Coordonnateur(rice) administratif(ve) et communication

La Ville de Montréal-Est est à la recherche d’un(e) coordonnateur(rice) administratif(ve) et communication au sein de la Direction générale. Il s’agit d’un poste cadre permanent à temps plein.

À PROPOS DE MONTRÉAL-EST

Fondée en 1910, avec une population de plus de 4450 habitants pour une superficie de 12,5 km2, la Ville de Montréal-Est s’est significativement développée au cours des dernières années. À la recherche active de nouveaux investisseurs, Montréal-Est poursuit sa mission d’offrir une excellente qualité de vie à ses citoyennes et citoyens en mettant ces derniers au centre de ses priorités et de ses actions. Ses nombreux projets de développement économique et résidentiel ainsi que ses démarches de revitalisation en font une Ville dynamique.

Faire partie de l’équipe de la municipalité de Montréal-Est c’est :

• Participer à la réalisation de notre mission qui est d’offrir des services de qualité aux Montréalestoises et Montréalestois;

• Déployer vos talents au sein d’une équipe dynamique, où l’esprit de collaboration et le plaisir sont au rendez-vous;

• Bénéficier de plusieurs avantages : régime d’assurances collectives, régime de retraite à prestations déterminées avec contribution de l’employeur, congés mobiles et de maladie rémunérés, congé prolongé payé durant la période des fêtes, remboursement d’une partie des frais d’études et de formation, programme d’aide aux employés, stationnement gratuit et plus encore.

Venez faire une différence dans une ville moderne, en pleine expansion, qui a à cœur ses citoyens. Un milieu où votre créativité contribue à la réalisation de grands projets stimulants favorisant le mieux-être des citoyennes et citoyens. En plus de vous offrir des possibilités de carrière intéressantes, vous ferez partie d’une grande organisation publique à dimension humaine. Ce milieu de travail et ses défis vous interpellent, n’attendez plus, et appliquez dès maintenant!

DESCRIPTIF SOMMAIRE D'EMPLOI

Sous l'autorité de la Directrice générale et en tenant compte des orientations et des politiques du conseil municipal, vous planifiez, dirigez, contrôlez et optimisez les activités administratives de la direction générale et de l’organisation en fonction des cadres législatifs et réglementaires, afin d’établir des relations efficaces et respectueuses entre les services municipaux, la ville et la communauté. Vous en assurez le bon fonctionnement dans un contexte de changement. Vous collaborez avec la directrice générale et les élus municipaux dans la coordination, l’organisation et la vérification de la qualité des diverses activités administratives. Vous assurez notamment le suivi des dossiers ou mandats relevant de l’autorité de la direction générale. Vous soutenez des gestionnaires et leur équipe dans la réalisation des objectifs d’affaires des divers services municipaux en réalisant les tâches qui vous sont confiées dans toutes les sphères d’activité respectives, en développant et en utilisant vos habiletés de communication et vos connaissances de façon optimale, en fournissant des informations de qualité, et en temps requis, et en favorisant la collaboration et le travail d’équipe.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Administration de la Direction générale

• Assiste et se réfère à la Direction générale dans sa mission de planification, organisation, amélioration, direction et contrôle des activités et ressources de la Ville;
• Établit et coordonne le fonctionnement administratif du bureau de la Direction générale et celui de la Mairie au besoin;
• S’assure que la correspondance à expédier est en conformité avec les pratiques établies et jusqu'à un certain point le contenu;
• Gère et coordonne l’agenda de la Directrice générale, organise et planifie les rendez-vous, rencontres, déplacements, conférences téléphoniques et vidéoconférences;
• En collaboration avec la Direction des affaires juridiques et greffe de la Ville, coordonne la préparation des ordres du jour et des convocations pour les séances plénières et les séances régulières et extraordinaires du conseil municipal;
• En collaboration avec la secrétaire de la direction générale, reçoit les demandes d’informations, plaintes ou requêtes des membres du conseil et en assure le suivi auprès des services municipaux et des citoyens et citoyennes, le cas échéant;
• Représente au besoin, la Direction générale auprès des directions et intervenant(e)s des services de la Ville, ainsi qu’auprès des représentant(e)s des organismes externes;
• Règle un grand nombre de détails administratifs significatifs afin d’alléger le travail de son supérieur. Conseille et supporte la direction générale dans les décisions de nature politique, stratégique, confidentielle ou découlant de citoyens en fournissant l’ensemble des informations nécessaires;
• Assure la liaison administrative avec les directions générales des Villes et au niveau gouvernemental avec les cabinets ministériels, avec lesquels la Ville est en contact ou en interaction;
• Coordonne l’organisation des rencontres et les activités du comité de direction de la Ville, participe aux rencontres et note les décisions et recommandations et en assure le suivi;
• Effectue des recherches, recueille, documente et collige des informations, données et documents divers, parfois confidentiels, sensibles et stratégiques pouvant provenir de sources internes et externes de la Ville, pour développer et compléter les dossiers de la Direction générale, ou occasionnellement soutenir les directions de services de la Ville pour des dossiers particuliers;
• Analyse, vérifie les dossiers administratifs et décisionnels de l’ensemble des directions sous la responsabilité de la direction générale avant la présentation au Conseil municipal et voit à faire apporter, au besoin, les correctifs appropriés. Obtient de sources diverses les documents additionnels à la bonne compréhension des dossiers. Assure le respect des échéanciers. Assure le suivi des dossiers décisionnels de sa direction auprès des différents intervenants;
• Intervient ou gère, au besoin, des situations difficiles en lien avec l’accueil de citoyens ou demandeurs de services se présentant à l’accueil de l’hôtel de ville;
• Maintient des liens fonctionnels avec les gestionnaires impliqués des autres directions dans le suivi des dossiers et mandats sous sa responsabilité, le tout en respect des politiques, des procédures et des normes applicables;
• Interagit avec le public, les groupes communautaires, les médias et les instances gouvernementales afin de fournir des renseignements généraux de base ou répondre à leurs questions;
• Rédige des rapports, des articles, ainsi que des recommandations au conseil municipal, ou des projets de lettre, pour les besoins de la Direction générale, en collaboration avec les services de la Ville et/ou des professionnel(le)s ou consultant(e)s externes lorsque requis; gère les calendriers de l’ensemble des cadres de direction et des élus municipaux.

Communication

• Participe à l’élaboration de la stratégie des communications en collaboration avec l’équipe des communications et contribue à définir le calendrier et les priorités des demandes de communications de la direction;
• Accompagne la mairesse en conférence de presse et participe à certains événements de la mairie;
• Appui les directions en ce qui a trait aux communications puis priorise et délègue auprès des employés et fournisseurs;
• Présente au conseil les politiques, normes, processus et programmes en lien avec les communications;
• Responsable de la mission locale communication lors de mesures d’urgences.

Gestion

• Supervise le travail des employés sous sa responsabilité;
• Agit en qualité d’aide-conseil aux diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif de la Direction générale et des secrétaires de direction des autres directions;
• En collaboration avec chaque directeur de service, participe à l’ensemble du recrutement, à l’encadrement administratif et disciplinaire et à l’évaluation du personnel administratif de direction et au besoin, guide, conseille et oriente les employés affectés à des travaux similaires ou connexes, en vérifie la qualité du travail tout en supervisant et coordonnant de la même façon le travail du personnel administratif de la direction générale;
• Autorise des réquisitions et signe des factures pour les communications et la direction générale;
• Autorise les vacances et demandes de congés de l’équipe sous sa responsabilité;
• Révise et approuve le budget, le plan directeur des communications de la Ville de Montréal-Est;
• Accomplit toute autre tâche connexe.

INSTRUCTION ET EXPÉRIENCE REQUISES

Instruction et

expérience : Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ainsi qu’une mineure en sciences de la communication ou en relations publiques avec un minimum de quatre (4) années d’expérience dans un travail permettant d’être agile avec la nature de l’emploi et de maitriser les processus municipaux dans une institution ou le secteur municipal ou, toute autre combinaison de formation pertinente avec expérience pertinente de 6 à 9 années en milieu municipal et politique.

Autres qualifications : Le/la titulaire doit également maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office. La fonction requiert une maîtrise accomplie du français tant au niveau oral qu'écrit permettant de rédiger et de présenter des textes enrichis et complexes. Un niveau d’anglais parlé et écrit fonctionnel serait un atout. Le/la titulaire doit être en mesure de bien travailler sous pression, et avoir une grande capacité d’adaptation, d’autonomie, de rigueur et d’esprit d’équipe.

Habiletés recherchées :

• Capacité à travailler dans un environnement évolutif rapide et en changement, avec tact, calme et courtoisie;
• Confidentialité irréprochable, excellent jugement;
• Efficacité et apprentissage rapide des outils et applications informatiques et processus décisionnels municipaux;
• Rigueur, discernement et esprit méthodique;
• Organisé, structuré et habile dans la priorisation rapide des demandes;
• Excellent communicateur, courtois, doté d’une grande écoute et d’une bonne capacité de concentration et de synthèse;
• Initiative, esprit d’équipe, leader naturel.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Salaire annuel 2024 : Entre 81 719 $ et 97 451 $ par année.

L’horaire de travail est de 35 heures/semaine, nécessitant une souplesse au niveau de l’horaire pendant les périodes de pointe, notamment durant le cycle des séances du Conseil.

Date d’entrée en poste : Dès que possible.

Les candidats sélectionnés pourront devoir se soumettre à un processus d’évaluation visant à mesurer les aptitudes recherchées pour l’emploi.

Date limite pour postuler : 5 février 2024 à 23 h 59.

Merci de l’intérêt que vous manifestez envers la Ville de Montréal-Est. Toute candidature reçue par courriel, par télécopieur et par courrier sera refusée. Prendre note que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.
La Ville de Montréal-Est applique les principes d'égalité en emploi.La Ville de Montréal-Est invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques ainsi que les personnes présentant un handicap à soumettre leur candidature et mentionner expressément leur groupe d’appartenance.

Le genre masculin est utilisé dans l’unique but d’alléger le texte.