Claims Registration Representative - (HYBRID)

Proactively gather, clarify information and statements, respond to enquiries to register claims, and ensure decision readiness to commence claim management.

Review incoming documents, create new claims, incidents and match documents to existing claims. Perform detailed searches; create new worker profiles and update existing worker profiles and claim participants in claim center and contact manager by applying Claims Registration guidelines and procedures.

Call workplace parties or receive inbound enquiries to clarify information, capture missing data and proactively collect additional claim related information by applying knowledge of the 5-point check system.

Provide appropriate education to people with injuries, employers and providers such as but not limited to WSIB Claims process, online services (including navigation and guidance), and preparation for next steps such as for registration and decision readiness.

Follow the call quality model when answering queue driven calls in a call center environment from workplace parties in response to registration of a new claim and or other telephone enquiries.

Major Duties & Responsibilities

1. Registration and Information gathering
Proactively gather and clarify information and statements from workplace parties, respond to enquiries to register claims, and ensure decision readiness to commence claim management cycle by:

• Reviewing incoming registration documents and supporting documentation from all channels to ensure information required is complete at time of registration, and ensuring proper claim segmentation and assignment details are identified/captured and to determine next steps.
• Registering specialty and priority claims such as but not limited to, OD, Serious Injury, TMS, Fatality, IJA, No Employer Record (ESC) and MVIA.
• Reviewing prior claims information to match supporting documents to an existing claim or promote an incident to a claim and ensuring no duplicate profiles or claims.
• Performing detailed searches for persons with injury, employers and providers using various WSIB systems, advanced search tools and internet search engines (for example Canada 411).
• Inputting verified data from incoming documents provided by workplace parties in WSIB systems to ensure correct routing and allocation to WSIB Operations staff.
• Contacting workplace parties to clarify information, capturing missing data and proactively collect additional information to support decision readiness by application of the 5-point check system.
• Answering and responding to incoming enquiries from workplace parties’ related to Teleclaim and/or the collection of information at time of registration to support decision readiness.
• Verifying and/or creating, updating, adding claim participant information directly across various WSIB systems such as Legacy, Contact Manager and ACES registrations.
• Verifying and updating claim status details post registration and manual assignment of claims, when required.
• Verifying employer information in Policy Centre, ensuring mailing addresses are up to date in claim center.
• Documenting relevant information obtained from workplace parties using an online template or memo for each call such as change of address, accident/incident information, medical information, return to work information, notification of death, and other informational statements for referral to other areas.
• Completing and issuing forms and letters such as incident letters and report for occupational noise induced hearing loss.

2. Call Quality and Customer Service
Working in a call center environment by answering queue driven phone calls, following the call quality model, responding to workplace party enquiries regarding registration of a claim by:

• Answering queue driven calls while ensuring adherence to service excellence and business drivers such as opening and closing the call using a standard greeting, recording appropriate call classifications, accurately completing templates and memos and taking appropriate action.

3. Education and Promotion of Online Products and Services
Provide information and assistance to workplace parties, internal business partners and others by:

• Calling workplace parties or receiving inbound enquiries to clarify information, capture missing data and proactively collect additional information such as healthcare, return to work, payment information to support decision readiness.
• Responding to enquiries on WSIB claims process, reporting obligations and informing workplace parties on next steps after registration to educate and manage expectations.
• Providing workplace parties with assistance using online services such as describing different products, promoting product best suited to their needs and assisting them with navigating digital options.

4. Perform other related duties as required or assigned:

• Complete Privacy Checklist when required.
• Assist internal business partners by participating in testing of WSIB system enhancements, workflows and document outcomes/findings.
• Participate in pilots/initiatives to improve process efficiencies
• Report technical system issues.

Job Requirements

Education

• High school completion plus additional specialized courses or certificate program of up to one year.

Experience

Our commitment to equity, diversity and inclusion

We respect and value the diversity of our people. We strive to create an environment where employees can be themselves and where our differences are celebrated.

The WSIB is committed to being accessible and inclusive, and following barrier-free and accessible employment practices in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). Should you require accommodation through any stage of the recruitment process, please let us know when we contact you and we will work with you to meet your needs.

Disclosing conflicts of interest

As public servants, employees at the WSIB have a responsibility to act in an ethical way at all times to create a respectful workplace and maintain public trust. Job applicants are required to disclose any circumstance that could result in a real, potential or perceived conflict of interest. A conflict of interest is any situation where your private interests may impair or be perceived to impair the decisions you make in your official capacity. This may include: political activity, directorship, other outside employment and certain personal relationships (e.g. with current WSIB employees, customers and/or stakeholders). If you have any questions about conflict of interest obligations and/or how to make a disclosure, please contact the Talent Acquisition Centre at talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.

Privacy information
We collect personal information from your resume, application, cover letter and references under the authority of the Workplace Safety and Insurance Act, 1997. The Talent Acquisition Centre and WSIB hiring parties will used this information to assess/validate your qualifications, determine if you meet the requirements of vacant positions and/or gather information relevant for recruitment purposes. If you have questions or concerns regarding the collection and use of your personal information, please contact the WSIB’s Privacy Office at privacy_office@wsib.on.ca. The Privacy Office cannot provide information about the status of your application.

As a precondition of employment, the WSIB requires that prospective candidates undergo a criminal records name check any time before or after they are hired.

To apply for this position, please submit your application by the closing date.

Notre priorité est la santé et le bien-être des membres de notre personnel et de la population de l’Ontario. Par conséquent, ce poste peut consister à faire du télétravail pendant toute la durée d’emploi ou une partie de celle-ci. Le modèle de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (WSIB) combine le travail à domicile, au bureau et sur le terrain. Lorsqu’il sera possible de le faire en toute sécurité, la personne ayant obtenu ce poste pourrait être appelée à travailler dans un bureau.

À propos de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (WSIB)

Nous sommes là pour vous aider. Lorsqu’une personne subit une lésion professionnelle ou contracte une maladie au travail, nous réagissons rapidement pour lui fournir des prestations pour perte de salaire, une protection médicale et du soutien en vue de son retour au travail. Nous sommes financés par les entreprises, auxquelles nous offrons une assurance collective sans égard à la responsabilité et l’accès à des renseignements sur la santé et la sécurité concernant les divers secteurs d’activité. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’assurance en Amérique du Nord, couvrant plus de cinq millions de personnes dans plus de 300 000 lieux de travail en Ontario. Pour en savoir plus, visitez wsib.ca/fr.

À la WSIB, vous avez la possibilité de faire ce qui suit :

• envisager de nombreuses carrières et suivre votre passion;
• apprendre et évoluer professionnellement de manière continue;
• obtenir de la reconnaissance pour votre excellent travail;
• participer à des programmes favorisant votre santé et votre bien-être.

Vous aurez également droit à un salaire compétitif, à un programme d’avantages sociaux exhaustif et à un régime de retraite à prestations définies.

de: 58,943.89 $

Représentant(e) à l’enregistrement des demandes de prestations, Services généraux

Un poste temporaire bilingue (durée maximale de 12 mois) à la Direction des solutions multicanaux

Dix-neuf postes temporaires unilingues (durée maximale de 12 mois) à la Direction des solutions multicanaux

La Division des solutions multicanaux de la WSIB est un partenaire clé dans les initiatives de transformation stratégique qui se concentre au traitement rapide et précis des demandes de prestations externes et de la correspondance reliée aux comptes. Le Service d’enregistrement central et de gestion de documents est chargé du traitement de tous les documents reçus par la WSIB afin de déterminer si le document concerne un dossier ou un compte existant ou s'il faut en enregistrer un nouveau. Tous les documents sont alors examinés et traités par le Service d'enregistrement central et de gestion de documents avec le plus haut degré de précision, en respectant les normes de service existantes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Vous enregistrerez les nouveaux profils des travailleurs et les nouvelles demandes de prestations ainsi que les documents correspondants au moyen des systèmes internes.
• Vous communiquerez avec les parties du lieu de travail appropriées pour protéger ou vérifier les renseignements.
• Vous répondrez aux demandes de renseignements des parties du lieu de travail et du personnel de la WSIB.
• Vous déterminerez l’allocation et l’acheminement appropriés des nouvelles demandes.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES PROFESSIONNELLES :

• Vous détenez un diplôme de niveau secondaire.
• Vous avez au moins trois ans d'expérience en administration de bureau.
• Vous avez au moins trois ans d'expérience en service à la clientèle.

À titre de condition préalable à l’embauche, la WSIB peut exiger qu'un(e) candidat(e) potentiel(le) accepte de faire l’objet d’une enquête de sécurité avant l’embauche.

Voici notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion :

Nous respectons et valorisons la diversité de notre personnel. Nous faisons tout pour créer un environnement où les membres de notre personnel peuvent être eux-mêmes et où nos différences sont célébrées.

La WSIB s’engage à être accessible et inclusive, et à suivre des pratiques d’emploi accessible et sans obstacle, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d’adaptations à n’importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez nous le faire savoir lorsque nous communiquerons avec vous, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Divulgation des conflits d’intérêts

En tant que fonctionnaires, les membres du personnel de la WSIB ont la responsabilité d’agir de manière éthique en tout temps afin de créer un milieu de travail respectueux et de maintenir la confiance du public. Les personnes candidates doivent donc divulguer toute circonstance qui pourrait entraîner un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu. Un conflit d’intérêts est toute situation dans laquelle vos intérêts privés peuvent compromettre ou être perçus comme compromettant les décisions que vous prenez dans vos attributions officielles. Ces circonstances peuvent inclure des activités politiques, un poste de conseil d’administration ou d’autres emplois externes ainsi que certaines relations personnelles (p. ex., avec le personnel, la clientèle ou les parties prenantes actuels de la WSIB). Si vous avez toute question au sujet de vos obligations concernant les conflits d’intérêts ou de la divulgation de ceux-ci, veuillez communiquer avec le Centre d’acquisition de talents à l’adresse talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.

Renseignements sur la protection de la vie privée
Nous tirerons des renseignements personnels de votre curriculum vitæ, de votre demande d’emploi, de votre lettre de présentation et de vos références en vertu de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. Ces renseignements seront utilisés par le Centre d’acquisition de talents et les parties qui embauchent pour la WSIB afin d’évaluer et de valider vos qualifications, de déterminer si vous répondez aux exigences des postes vacants et de recueillir des renseignements pertinents aux fins du recrutement. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de la WSIB à l’adresse privacy_office@wsib.on.ca. Le Bureau de la protection de la vie privée ne peut pas fournir de renseignements sur la situation de votre demande d’emploi.

À titre de condition préalable à l’embauche, la WSIB exige que la personne candidate potentielle accepte de faire l’objet d’une vérification nominale de casier judiciaire à tout moment avant ou après son embauche.

Pour postuler cet emploi, veuillez soumettre votre demande avant la date de clôture.