Bilingual Strategic Events Specialist - 12-month contract

Chez EY, nous nous efforçons de créer des événements uniques et formidables qui offrent à nos audiences cibles du contenu attrayant et des expériences mémorables. Dans le cadre de ce rôle, vous serez appelé à rassembler les gens à l’aide des dernières technologies et à organiser des événements exceptionnels et des commandites qui tirent parti des expériences en mode présentiel, virtuel ou hybride. Compte tenu de tous les événements organisés chaque jour pour attirer l’attention des gens, nous voulons nous démarquer et créer des événements qui offrent une réelle valeur à nos audiences d’une manière mesurable et convaincante.

La possibilité

Ce rôle, offert au bureau de Montréal, combine dynamisme local et vision nationale. Votre vision stratégique permettra d’orienter la planification, la coordination et la réalisation d’événements, de commandites et de conférences axés sur le client pour les groupes sectoriels prioritaires d’EY, ainsi que les activités mettant l’accent sur l’engagement des gens au sein d’EY. Vous fournirez des recommandations sur les stratégies avant l’événement, puis sur les activités le jour de l’événement et après l’événement. Vous serez coresponsable de notre site national de ressources sur les événements et agirez à titre d’intermédiaire entre tous les groupes participant à la réalisation et à l’évaluation des événements, des commandites et des expériences clients à l’échelle de la Société, afin d’offrir le meilleur d’EY à nos clients, à nos gens et à nos collectivités.

Puisque ce rôle est axé sur les événements et les commandites, et que nombre d’entre eux se déroulent en dehors des heures normales de travail, nous vous offrons la possibilité d’ajuster votre horaire pour que vous puissiez assister aux événements. L’incidence stratégique de ce rôle s’étend à Montréal et à Québec, ce qui nécessite des déplacements dans environ 20 % à 40 % des cas, en fonction des besoins d’affaires.

Vos principales responsabilités

• Planifier, gérer et réaliser des événements à forte incidence mettant l’accent sur l’engagement des gens, et offrir des expériences stratégiques interentreprises aux clients et des activations de marché de première classe en plusieurs formats (en mode présentiel, virtuel ou hybride) et à différentes échelles, dans le respect des délais des budgets.
• Collaborer avec les parties prenantes de la Société, l’équipe Marque, communication et marketing (MCM) et des agences/fournisseurs externes pour orchestrer les événements, de la conception, au développement, à la réalisation, au suivi, à l’évaluation et plus encore.
• Recenser les partenariats potentiels, créer des propositions attrayantes, négocier des conditions contractuelles avantageuses et évaluer le succès du partenariat en fonction des objectifs de la Société.
• Consolider la gestion des commandites en examinant et en évaluant toutes les possibilités de commandite et en effectuant un contrôle préalable à l’égard de celles-ci afin de s’assurer qu’elles respectent les objectifs organisationnels, tout en tenant compte des risques, des avantages et des répercussions possibles sur la réputation.
• Apporter son soutien dans le cadre des questions logistiques liées à la réussite d’un événement, notamment les recommandations de plateforme virtuelle, l’approvisionnement du lieu, l’élaboration des invitations, la gestion des listes, la promotion de l’événement, l’inscription, la répartition des chambres, les conférenciers, les cadeaux, le soutien sur place, les communications de suivi aux participants, la gestion des budgets et des factures, les contrats, l’approvisionnement et l’indépendance, ainsi que le suivi et la production de rapports.
• Recommander des possibilités afin de promouvoir la marque d’EY dans différents formats, événements et actifs numériques.
• Passer en revue et négocier des contrats qui cadrent avec les valeurs et les objectifs d’EY.
• Mettre en œuvre une approche proactive à l’égard des événements en mettant l’accent autant sur les activités avant l’événement qu’après l’événement, y compris les médias et le contenu payants.
• Présenter vos idées originales pour les événements nouveaux et à venir, y compris aux parties prenantes clés de la Société, et rester au fait des dernières tendances en matière d’événements pour innover constamment et améliorer nos expériences en matière d’événements.
• Organiser des activités postérieures à l’événement au moyen de divers parcours numériques, notamment le leadership éclairé, les études de cas, les promotions de produits intersectoriels et les stratégies mettant l’accent sur l’engagement de la direction.
• Gérer les attentes des parties prenantes grâce à une communication transparente, des mises à jour proactives et des suivis complets.
• Mesurer efficacement le rendement du capital investi des événements que vous organisez (p. ex., génération de pistes de clients potentiels, croissance du portefeuille) ainsi que le cadre de présentation de l’information à l’échelle nationale pour tous les événements et commandites, en fournissant des informations et des recommandations en vue d’améliorations futures.
• Travailler en étroite collaboration avec de nombreuses parties prenantes et équipes au sein de la Société.
• Avoir de solides compétences interpersonnelles pour établir et maintenir des relations productives à chaque étape du développement et de la réalisation de l’événement et des activités postérieures.
• Rester au fait des dernières tendances en matière de gestion d’événements et de commandites afin de s’assurer que les pratiques sont innovantes et à jour.
• Voyager et effectuer des heures supplémentaires, au besoin.

Compétences et qualités pour réussir

• Expérience éprouvée en planification d’événements et de commandites d’événements en mode présentiel, virtuel ou hybride.
• Expérience dans l’utilisation des technologies et des outils les plus récents en matière d’événements virtuels, et intérêt pour les nouveautés à venir.
• État d’esprit axé sur les résultats et les mesures reposant sur la capacité de démontrer l’incidence grâce à des rapports et à des communications narratives fiables.
• Maîtrise de la négociation des commandites, en tirant parti d’une solide compréhension des propositions de valeur pour obtenir les conditions les plus favorables et maximiser les avantages pour l’entreprise.
• Connaissances approfondies des technologies et des outils les plus récents en matière d’événements virtuels, tout en étant à l’affût des tendances à venir.
• Excellentes compétences en gestion de projet et capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
• Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite, avec une attitude positive et proactive.
• Curiosité innée et volonté d’excellence, axée sur l’optimisation des résultats dans les délais et les contraintes budgétaires prévus.
• Excellent esprit d’équipe flexible, capacité d’accueillir les nouveaux défis ainsi que les grandes idées et curiosité jumelée un savoir-faire pour concrétiser ces idées.
• Excellentes compétences sur le plan de la gestion des parties prenantes, des équipes multidisciplinaires, des fournisseurs, des agences et des tiers.
• Expérience dans un environnement de travail complexe en constante évolution et hautement matriciel.

Pour être admissible, vous devez avoir :

• un baccalauréat en administration, en marketing ou dans un autre domaine, ou une expérience équivalente;
• un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle en planification d’événements, y compris en gestion d’événements de bout en bout;
• la capacité de coordonner et de gérer plusieurs événements à la fois avec un souci du détail irréprochable et de solides compétences en gestion de projet et en communication;
• la capacité de négocier des commandites et des contrats en lien avec des événements, y compris des possibilités de prestation en nature;
• de l’expérience en élaboration de stratégies de génération de pistes de clients potentiels à la suite des événements;
• de l’expérience de travail dans l’utilisation de divers actifs numériques et plateformes de médias sociaux;
• des compétences éprouvées en matière d’événements et de commandites;
• Ce rôle comporte des interactions avec des clients à l’échelle nationale et mondiale. Par conséquent, la maîtrise du français et de l’anglais est exigée pour exercer ce role. 
   

Idéalement, vous avez aussi :

• de l’expérience auprès des agences événementielles et dans le cadre d’événements interentreprises;
• de l’expérience en commandites d’événements;
• de l’expérience dans l’utilisation d’Asana, ou d’un autre outil de gestion de projet;
• des connaissances approfondies de C-Vent ou d’autres outils d’inscription aux événements;
• de l’expérience dans l’utilisation d’outils de gestion des relations avec les clients, GRC;
• des connaissances approfondies des outils de gestion d’événements virtuels comme Kultura, MS Teams, Webex et Zoom.

Ce que nous offrons

Nous offrons un programme de rémunération concurrentiel selon lequel vous êtes rémunéré en fonction de votre rendement et qui reconnaît la valeur que vous apportez à l’entreprise. Vous bénéficierez également :

• du soutien et de l’encadrement de certains des collègues les plus inspirants du secteur;
• de possibilités d’apprentissage vous permettant d’acquérir de nouvelles compétences et de propulser votre carrière;
• de la liberté et de la souplesse dont vous avez besoin pour jouer votre rôle de la manière qui vous convient.

Diversity and Inclusion at EY

Diversity and inclusiveness are at the heart of who we are and how we work. We’re committed to fostering an environment where differences are valued, policies and practices are equitable, and our people feel a sense of belonging. We embrace diversity and are committed to combating systemic racism, advocating for the 2SLGBT+ community, promoting our Neurodiversity Centre of Excellence and Accessibility initiatives, and are dedicated to amplifying the voices of Indigenous people (First Nations, Inuit, and Métis) nationally as we strive towards reconciliation. Our diverse experiences, abilities, backgrounds, and perspectives make our people unique and help guide us. Because when people feel free to be their authentic selves at work, they bring their best and are empowered to build a better working world.