24-04-289 Secrétaire de direction au Service de la bibliothèque

Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat de nature complexe et spécialisée liées à la mission de son unité. Elle assiste la personne supérieure immédiate dans l’accomplissement de son mandat en assurant le suivi de certaines opérations et elle voit à la bonne marche du bureau en son absence.

Exigences minimales du poste :

Scolarité

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriée ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (D.E.S.) ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

• Cinq (5) années d’expérience pertinente.
  • En l’absence de toute personne candidate répondant à cette exigence, la personne candidate ayant néanmoins une expérience pertinente de plus de trois (3) années sera admissible.

Autres exigences du poste :

• 
  Habiletés pour les communications interpersonnelles ;

• Savoir transmettre de l’information ;

• Capacité à gérer des priorités ;

• Savoir travailler de façon autonome et sous pression ;

• Faire preuve de rigueur et être orienté vers l’action ;

• Orienté vers la clientèle.

• Bonne connaissance du français (oral et écrit).

• Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

Tâches et responsabilités principales (À titre indicatif):

• La personne salariée vérifie les dépenses dans toutes les UBR et tous les comptes de la bibliothèque, elle produit des chiffriers avec le suivi de tous les projets du service mensuellement, elle balance les engagements et les dépenses réelles de WMS (plateforme de gestion de bibliothèque) avec Safirh, elle fait la conciliation des dépenses avec la carte de crédit de la directrice, elle fait les demandes d’achat pour le service, elle fait des achats en ligne (Amazon/Uline/libraires, etc.) et elle fait le suivi des factures à payer qui requiert la signature de la directrice ou du vice-recteur.
• La personne salariée recherchée assurera le lien de secrétariat avec le réseau des UQ, le Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec (PBUQ) et le Réseau canadien de documentation pour la recherche (RCDR).
• La personne salariée recherchée gère les droits d’accès aux ressources électroniques selon les demandes du Décanat de la gestion académique (professeur.e.s associé.e.s) et du Décanat de la formation continue et au Service-conseil (stagiaires internationaux) en utilisant SIGPARB, elle gère les rôles et les assignations de rôles aux utilisateurs du système WMS dans GESTA et elle gère les droits d’accès de plusieurs équipes et canaux dans TEAMS.

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L’UQO invite les femmes, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

L’UQO souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi.

L’Université du Québec en Outaouais communiquera seulement avec les personnes retenues dans le cadre du présent processus de sélection. Si vous êtes invité.e à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de tout besoin nécessitant des mesures d’adaptation particulières.