Agent ou Agente d'information

Sous la supervision de la ou du gestionnaire, la personne occupant ce poste accueille, renseigne et offre un appui personnalisé à toute la clientèle, afin d’assurer une compréhension optimale de tous les programmes et services proposés par le Collège Boréal. Elle est le premier point de contact avec la clientèle et joue un rôle crucial dans le succès des interactions avec les clients. Son travail s’effectue à la fois au guichet principal de son campus ou site et au sein du Centre d’appel, offrant un service en personne, par téléphone et en ligne. De plus, l’agente ou l’agent d’information contribue à l’organisation d’autres activités du Registrariat, telles que la prise de photos pour les cartes d’identité, les cérémonies de remise des diplômes et les journées d’inscription, à la demande de la personne superviseure.

Responsabilités :

Programmes et services du Collège Boréal

Accueil :

• Recevoir et traiter les demandes de service en personne, par téléphone ou en ligne; orienter les clients vers les services appropriés, assurer le suivi pour garantir leur satisfaction, tout en restant à l’écoute de leurs besoins;
• Assurer la communication et la diffusion d’informations variées en réponse aux diverses demandes d’une clientèle diversifiée en respectant les procédures établies, et veiller au respect des lois sur la confidentialité des dossiers étudiants et la divulgation d’informations personnelles;
• Contribuer à l’amélioration continue en proposant des façons d’améliorer les services, des procédures et des gabarits;
• Aider la clientèle à remplir divers formulaires (demandes d’accès, etc.); fixer des rendez-vous; fournir des explications et orienter les clients vers les services liés à leur parcours scolaire, etc.;
• Informer la personne superviseure et le personnel administratif concerné des plaintes, actuelles ou potentielles, de la clientèle, tout en assurant le partage et la communication nécessaire de ces plaintes.

Inscriptions et paiements :

• Gérer l’inscription et le retrait des étudiantes et étudiants aux cours, vérifier leur statut dans le système informatisé de gestion du Collège et garantir l’exactitude des données; répondre aux demandes de vérification des dossiers;
• Percevoir les droits de scolarité et des frais divers, comme ceux liés aux casiers, à l’impression, aux cours, aux trousses et aux relevés de notes en respectant les directives et procédures ministérielles et financières;
• Recevoir les versements et les appliquer au compte client tout en conciliant les montants reçus avec les données entrées dans le système;
• Traiter les demandes de remboursement, d’ajustement et de facturation interne, et en assurer le suivi auprès des fournisseurs tels que les commanditaires ou les parrains;
• Répondre aux multiples demandes de la clientèle interne ou externe concernant les dates d’échéance, les frais de scolarité, les relevés fiscaux, les frais de service, les informations sur le portail étudiant, l’accès aux plateformes de Boréal, les particularités des programmes et des dossiers scolaires, le statut des bourses, le RAFEO et les remboursements, etc.
• Assurer le suivi et transférer les dossiers étudiants aux responsables appropriés pour des questions particulières;
• Compiler des statistiques et des données en réponse aux demandes;
• Apporter un soutien pour la réinitialisation des mots de passe RAFÉO.

Autres activités :

• Participer à la planification et à la préparation de diverses activités;
• Consigner les transactions et les suivis dans les dossiers étudiants et numériser des documents pour les ajouter aux dossiers;
• Effectuer la vérification et le traitement des comptes créditeurs;
• Valider les numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO) en vue de leur utilisation dans les rapports ministériels, et mettre à jour la base de données ministérielle associée aux NISO;
• Apporter un soutien administratif en accomplissant diverses tâches telles que l’impression de relevés de notes, le suivi du courrier et la gestion de tout autre document relatif aux dossiers étudiants;
• Effectuer, au besoin, l’entrée de données et la mise à jour de toute information pertinente concernant les demandes du centre d’appel;
• Rédiger la correspondance routinière en utilisant des gabarits existants ou en les adaptant selon la situation;
• Effectuer, au besoin, l’envoi et la distribution de divers documents sur demande de la personne superviseure;
• Préparer et distribuer les cartes d’identité;
• Mettre à jour le répertoire téléphonique du personnel du centre d’appel.

Exigences :

• Études d’un an menant à un certificat ou l’équivalent en administration de bureau;
• Minimum de deux ans d’expérience pertinente
• Expérience en service à la clientèle
• Expérience de travail avec un logiciel de partage de dossiers
• Maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits
• Expérience de travail avec Suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams, Sharepoint, Bookings, etc.)
• Expérience de travail avec d’autres logiciels (Laserfiche, CRM, base de données, etc.)
• Capacité à respecter des échéanciers serrés
• Sens de l’organisation et souci du détail
• Esprit d’équipe et entregent
• Expérience dans la compilation et la comparaison de données
• Expérience en saisie de données
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à gérer de nombreux dossiers et priorités en respectant des échéanciers serrés
• Expérience en résolution de problèmes
• Expérience de travail avec des personnes exigeantes

Au Collège Boréal, nous célébrons nos différences, notre diversité et notre francophonie. Nous nous efforçons d’être à l’affût des pratiques exemplaires grâce à nos valeurs et à nos croyances qui favorisent le partage d’idées, la collaboration, le respect, l’innovation et l’humanisme. C’est ce qui permet à la communauté de Boréal de s’engager dans un monde inclusif. Si vous voulez contribuer à bâtir des équipes talentueuses, nous vous invitons à soumettre votre candidature à notre vaste bassin diversifié, par l’entremise du lien suivant :https://collegeboreal.wd3.myworkdayjobs.com/CB/job/Sudbury-Ontario/Agent-ou-Agente-d-information_JR2403-3267-1 , avant minuit le mardi, 19 mars 2024
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Toutes les candidatures sont prises en compte dans un processus de sélection équitable. Le Collège Boréal s’engage à considérer et à réduire les obstacles et les barrières systémiques affectant le recrutement des groupes sous-représentés. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande pour les candidats ayant un handicap ou des besoins spéciaux.

Tout en vous remerciant de votre intérêt, nous tenons à préciser que nous ne communiquerons qu’avec les candidates et les candidats retenus aux fins d’entrevues.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 27,81$ à 32,24$ par heure

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel