Technicien.ne aux archives

Le Service des affaires juridiques et corporatives est actuellement à la recherche d’un.e Technicien.ne aux archives afin de combler un tout nouveau poste permanent à temps plein dans son équipe d’archivistique.

Sous la supervision du directeur adjoint et assistant greffier, et en étroite collaboration avec l’archiviste, la personne titulaire du poste exécute différentes tâches reliées à la mise en application, au contrôle et à la supervision fonctionnelle du système de gestion documentaire.

Principales responsabilités :

• Tenir à jour :

• Le manuel de procédures découlant de la politique de gestion des documents de la Ville (incluant les directives et procédures administratives) et s’assurer de son application;
• Le calendrier de conservation de la Ville ainsi que celui de la Cour municipale, conformément à la Loi sur les Archives;
• Un système de classification uniforme et centralisé des dossiers pour l’ensemble de la Ville;
• Les index de référence documentaire (ainsi que voir à leur distribution auprès des usagers et à la compilation des informations);

• Identifier et soumettre à son supérieur des améliorations ou modifications possibles à apporter au système de gestion documentaire;
• Assister les directions de service dans la compréhension du système de gestion documentaire et leur suggérer les moyens appropriés pour s’y conformer;
• Rechercher et supporter les usagers dans la localisation des archives;
• Gérer l’entrée et la sortie des documents du centre d’archives;
• Organiser, contrôler, élaguer, détruire, échantillonner et transférer les archives;
• Communiquer des informations spécifiques aux usagers sur le fonctionnement des archives;
• Communiquer avec le fournisseur du logiciel pour tout problème relié au logiciel de gestion documentaire et suggérer des améliorations pour les versions futures;
• Planifier annuellement le matériel technique dont le centre d’archives a besoin;
• Collaborer à la planification budgétaire des besoins techniques du centre d’archives.

Compétences recherchées :

• Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales (DEC) en documentation;
• Posséder d’une (1) à deux (2) années d’expérience pertinente, reliée à la fonction;
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
• Maîtriser la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Connaître les méthodes modernes en usage dans le travail de bureau et les systèmes de classement;
• Être habileté à entretenir des relations interpersonnelles efficaces, tant à l’interne qu’à l’externe;
• Posséder un bon sens de l’organisation et avoir le souci du détail;
• Faire preuve de discrétion et d’autonomie;
• Faire preuve d’inclusivité dans ses interactions avec autrui et dans les stratégies qu’il ou elle propose dans le cadre de ses fonctions;
• Être en adéquation avec les valeurs de l’organisation.

Ce que nous offrons :

• Un salaire horaire variant entre 30,03 $ et 35,98 $ (salaire déterminé en fonction des compétences et de l’expérience du/de la candidat.e sélectionné.e) ;
• Un poste permanent dans une équipe où vos compétences seront valorisées et où votre opinion sera considérée;
• Une gamme complète d’avantages sociaux (assurances collectives, fonds de pension à prestations déterminées, vacances et banques de congés payés, etc.);
• Un horaire de jour, en semaine (lundi au mercredi de 8h30 à 16h30, jeudi de 8h30 à 17h30 et vendredi de 8h00 à midi).