Étudiant à l'administration

Étudiant à l'administration

Relevant de la chef d’équipe d’administration, l’étudiant accomplira différentes tâches administratives relatives aux comptes recevables, payables et à la comptabilité.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, l’étudiant doit :

Assurer le suivi des comptes à recevoir (35%)

• Effectue toutes les procédures et les opérations pour les comptes à recevoir;
• Prépare les dépôts, effectue les encaissements;
• Valide l’exactitude des factures et procède à l’envoie de ces dernières;
• Transmets les états de compte pour certains clients;
• Maintient à jour les dossiers clients;
• Répond aux clients et à l'ensemble du personnel relativement aux dossiers de clients et de facturation;

Assurer le suivi des comptes à payer (50%)

• Concilie les factures avec les réceptions (vérification des prix et des quantités) et comptabilise ces factures;

• Soumet et vérifie l'approbation des dépenses;
• Effectue la création de nouveaux comptes fournisseurs;
• Répond aux fournisseurs et à l'ensemble du personnel relativement aux dossiers des fournisseurs et des achats;
• Vérification des états de comptes fournisseurs;

Assurer les divers aspects reliés au poste de secrétaire-réceptionniste (10%)

• Répondre aux appels téléphoniques;
• Diriger les demandes de renseignements téléphoniques vers les employés compétents;
• Accueillir les visiteurs, s’informer de la nature de la visite et les diriger vers les personnes concernées.
• Informer dans les plus brefs délais les employés de l’arrivée des visiteurs.
• Assurer la gestion des appels téléphoniques, des boîtes vocales et du courrier électronique et transmettre les messages aux personnes concernées.

Collaborer au développement de l’organisation (5%)

• Participe aux réunions pertinentes à sa fonction;

• Apporte une collaboration aux collègues de travail;
• Collabore aux procédures administratives de l’organisation;
• Maintient à jour ses connaissances.

FORMATION ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Vous détenez un DEP ou en cours d’étude dans un domaine pertinent
• Vous maîtrisez les outils informatiques comme la suite Office, SAP un atout
• Vous parlez un anglais fonctionnel car la majorité de nos fournisseurs sont anglophones;
• Vous avez un bon sens de l’organisation, êtes rigoureux et précis ;
• On vous reconnaît pour votre sens du service à la clientèle ;
• Vous aimez travailler en équipe.