Secrétaire à la suppléance (Poste à la rentrée scolaire 2024-2025)

Secrétaire à la suppléance
Dès la rentrée scolaire 2024-2025
Poste à temps plein - 35 heures par semaine (de 6 h 30 à 14 h 30)
Poste à mise à pied cyclique possible (période estivale)

PROFIL
Relevant de la directrice des Services éducatifs, la personne détentrice de ce poste aura comme principale responsabilité d'affecter des suppléants lorsque les éducateurs seront absents. Elle accomplira un ensemble de travaux administratifs subvenant aux besoins de son secteur. Tout en gardant son calme et en ayant une bonne gestion de son stress, elle devra être capable de s'adapter rapidement aux imprévus. Elle devra maitriser l'horaire-maître des différents secteurs et pavillons (enseignement, animation, surveillance, sports, administration) et bien connaitre l'affectation des éducateurs. Elle s'occupera finalement d'entrer les absences dans le système de paie, ainsi que les paiements des suppléants.

DESCRIPTION DE LA TÂCHE

• Planifier, structurer et rendre le plus efficient possible les plateformes de communication avec les suppléants (disponibilités).
• Assurer une communication efficace à la fois avec les suppléants et avec les intervenants de l'école qui doivent rapidement connaitre les absences quotidiennes.
• Affecter la bonne personne au meilleur endroit possible, et ce, en fonction des besoins de l'établissement ainsi que des compétences, des qualifications et des disponibilités des suppléants.
• Effectuer quotidiennement la rentrée des données dans le système de paie, relativement aux absences et aux congés des éducateurs, mais également pour la rémunération des suppléants.
• Accueillir les nouveaux suppléants (documents d'embauche à transmettre au Service de la paie, explication du fonctionnement de la suppléance et prévoir la formation dans les différents secteurs).
• En cas d’absence d’une autre secrétaire (absence quotidienne), soutenir et aider les services concernés (entraide entre les secrétariats).
• À la demande de la direction, assister à différents événements organisés par l’établissement tels que les journées « Portes ouvertes ».
• Au besoin, effectuer toutes autres tâches connexes, confiées par son supérieur immédiat ou par tout autre cadre de l’établissement.

QUALIFICATIONS REQUISES ET PROFIL RECHERCHÉ

• Scolarité : Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire et détenir une expérience pertinente ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études pertinentes, dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience pourrait être jugée valable.
• Expérience : 1 à 3 ans d’expérience en secrétariat (un atout).
• Maîtriser la Suite Office 365 et les outils Google.
• Maîtriser parfaitement la langue française et savoir bien communiquer en anglais.
• Connaître le système de paie Coba (un atout).
• Avoir une bonne capacité d'adaptation et une bonne gestion du stress.
• Avoir un esprit vif et une capacité à maximiser les processus.
• Travailler de façon ordonnée et organisée.
• Faire preuve de discrétion.

INFORMATIONS

• Seules les personnes retenues dans le cadre du processus de sélection seront contactées.
• Le Collège Bourget applique un programme d’accès à l’égalité en vertu de la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics.
• Veuillez noter que le masculin est utilisé afin d’alléger le texte.

POUR SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

Période d’affichage : 14 au 24 mars 2024.

Entrée en fonction : 12 août 2024.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 24,18$ à 28,73$ par heure

Horaires de travail :

• Quart de jour

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature : 2024-03-24