Adjointe, Programmes

Poste

Service

Croissance et développement - Fonds Municipal Vert (FMV) - Programmes

Classification

Niveau 2

Échelle salariale

Notre échelle salariale se situe généralement entre 51 000$ et 58 000$, en fonction des qualifications et de l'expérience

Langues

Le bilinguisme (français et anglais) est requis

Terme

Permanent plein temps

Lieu

Hybride (Ottawa)/À distance (au Canada)

Pourquoi c’est l’endroit idéal pour vous

Au FMV, nous donnons à nos employés les moyens de créer des changements là où ils ont le plus d'impact : les municipalités. Le FMV est une dotation permanente de 1,6 milliard de dollars du gouvernement du Canada, gérée de façon indépendante, ce qui le rend souple et disponible pour des initiatives à plus haut risque et à plus fort impact. Un investissement supplémentaire de 530 millions de dollars dans le FMV pour soutenir la Stratégie nationale d'adaptation a été annoncé en novembre 2022. Notre équipe s'est engagée à aider les collectivités locales à adopter plus rapidement des pratiques durables. Le FMV est la pierre angulaire du programme de la Fédération canadienne des municipalités (FCM).

Notre combinaison unique de financement, de ressources et de formation donne aux municipalités les outils dont elles ont besoin pour renforcer leur résilience et améliorer la qualité de vie des Canadiens. Grâce au FMV, les municipalités ont réduit leurs émissions de carbone, construit de meilleurs moyens de transport, des bâtiments efficaces et résilients, détourné des déchets des sites d'enfouissement, rendus disponibles pour le développement des terrains auparavant inutilisables et amélioré la qualité des sols et de l'eau.

Un rôle pour vous

L'adjoint(e), Programmes fournit un soutien administratif et opérationnel au directeur ou à la directrice principal(e) et à son équipe immédiate au sein de l'unité des Programmes du Fonds municipal vert (FMV). Ses principales responsabilités consistent à fournir un soutien administratif complet et efficace, à coordonner les services qui appuient les opérations internes et à fournir des communications efficaces pour répondre aux fonctions et au mandat de ce poste.

L’avenir du travail à la FCM comprend le fait que la FCM devienne une organisation encore plus axée sur les membres qui équilibre la réalisation de ses objectifs avec une approche centrée sur les personnes. Le titulaire incarne l’engagement de la FCM à être une organisation saine, diversifiée, inclusive et qui lutte contre le racisme. En tant que membre de l’équipe, Adjoint(e), Programmes travaille d’une manière qui adhère à ces valeurs, à la culture d’entreprise et à la passion pour le mandat de la FCM.

Ce que vous aurez à faire

• Les principales responsabilités consistent à travailler en étroite collaboration avec le directeur ou la directrice, Programmes afin de tenir à jour les calendriers et les horaires quotidiens, d'évaluer les priorités, de coordonner et de programmer les réunions, de préparer les documents et autres informations pertinentes, et de prioriser les éléments de l'ordre du jour.
• Fournir un soutien administratif dans le cadre des opérations et des activités quotidiennes de l'unité, ce qui implique notamment d’aider à organiser des réunions selon les besoins et d’aider à la préparation des documents pour les réunions, la gestion des dossiers, la prise de notes, la coordination de la traduction, le suivi des mises à jour hebdomadaires de l'équipe, la coordination de la logistique, etc.
• Travailler en étroite collaboration avec la coordonnatrice ou le coordonnateur, Programmes, afin d'harmoniser les tâches opérationnelles, les systèmes d'amélioration et les éléments prioritaires pour gérer efficacement les opérations au sein de l'équipe élargie.
• Préparer, réviser et/ou commenter la correspondance et les documents sortants, selon les besoins.
• Fournir un soutien pour les réunions d'équipe hebdomadaires et les retraites de planification d'équipe trimestrielles et annuelles (planification, réservation de salles/de locaux, rédaction de procès-verbaux, maintien d'un agenda continu, fournir un appui sur place au besoin, etc.).
• Responsable de la logistique des événements spéciaux organisés par la directrice ou le directeur principal(e), qui peuvent comprendre un volet sur place et un volet virtuel (fournir un appui sur place en cas de besoin). Il peut s'agir, par exemple, d'activités de consolidation d'équipe, de retraites annuelles, etc.
• Aider à coordonner la logistique des voyages, des réunions et des conférences pour le personnel de l'équipe. Préparer les documents pertinents et assurer un suivi des dépenses liées à la logistique pour les voyages et les réunions.
• Établir et maintenir des systèmes de classement pour les documents imprimés et électroniques en assurant une tenue efficace des dossiers et une recherche efficiente de l'information. Veiller à l'élimination appropriée des documents qui ne sont plus nécessaires, conformément à la politique de conservation des documents de la FCM.
• Coordonner le processus de passation des contrats, y compris le suivi, la révision et la signature.
• Vérifier, codifier et traiter les factures et les demandes de remboursement de dépenses. Veiller au respect des directives financières et des conditions contractuelles.
• Aider à la préparation et au suivi de l’accueil des nouveaux employés et des nouvelles employées.
• Fournir un appui complémentaire aux adjoint(e)s administratif(-ive)s du FMV, au sein de l’unité des Programmes, selon les besoins.
• Aider l’équipe de gestion avec les entrées budgétaires et le suivi des demandes de remboursement de dépenses et d’autres éléments liés aux budgets.
• Peut être appelé(e) à prendre en charge des projets ou d’autres tâches administratives, selon les besoins.

Vos compétences font toute la différence

Ce que vous possédez :

Éducation:

• Études post-secondaires en administration, en gestion de projet, ou dans un domaine connexe.

Expérience:

• Au moins trois ans d’expérience en soutien administratif dans un environnement de travail qui évolue rapidement.
• Expérience de travail à distance requise.

Connaissances:

• Connaissance des processus et outils de soutien opérationnel et des pratiques et procédures en matière de gestion administrative.
• Maîtrise des logiciels de bureautique, dont les applications Microsoft Office. La connaissance de OneNote, Adobe PDF, Asana, Sharepoint, Zoom et Teams serait un atout.

Compétences:

• Solides habiletés pour l’organisation du travail et les relations interpersonnelles.
• Capacité à gérer des tâches et des priorités multiples dans un environnement au rythme rapide avec des délais serrés.
• Un grand souci du détail et de la précision.
• Capacité à travailler de manière indépendante avec une supervision et des conseils limités.
• La capacité de travailler dans les deux langues officielles est requise.

Travailler à la FCM, c'est génial!

Nous privilégions la conciliation travail-vie personnelle grâce à notre modèle de travail flexible:

Lorsque nous parlons de modèle de travail flexible, cela signifie qu'en collaboration avec votre gestionnaire et en fonction des besoins de votre équipe, vous avez la possibilité de déterminer vos horaires de travail afin de bénéficier d'un équilibre sain entre vos exigences professionnelles et personnelles.
Vous devez vivre au Canada pour ce poste, mais vous pouvez travailler principalement à domicile. Des déplacements périodiques au bureau central à Ottawa peuvent être requis. La majorité de l'équipe du FMV opère depuis la région de la capitale nationale.
Nous aimons visiter les régions que nous touchons, ce qui nous permet également de découvrir des endroits uniques et merveilleux de notre pays. Vous pourriez être appelé(e) à voyager à l'échelle nationale de 10 à 15 % du temps.

Nous ne nous contentons pas de parler du bien-être des employés, nous le mettons en pratique :

• Horaire d’été du 1er juillet à la fête du Travail:
• Des journées de travail de 7 heures au lieu de 7,5
• Congé à tous les vendredis pendant l’été
• Des conditions de travail flexibles pour favoriser la productivité et le bien-être.
• Un engagement envers le développement des employés.
• Une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services aux employés.
• Des bureaux situés dans le marché By et au centre-ville d'Ottawa.

Nous nous engageons à favoriser une culture organisationnelle qui prône l'équité, la diversité, l'inclusion et l'appartenance, où des personnes de diverses identités raciales et ethniques, nationalités, statuts socio-économiques, orientations sexuelles, identité/expression de genre et capacités physiques et mentales peuvent s'épanouir et contribuer à leur plein potentiel.

Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidat(e)s, et ce dans tous les aspects du processus de recrutement et de sélection.

Nous attendons de vos nouvelles
Si ce poste vous interpelle et qu’il reflète l’impact que vous souhaitez avoir, nous serions ravis de vous connaître!

La date limite de présentation des candidatures est le 3 avril 2024. Postulez dès aujourd’hui.

L'avenir du travail ici inclut un modèle hybride de travail; par conséquent, ce poste sera une combinaison de travail virtuel et sur site. Le candidat retenu doit résider au Canada et être autorisé à travailler au Canada. Il doit également être en mesure de travailler depuis son domicile / à distance, à l'intérieur du Canada.

Pour plus d'information au sujet de ce poste ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca. Pour en savoir plus sur le Fonds municipal vert, consultez le site https://greenmunicipalfund.ca/