Adjoint(e) exécutive

Relevant du Chef de l’exploitation (« COO »), l'Adjoint(e) Exécutif(ive) est responsable de coordonner les activités du COO et soutenir son équipe. Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre sens aigu de l’organisation, et votre travail d’équipe. Vous faites preuve de débrouillardise et vous aimez prendre des initiatives, le tout dans un environnement dynamique.

Votre rôle :

Pour le COO :

• Responsable de la gestion complète des courriels et du courrier (recevoir, filtrer et répondre), de l’agenda, du suivi de dossiers et des priorités et échéances associées, et des appels téléphoniques ;
• Responsable de préparer et rédiger les documents de réunions, incluant les ordres du jour, les présentations et les rapports de nature complexe, et les comptes rendus de réunions ;
• Responsable de la gestion des réunions, de leurs organisations (salles, matériel, repas), d'interfacer avec les contacts internes et externes, et du suivi des présences et des échéanciers ;
• Organise les événements corporatifs tels que les sessions stratégiques, les conférences, et les séminaires ;
• Agit en tant que point de liaison entre les différentes équipes à l'interne.

Pour l’équipe du COO:

• Gère l’agenda et planifie les rencontres de deux (2) vice-présidences ;
• Coordonne les itinéraires des voyages, fait les réservations (hôtel, avion, voiture), et produit les comptes de dépenses ;
• Assure la gestion documentaire et tiens à jour des systèmes informatisés de classement des dossiers pour les documents légaux (contrats, filiales, etc.) et corporatifs, incluant l’archivage.
• Coordonne le processus d’évaluation de la performance des employés ;
• Remplace, au besoin, la seconde adjointe exécutive en son absence ;
• Accomplit toutes autres tâches connexes reliées au poste.

Qualifications et expérience :

• D.E.P. en secrétariat, diplôme d'études collégiales ou l’équivalent ; diplôme universitaire un grand atout ;
• Minimum 10 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) administratif (tive), dont 5 ans avec l’administration exécutive (VP, SVP, EVP, CxO) ;
• Parfaitement bilingue, français/anglais, parlé et écrit ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques (MS Office, Teams), à un niveau avancé. Un test pourrait être exigé lors du processus d’embauche ;
• Expérience en droit commercial ou connaissances légales (un atout).

Compétences :

• Compétence démontrée pour l'organisation, le multitâches, la priorisation et la qualité du travail (gestion des priorités), la gestion du temps, et le souci aux détails ;
• Traitement d’information confidentielle démontré ;
• Esprit d’équipe, de collaboration, et d’initiative démontrées ;
• Détenir d’excellentes compétences de présentation pour comprendre, consolider, et présenter de l’information confidentielle de manière efficace, claire, concise, et facile à comprendre ;
• Facilité à communiquer verbalement et par écrit et à utiliser le tact et la diplomatie ;
• Capacité d’apprentissage et d’adaptation dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Événements d'Entreprise
• Gym sur place
• Horaires flexibles
• Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
• Programme d'Aide aux Employés
• Programmes de Bien-être
• REER Collectif
• Stationnement sur place

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour

Expérience:

• administration exécutive: 5 ans (Souhaité)

Langue:

• anglais (bilingue) (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel