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Form of work
SalaryLieu de travail : Sainte-Anne-de-Bellevue
Salaire (horaire) : De 23.05 $ à 27.76 $
Durée : Un an
Quart de travail : Jour
Poste à temps partiel pour un horaire de 14 heures par semaine
Votre mandat :
Sous l'autorité de la cheffe technologiste, la personne accomplit de façon autonome des travaux administratifs de nature complexe et assume des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif, de bureautique ou de secrétariat. Elle a une excellente connaissance du fonctionnement des services et elle assiste les gestionnaires dans leurs fonctions. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l’organisation du travail de bureau.
Nos avantages :
- Grande flexibilité en termes de télétravail (selon la nature de vos tâches).
- Horaire flexible et équilibre travail-vie personnelle.
- Variété de congés payés pour toute éventualité : 4 semaines de vacances, 9 jours maladies/congés personnels dont certains monnayables, 13 jours fériés, congés maternité payés à 93%, etc.
- Cumul et aménagement possible du temps de travail.
- Assurances collectives modulables selon vos besoins.
- Régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics (RREGOP) très avantageux.
- Formation continue et développement professionnel.
- Programme d’aide aux employés et à la famille (soutien psychologique, service-conseil juridique ou financier, rabais corporatifs, etc).
- Entreprise en santé – Élite depuis 2017 (remboursement de frais d’activité physique, offre de cours de groupe, etc).
- Bien d’autres avantages à discuter ensemble !
Vos principales responsabilités :
- Assumer l'ensemble des tâches de soutien et de tenue de bureau requises pour les membres de la direction, les professionnels et le personnel du laboratoire.
- Assumer l’ensemble des tâches en lien avec la planification de l’accueil d’un nouvel employé.
- Rédiger les comptes rendus et la correspondance de routine, transcrire, effectuer les corrections nécessaires et procéder à la mise en page de documents selon les normes en vigueur.
- Soutenir les gestionnaires dans leurs communications avec les collaborateurs internes et externes.
- Soutenir les professionnels responsables de certains programmes de surveillance.
- Assurer la diffusion de documents, rapports, comptes rendus auprès des destinataires. Les classer pour en assurer la conservation selon la procédure établie.
- Procéder à la cueillette, à la vérification, à la sélection, à l’interprétation, à la préparation, à la transmission, au classement et à l’actualisation des différentes demandes de nature administrative.
- Assurer le service à la clientèle, répondre aux demandes d’information dans son champ de compétences et référer les appels aux personnes concernées.
- Assurer les suivis du courrier postal et électronique et procéder au classement.
- Vérifier l’état des salles de réunion et du matériel prêté et acheminer les demandes d’entretien et de réparation à la personne concernée.
- Convoquer les participants aux rencontres planifiées, rédiger et faire suivre les ordres du jour et autres documents pertinents.
- Participer à l’élaboration et au maintien du système qualité.
- Assurer le soutien clérical, administratif et logistique lors de la tenue d'évènements spéciaux.
- Assurer le soutien logistique lors de l'accueil des nouveaux employés et faciliter leur intégration.
- Tenir à jour l’inventaire du matériel de bureau, s’il y a lieu. Compléter les bons de commande et les transmettre à la direction.
- Collaborer avec ses collègues de travail désignés afin de maintenir les services minimums requis lors de période de débordement, lors d’absences ponctuelles ou planifiées.
- Participer aux activités de formation autorisées.
- Signaler à son supérieur immédiat toute situation problématique.
- Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
- Être en mesure de produire des documents et des comptes rendus de haute qualité.
- Savoir gérer son temps et les priorités et être soucieux du respect des échéanciers.
- Démontrer un grand respect de la confidentialité.
Votre profil :
- Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau ou un diplôme d’études secondaires en secrétariat professionnel.
- Détenir 3 ans d’expérience pertinente.
- Maîtriser la suite Office (Outlook, Word niveau avancé, Excel niveau avancé, Access, PowerPoint, outils internet et de télétravail).
- Connaître les règles de confidentialité et de conservation des documents.
- Maîtriser la langue française parlée et écrite.
- Posséder une connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.
Qui sommes-nous?
Fort des compétences des 750 membres de son personnel, l'INSPQ contribue à faire progresser des connaissances et des compétences en santé publique. Il offre de l'expertise-conseil au milieu de la santé et des services sociaux. Il informe le public et il élabore des outils de prévention sur la santé et le bien-être de la population. De plus, il développe des programmes de formation et il participe aux travaux de recherche avec les milieux de l'enseignement universitaire. Enfin, il collabore avec les organismes de santé publique canadiens et internationaux. L'Institut gère également le Laboratoire de santé publique du Québec (LSPQ) et le Centre de toxicologie du Québec (CTQ).
Vivez une ambiance décontractée où le travail d’équipe est valorisé.
Date limite pour postuler : 31 janvier 2024
