Technicien.ne en gestion documentaire et archives

Vos responsabilités

Vous agirez à titre de responsable de la gestion documentaire à la Ville. Vous assisterez le greffier adjoint ainsi que le greffier et le directeur du Service du greffe et des affaires juridiques dans sa gestion des archives. Vous proposerez et mettrez en application les politiques et les procédures en matière de gestion des documents, selon les exigences décrites dans la Loi sur les Archives et les lois pertinentes du secteur municipal. Il coordonne le fonctionnement du centre de dépôt des archives municipales. Vous assisterez les divers services municipaux dans la gestion de leurs documents.

Vos principaux défis

• Mise à jour du plan de classification et du calendrier de conservation
• Mise à jour des différents outils de gestion intégrée des documents
• Contribution au passage numérique des archives

Sur votre plan de travail

• vous élaborez des projets de politiques et de procédures en matière de gestion des documents imprimés et électroniques;
• vous rédigerez et mettrez à jour le plan de classification des documents municipaux et les règles de délais de conservation, et verrez à leur application en collaboration avec les services municipaux;
• vous gérerez le logiciel de gestion des documents et l’accès à ce dernier;
• vous offrirez un soutien technique et administratif en matière de gestion documentaires à tous les services municipaux;
• vous donnerez la formation et le soutien nécessaires à l’utilisation du logiciel de gestion des documents et à la gestion documentaire en général;
• vous participerez aux activités entourant la mise en œuvre et l’application de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels;
• vous assurerez le traitement administratif de demandes d’accès à l’information et de documents;
• vous collaborerez aux différents projets spéciaux du service;
• vous donnerez le support de référence et de recherche d’information ayant trait aux archives municipales, effectuerez des recherches dans la banque de données afin de repérer les dossiers et les documents;
• vous analyserez divers documents relevant de la responsabilité du greffier ou du greffier adjoint, leur désignerez la classification appropriée selon le système de gestion documentaire établi et effectuerez l’ouverture des dossiers, le tout en coordination avec le secrétariat du Service du greffe et des affaires juridiques;
• vous numériserez des documents d’archives pour la diffusion et la conservation;
• vous organiserez l’aménagement d’espaces de rangement des documents;
• vous organiserez et maintiendrez les dépôts de documents semi-actifs et à conservation permanente, traiterez les boîtes de documents à archiver et à détruire, et procéderez à la destruction des documents inactifs conformément aux lois, aux normes et aux règlements en vigueur;
• vous indexerez les procès-verbaux, les règlements municipaux et tous les dossiers enregistrés dans le logiciel de gestion des documents;
• vous effectuerez les tâches connexes en lien avec l’emploi.