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Form of work
SalaryNuméro de référence :
20011_112023
Statut :
Permanent - temps plein
Catégorie d'emploi :
Soutien administratif
Ville :
MONTREAL
Province :
Québec
Salaire annuel / Taux horaire :
62 717 - 77 474
Nombre de postes disponibles :
1
Date limite :
2024-01-28
Description :
Nous sommes à la recherche d'une personne exceptionnelle pour assister la Chef du service juridique, des risques et de la conformité. En tant qu'adjoint(e) administratif(ve) Principal (e), vous occuperez un rôle clé en fournissant un soutien administratif de qualité à la Chef du service juridique.
Votre mission principale consistera à coordonner l'agenda et les activités quotidiennes. Vous assumerez également la responsabilité essentielle de maintenir une communication efficace, permettant ainsi aux autres membres de l'équipe de se concentrer sur leurs tâches principales.
Si vous aimez fournir un soutien opérationnel, possédez d'excellentes compétences organisationnelles et êtes reconnu(e) pour votre haut niveau de discrétion et votre capacité à traiter des informations confidentielles avec professionnalisme, vous êtes la personne que nous recherchons.
RESPONSABILITÉS:
Votre mission principale consistera à coordonner l'agenda et les activités quotidiennes. Vous assumerez également la responsabilité essentielle de maintenir une communication efficace, permettant ainsi aux autres membres de l'équipe de se concentrer sur leurs tâches principales.
Si vous aimez fournir un soutien opérationnel, possédez d'excellentes compétences organisationnelles et êtes reconnu(e) pour votre haut niveau de discrétion et votre capacité à traiter des informations confidentielles avec professionnalisme, vous êtes la personne que nous recherchons.
RESPONSABILITÉS:
- Gérer l’agenda, y compris la planification de réunions, de rendez-vous et d'arrangements de voyage et assurer les suivis nécessaires de manière proactive en fonction des priorités;
- Faire office de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes, démontrant professionnalisme et discrétion dans toutes les interactions;
- Préparer et examiner des documents juridiques, des présentations et des rapports selon les besoins, en veillant à l'exactitude et au respect des normes de l'entreprise;
- Traiter la paie bimensuelle pour l'ensemble de l'équipe du service juridique;
- Préparer et concilier les rapports de dépenses;
- Contribuer à divers projets en offrant un appui administratif selon les besoins;
- Gérer et organiser des informations confidentielles, des documents juridiques et de la correspondance, en veillant à une récupération opportune et à une conservation efficace des dossiers;
- Travailler en étroite collaboration avec d'autres assistants exécutifs et départements pour faciliter la communication et la coordination interfonctionnelles;
- Assurer l'exactitude du traitement des factures, l'imputation correcte des coûts aux comptes appropriés et le suivi des comptes créditeurs. Préparer les régularisations mensuelles et soutenir l'équipe dans l'élaboration du budget annuel du département;
- Effectuer les formalités administratives liées à l'embauche de nouveaux employés et d'étudiants stagiaires, en veillant à ce qu'ils disposent de l'équipement et des accès nécessaires pour assurer une bonne intégration.
Exigences :
- Posséder un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration de bureau;
- Un minimum de 5 années d'expérience dans un rôle d’adjoint(e) administratif(ve);
- Expérience dans un rôle de soutien administratif à la direction au sein d’un service juridique (un atout);
- Observance rigoureuse de la confidentialité;
- Excellente compétence linguistique à l'écrit et à l'oral dans les deux langues officielles (anglais/français);
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office;
- Fortes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
- Excellente capacité d'adaptation et aisance à travailler dans un environnement en constante évolution;
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives;
- Démontre un haut niveau d'intégrité et d'équité et est apolitique dans toutes les transactions.
Compétences:
Professionnalisme, discrétion et tact démontrés;
Excellentes capacités d'organisation et de planification;
Souci du détail et précision dans la qualité du travail;
Solides compétences en matière de résolution de problèmes;
Aptitude à gérer plusieurs projets/dossiers à la fois;
Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer le stress;
Sens aigu de l'initiative et de l'autonomie;
Excellente capacité à anticiper;
Grande esprit de collaboration.
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