Adjoint(e) administratif(ve) - ingénierie

Relevant du directeur du Service de l’ingénierie, vous assumerez la responsabilité du secrétariat et fournirez le soutien nécessaire au bon fonctionnement du service. Vous devrez notamment :

• Accueillir, renseigner et diriger les citoyens, les employés et les visiteurs;
• Répondre au téléphone, filtrer ou acheminer les appels et donner de l’information;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des lettres, des communiqués, des notes de service, des tableaux, des rapports, des devis, etc.;
• Réviser, corriger et mettre en page différents documents;
• Assurer la transmission de documents relatifs aux appels d’offres et leur parution sur les médias d’information;
• Préparer des communiqués (appels automatisés) et alimenter le site « Info-travaux »;
• Gérer, selon les instructions, l’agenda du directeur et des chefs de division;
• Veiller au suivi des requêtes adressées au service (Accès Cité);
• Préparer et vérifier les sommaires décisionnels ainsi qu’en assurer le suivi;
• Ouvrir des dossiers et classer des documents électroniques et papier;
• Vérifier, codifier et faire approuver les factures pour paiement;
• Cueillir, traiter et distribuer le courrier;
• Préparer des réunions (convocations, réservations de salles, ordres du jour, documents), y assister au besoin et rédiger des comptes rendus;
• Procéder aux commandes et aux réquisitions pour du matériel et des services;
• Mettre à jour les divers calendriers électroniques;
• Vérifier les feuilles de temps des employés du service;
• Effectuer toute tâche connexe demandée par votre supérieur immédiat.