AddressTitre du poste: Secrétaire de vice-président
Numéro de la demande: 36649
Catégorie d'emploi: Administration
Division: Qc - Marketing Metro (80069072)
Département: Marketing et commerce électronique
Lieu de travail: METRO - SIÈGE SOCIAL - M-DUPLESSIS, MTL (#M-SS)
Province: Canada : Quebec
Type d'emploi: Permanent
Rejoindre notre équipe comporte ses avantages :
- Horaire flexible afin de promouvoir l’équilibre travail/vie personnelle
- Télétravail en mode hybride
- Assurances collectives dès la première journée
- Régime de retraite très compétitif
- Politique de vacances généreuse
- Journées personnelles
- Programme d’aide aux employé·e·s
- Stationnement gratuit
- Opportunité de développement professionnel
- Bornes de recharge pour voitures électriques
SOMMAIRE :
Le titulaire du poste assiste son supérieur dans ses fonctions administratives et de gestion, et seconde les responsables des différents départements à travers divers mandats qui lui sont confiés.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :
Gestion de réunions & organisation des déplacements :
- Tenir à jour l'agenda de son supérieur et coordonner avec les autres intervenants pour gérer efficacement les nombreuses demandes de réunions ou suivis.
- Traiter les courriels entrant et sortant, les appels téléphoniques et faire les suivis nécessaires auprès des différents intervenant (internes et externes).
- Effectuer les arrangements de voyages, les réservations de salles de conférence, préparer les documents requis et équipements nécessaires aux réunions et convoquer les participants.
- Organiser les rencontres périodiques de l’équipe, le suivi sur les sujets à traiter et préparer les rapports à réviser.
- Tenir à jour le registre de km de son supérieur.
Gestion de documents :
- Coordonner les réclamations d'assurances et de dépenses de son supérieur.
- Effectuer l'ensemble des tâches administrative du vice-président, dont la préparation de présentations, l’organisation de dossiers, la transcription ou la rédaction de la correspondance interne et externe.
- Être responsable de l'organisation et de la tenue du système de classement et d'archivage des dossiers administratifs.
Coordination et gestion :
- Mener et coordonner certains projets spéciaux par l'identification et la cueillette de l'information de même que par la préparation de la documentation requise.
- Effectuer des suivis avec les nombreux intervenants internes et externes afin de soutenir l’accomplissement de certains projets pour le département.
- Coordonner le processus budgétaire annuel avec les différents directeurs du service, faire le montage de la présentation, préparer les rapports et assurer un suivi sur la réception de tous les éléments requis pour finaliser le budget.
Soutien aux équipes :
- Effectuer des travaux désignés pour différents directeurs du service.
- Participer à l'organisation et à la coordination de certains événements spéciaux.
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :
- DEC en secrétariat
- 7 ans d'expérience dans des fonctions de secrétariat pour un cadre supérieur
- Excellente grammaire française et anglaise
- Bilinguisme essentiel (parlé et écrit)
- Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook, PowerPoint et connaissance de l'internet
- Discrétion et disponibilité
- Capacité à travailler sous pression et rapidement
COMPÉTENCES :
- Connaissance de l’environnement professionnel
- Orientation vers un travail/service de qualité
- Connaissances techniques et professionnelles
- Communication interpersonnelle
- Gestion des priorités
- Autonomie
- Connaissance du fonctionnement de l’entreprise
- Maîtrise de soi
