Adjoint(e) administrative - Comptabilité

Exigences

DEC ou DEP en comptabilité/ secrétariat/bureautique

Maîtrise du français parlé et écrit

Maîtrise de File Maker et de la suite Office, particulièrement Excel

Maîtrise d'un logiciel comptable tel que Sage

Dynamisme, courtoisie et entregent

Connaissance du réseau communautaire un atout

Intérêt et aptitude pour le travail d'équipe

Tâches quotidiennes

- Répondre aux appels téléphoniques et en faire le suivi

- Recevoir et distribuer le courrier

- Assurer la réception et le suivi des courriels

- Effectuer de la correspondance

- Réserver les salles

- La consultation au bureau

- Les comités

- Les rencontres de la directrice générale, etc.

- Classer les documents

- Mettre à jour différentes listes

- Recevoir les visiteurs et les diriger vers les personnes concernées s’il y a lieu

- Transférer aux membres du conseil d’administration aux bénévoles les courriels reçus des organismes

- Toujours conserver les documents antérieurs faits par DIRA-Laval

PSOC

- Remplir le formulaire pour le renouvellement de la demande de subvention

- Faire la reddition de compte de l’année à envoyer au PSOC

- Répondre à l’analyse de conformité demandée par le PSOC

(Pour ce faire, l’adjointe administrative doit recueillir tout au long de l’année, les statistiques accumulées par les employées et bénévoles, les factures, les chèques et pièces justificatives, les feuilles de paie des employées.)

Représentation

- Tenir à jour toutes les représentations de DIRA-Laval, de la directrice générale et/ou du personnel ou des bénévoles.

Conseil d’administration

- Convoquer le conseil d’administration

- Envoyer l’ordre du jour et le procès-verbal aux membres du CA par courriel

- Préparer et photocopier les documents à distribuer aux membres du CA

- Mettre à jour certaines listes à remettre aux membres du CA (ex. liste des membres du CA et des bénévoles, liste des réunions du CA) etc.

- En début d’année, faire les réservations de salle pour la tenue des conseils d’administration (qui ont habituellement lieu, le 2e jeudi du mois)

Assemblée générale annuelle

- Trente jours avant l’assemblée générale annuelle faire parvenir aux bénévoles un formulaire pour ceux qui désirent poser leur candidature pour être membre du conseil d’administration

- Dix jours avant la tenue de l’assemblé générale, envoi aux membres par courriel :

- Avis de convocation

- Ordre du jour

- Procès-verbal de la dernière assemblée générale

- Prévisions budgétaires

- Règlements généraux (s’il y a eu des modifications dans l’année)

- Faire des photocopies de ces documents pour mettre dans une chemise et à remettre lors de l’assemblée générale

- Documents à remettre sur place

Statistiques d’activités

- Préparer une fois par mois pour le CA le rapport des statistiques d’activités.

Comptabilité et tenue de livres

- Transmettre la paie par téléphone chaque deux semaines à la Caisse populaire

- Tenir un relevé

- Préparer les dépôts

- Préparer les chèques pour les frais de déplacement pour les employées et les bénévoles et les faire signer par la directrice générale et un autre administrateur inscrit sur l’entente de la Caisse populaire

N.B. Au moment de l'entrevue, la description de tâches sera élaborée davantage.

Type d'emploi : Temps partiel

Salaire : à partir de 25,00$ par heure

Heures prévues : 21 par semaine

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Maladie Complémentaire
• Congés payés

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi

Expérience:

• Service à la clientèle: 5 ans (Souhaité)
• administration: 3 ans (Souhaité)

Langue:

• Français (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Laval, QC H7V 3C1