary customer service and support experiences to private and public sector organizations. We combine breadth of skill, depth of expertise, and commitment to operational excellence at scale to deliver exceptional, customer-focused experiences.
If you are driven to make a difference, relentlessly curious and collaborative at the core, we’d love to talk to you. Join us and help us make a difference.
What Compugen Offers You:
- Opportunity to make a difference in the constantly evolving world of Technology
- Ability to help our customers realize new possibilities
- Exciting, fast paced challenging work environment
- A culture where authenticity and diversity is valued
- Professional Development Opportunities
- Participation in WIT (Women In Technology) Network
- Opportunities to give back to our local communities
- Collaborative supportive team members
- Remote work/hybrid work options available
- Work/life flexibility
Job Purpose
This role will be a team member of the Project Management Office (PMO) and report to a Portfolio Manager. The Project Management Office provides leadership in the governance of Project delivery. The team consists of a director, portfolio managers, program managers, project managers, and project coordinators / velocity planners.
As a bilingual Project Coordinator (Velocity Planner) your main responsibility will be to schedule and prepare the internal/client kick-off meeting and to close-out projects following the processes documented by the PMO. You will possess excellent multi-tasking skills to coordinate multiple light touch projects at once. This role will also be responsible for time approvals for Consultants in Compugen’s time management tool. You will be the escalation point for the customer and manage the change management process. Fluent in English and French is a requirement for this role.
Key Responsibilities
- Review Statement of Work (SOW) and pricing sheet
- Validate that the tasks have been properly setup in Compugen’s project planning tool (PPMPro)
- Prepare project repository in Sharepoint
- Prepare and host internal and external kick-off meetings with those including but not limited to: Managers, Account Executives, Consultants and external Customers including basic project schedule
- Create a contact list for the project with project responsibilities
- Receive Issue Escalations from the customer/consultant and make recommendations to stakeholders
- Manage the project change request process
- Conduct project close-out meeting
- Send out CSAT and project closure letter
Qualifications
- 3 years of project planner/coordinator or project manager experience (or equivalent)
- College diploma or university degree in related subject matter (information sciences, project management, etc)
- Solid presentation skills
- Ability to follow processes/procedures
- Good communicator and ability to listen actively and take notes
- Ability to multi-task, Self-organized
- Detailed and outcome oriented
- Desire to excel
Equity Statement
Consistent with our commitments to equity and diversity, we actively recruit from all designated groups. We also provide employment accommodation upon request to current staff members and to applicants during the recruitment process. We aim to provide a work environment where excellence is allowed to flourish, and diversity is prized. Compugen is committed to providing accommodation throughout the interview and employment process. If you require an accommodation, the hiring manager and the human resources contact will work with you to meet your needs.
Planificateur de projets vélocité (Velocity Planner)
À propos de Compugen
Compugen est l’un des plus importants fournisseurs privés de solutions de Technologies de l’Information (TI) au Canada. Nous aidons nos clients à concevoir, acquérir, intégrer et exploiter la technologie. Notre mission est d’aider les organisations à réaliser de nouvelles possibilités. Chaque jour, notre personnel dévoué, à travers l’Amérique du Nord, s’emploie à fournir un service à la clientèle exceptionnel et des expériences d’assistance aux organisations des secteurs privé et public. Nous combinons l’étendue des compétences, la profondeur de l’expertise et l’engagement envers l’excellence opérationnelle à grande échelle pour offrir des expériences uniques axées sur le client.
Si vous êtes déterminé à faire une différence, sans relâche curieux et collaboratif à la base, nous serions ravis de vous parler. Joignez-vous à nous et aidez-nous à faire une différence.
Ce que vous offre Compugen :
- Opportunité à faire une différence dans ce monde en constante évolution technologique
- Capacité à aider nos clients à réaliser de nouvelles possibilités
- Environnement de travail passionnant et stimulant au rythme rapide
- Une culture où l'authenticité et la diversité sont valorisées
- Opportunités de développement professionnel
- Participation au réseau WIT (Women In Technology)
- Opportunités de redonner à nos communautés locales
- Membres d’une équipe collaborative et solidaire
- Options disponibles de travail à distance et de travail hybride
- Flexibilité travail / vie
L’emploi
Ce rôle sera un membre de l'équipe du Bureau de gestion de projet (PMO) et relèvera d'un gestionnaire de portefeuille. Le Bureau de gestion de projet assure le leadership dans la gouvernance de l'exécution des projets. L'équipe est composée d'un directeur, de gestionnaires de portefeuille, de gestionnaires de programme, de gestionnaires de projet et de coordonnateurs de projet/planificateurs de vélocité.
En tant que coordonnateur de projet bilingue (Velocity Planner), votre responsabilité sera de planifier et de préparer la réunion de lancement interne/client et de clôturer les projets en suivant les processus documentés par le PMO. Vous posséderez d'excellentes compétences multitâches pour coordonner plusieurs projets, de petite taille, à la fois. Ce rôle sera également responsable des approbations de temps pour les consultants dans l'outil de gestion du temps de Compugen. Vous serez le point d'escalade pour le client et gérerez le processus de gestion du changement. La maîtrise de l'anglais et du français est une exigence pour ce poste.
Responsabilités
- Examiner l’énoncé de travail et la feuille de tarification
- Valider que les tâches ont bien été configurées dans PPMPro
- Préparer le référentiel de projet dans Sharepoint
- Préparer et animer des réunions de lancement internes et externes
•• Créer une liste de contacts pour le projet avec les responsabilités du projet
- Recevoir les escalades de problèmes du client/consultant et faire des recommandations aux parties prenantes du projet
- Gérer le processus de demande de changement de projet
- Envoyer le CSAT et la lettre de clôture du projet
Qualifications
- 3 ans d'expérience en tant que planificateur/coordinateur de projet ou chef de projet (ou équivalent)
- Diplôme d'études collégiales ou universitaires dans un domaine connexe (sciences de l'information, gestion de projet, etc.)
- À l'aise pour faire des présentations aux clients
- Capacité à suivre les processus/procédures
- Bon communicateur et capacité à écouter activement et à prendre des notes
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, autoorganisé
- Détaillé et axé sur les résultats
- Désir d'exceller
Énoncés sur l’Équité
Conformément à nos engagements envers l’équité et la diversité, nous recrutons activement dans tous les groupes désignés. Nous fournissons également des mesures d’accommodement à l’emploi sur demande aux membres du personnel actuels et aux candidats pendant le processus de recrutement. Nous visons à fournir un environnement de travail où il est permis d’exceller et de s’épanouir et où la diversité est prisée. Compugen s’engage à fournir des mesures d’accommodement tout au long du processus d’entrevue et d’emploi. Si vous avez besoin d’une mesure d’accommodement, le gestionnaire d’embauche et le contact des ressources humaines travailleront avec vous pour répondre à vos besoins.
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