Réceptionniste

Membre de l’équipe du service d’administration, la réceptionniste a pour principales fonctions d’accueillir et diriger les visiteurs et répondre à leurs demandes.

Exigences

• Doit posséder de l’entregent
• Autonomie, dynamisme, polyvalence, sens de l’organisation et de l’initiative.
• Être bien vêtu en tout temps
• Tolérance au stress
• Rapidité d’exécution et capacité de décision
• Capacité de travailler en équipe et de communication
• Flexibilité et facilité d’adaptation
• Connaissance des programmes informatique de base tel que Outlook, Word, Excel et certain programme spécialisé tel que Hopem et Agendrix

Description de tâches

• Procéder à l’ouverture et à la fermeture du bureau de réception
• Effectuer les transferts de lignes à l’arriver ou au départ
• Accueillir, informer et guider les locataires ou visiteurs se présentant à l’accueil
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer vers les différents services selon la disponibilité sans quoi prendre et diriger les messages
• Ouvrir, trier et distribuer le courrier aux différents services
• Remplir les réquisitions et distribuer aux concierges selon l’ordre de priorité
• Effectuer le suivi des réquisitions, aviser si délai anormal
• Responsable de l’entretien du télécopieur et de la photocopieuse
• Effectuer les télécopies et les photocopies pour les différents chefs de services, locataires, employés
• Perçois les montants dus pour l’achat des repas, responsable de l’ouverture et /ou fermeture de la caisse
• Prendre les réservations et percevoir les frais pour les différentes activités
• Percevoir les paiements mensuels des loyers
• Contrôler la remise des clés aux fournisseurs de service
• Appeler les locataires et procéder à la signature des renouvellements de baux
• Aviser les locataires lors des visites des fournisseurs de service (plombier, électriciens, réparateur)
• Aviser les locataires propriétaire de véhicule lors du déneigement (coordonner les visites du déneigeur)
• Effectuer les appels de service après autorisation de la direction
• Veillez à la propreté de l’entrée principale et du bureau d’accueil
• Rédiger un rapport quotidien des événements pertinents de la journée, urgence, absence, bris et appels de service.
• Effectuer quotidiennement la liste des tâches au cahier de réception
• Connaître et appliquer les politiques et procédure de l’entreprise.
• Collaborer ou effectuer des tâches connexes au service d’administration à la demande du supérieur immédiat
• Maintien et vérification du manuel/cartable contenant les différentes listes mensuelles pour la certification (employés, résidents, tirettes et autres listes demandées par le DG)
• Préparation des bons de commandes pour le DG et numérisation pour approbation du bureau principale
• Prendre les notes et émettre un compte rendu des réunions administratives 24h ou moins après la fin de la réunion.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : à partir de 19,00$ par heure

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Vie
• Congés payés
• Horaires flexibles
• Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
• REER Collectif
• Stationnement sur place

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour
• Repos la fin de semaine

Langue:

• Français (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel