Commis au soutien administratif, probation et libération conditionnelle (anglais et français)

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

• assurer les fonctions de réception et maintenir les normes de service à la clientèle;
• préparer, distribuer et demander une variété de documents tels que les rapports du tribunal, les rapports pré-promotionnels, l'information communautaire et la documentation du tribunal;
• composer et dactylographier la correspondance courante en veillant à l'exactitude et à la distribution appropriée;
• recevoir et diriger les appels téléphoniques et communiquer avec des clients ayant des besoins divers;
• recevoir et distribuer le courrier;
• tenir à jour les dossiers et les calendriers de conservation;
• effectuer les calculs de la peine;
• saisir, mettre à jour et corriger les informations dans le Système informatique de suivi des contrevenants (SISC).

À quelles exigences dois-je répondre?

Exigences obligatoires :

Compétences administratives :

• Vous pouvez comprendre et appliquer les procédures, les règlements et les articles de la législation correspondante.
• Vous avez une connaissance des pratiques et des procédures de bureau afin de fournir des services administratifs efficaces.
• Vous pouvez appliquer les sections des manuels de procédures concernant les systèmes de classement des clients et de l'administration, la confidentialité, la distribution de l'information, la présentation des lettres et des rapports.
• Capacité à utiliser les systèmes de distribution du courrier, à fournir une assistance à la réception, à répondre aux demandes de renseignements courantes et à diriger les appels téléphoniques des clients et des visiteurs.
• Capacité à maintenir l'inventaire des fournitures et du matériel de bureau en signalant les mauvais fonctionnements/problèmes et en organisant les appels de service nécessaires.

Compétences en communications et relations interpersonnelles :

• Vous êtes capable de répondre aux demandes de renseignements avec tact et diplomatie.
• Vous êtes capable de fournir des explications détaillées et de transmettre des informations aux clients, aux collègues, aux tribunaux, à la police et aux intervenants de la communauté.
• Vous pouvez utiliser la communication écrite (y compris les compétences informatiques) pour rédiger la correspondance courante/normale et veiller à l'exactitude du contenu, de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation lorsque vous saisissez des documents au clavier.
• Vous savez utiliser l'équipement informatique et les programmes de traitement de texte/logiciels connexes pour transcrire la correspondance, les rapports, les documents de probation et de libération conditionnelle - utiliser des applications de base de données pour saisir, suivre et mettre à jour les données relatives aux clients.

Compétences en analyse, raisonnement et organisation :

• Vous avez des capacités d'analyse et de raisonnement avérées pour déterminer quelles informations peuvent être fournies aux demandeurs.
• Vous êtes capable de déterminer et d'établir la liste des priorités et de résoudre les conflits de priorités et les réunions contradictoires.
• Vous pouvez déterminer et établir une liste de vos propres priorités afin de répondre à des échéances concurrentes.
• Vous êtes capable d'établir des priorités et de gérer la charge de travail, et de faire preuve de discernement lors de la prise de décisions.

Renseignements supplémentaires:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.
  Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la transition et de la sécurité (TSO), Direction des programmes relatifs au talent pour la FPO, à la Division du talent et du leadership pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.
  Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.
• Les personnes travaillant dans des lieux d'hébergement collectif pourraient être tenues de fournir la preuve qu'elle sont entièrement vaccinée au sens du ministère de la Santé (voir le document: Statut entièrement vacciné contre la COVID-19 en Ontario), ce qui signifie notamment qu'elle a reçu sa dernière dose de vaccin contre la COVID 19 depuis au moins 14 jours civils. De plus, les employés travaillant dans des lieux d'hébergement collectif peuvent être tenus de se soumettre régulièrement à des tests antigéniques rapides, quel que soit leur statut vaccinal, tel que déterminé par l'employeur.