Assistant Administratif/Administrative Assistant

Aperçu du poste : Assistant Administratif

Type d'emploi: Permanent à temps plein, en personne

Lieu de travail: Montréal, Québec

Horaire de travail: 8:00am-4:00pm EST, en moyenne 40 heures/semaine, Lundi-Vendredi

Rémunération: 18,00 $ CAD/heure

Vue d'ensemble : personnalisation de l'efficacité et des opérations organisationnelles

Sur une base quotidienne, vous serez le premier point de contact pour nos clients et notre personnel chez Insight Pest Solutions. Votre attitude énergique, organisationnel, et de solides compétences en matière de résolution de problèmes garantiront que toutes les solutions seront trouvées avec efficacité et personnalisation.En participant aux opérations quotidiennes de plusieurs groupes d'emplois, vous démontrerez votre adaptabilité et favoriserez votre connaissance des politiques et procédures de l'entreprise.

Résumé du poste - Responsabilités :

• Superviser et gérer la ‘hotline’ des techniciens ; répondre aux demandes/questions des techniciens et les diriger de manière appropriée
• Surveillez, suivez et acceptez toutes les livraisons
• Fournir un accès aux techniciens pour récupérer le produit
• Suivre et enregistrer les chèques et espèces apportés par les techniciens ; appliquer le montant collecté aux comptes clients
• Aider aux opérations quotidiennes pour assurer le bon fonctionnement du bureau, comme le dépôt des rapports pour toutes les succursales et la gestion des dépôts bancaires
• Vérification et organisation du courrier, deux fois par semaine
• Scanner et envoyer les documents aux canaux appropriés ; remplir des documents à des fins de tenue de registres
• Répondre aux avis Google pour garantir la satisfaction des clients et des commentaires positifs ; diriger tous les avis 3 étoiles vers la succursale et le responsable du service client appropriés et suivre tous les avis 5 étoiles
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé
• Compléter les listes de contrôle des clients ; vérifier et télécharger/mettre à jour les informations sur les clients
• Surveiller et suivre les documents d’expédition reçus pour tout inventaire.
• Réservation d'examens de technicien, suivi des dates d'examen et mise à jour des dates de début en fonction des résultats des examens
• Suivi et vérification des heures et des kilomètres des techniciens pour Azuga
• Libérer les lots de techniciens et facturer les clients pour les prestations réalisées

Qualifications/Exigences générales :

• Une expérience de travail dans un bureau ou une formation administrative est considérée comme un atout mais n'est pas obligatoire, car une formation sera fournie.
• Individus motivés et capables de travailler avec peu de supervision.
• Possède d'excellentes compétences en communication verbale et écrite
• Empathie et professionnalisme envers les clients
• Solides compétences organisationnelles et capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément
• Possède un besoin d'apprendre et de travailler en équipe
• La communication bilingue orale et écrite est un atout mais n'est pas obligatoire.
• Une formation et une certification en premiers soins est un atout
• Accès à un ordinateur portable et/ou à un ordinateur personnel
• Accès à un véhicule personnel

*Insight Pest Solutions est un employeur garantissant l’égalité des chances et engagé en faveur de la diversité et de l’inclusion. Si vous êtes sélectionné pour participer au processus de recrutement, veuillez informer les ressources humaines de tout aménagement dont vous pourriez avoir besoin. Notre équipe travaillera directement avec vous afin de garantir que vous puissiez participer pleinement au processus.

------------------------------------------------------------------------------------

Position Snapshot: Administrative Assistant

Job Type: Permanent Full-Time, In-person

Job Location: Montreal, Quebec

Work Schedule: 8:00am-4:00pm EST, averaging 40 hours/week,
Monday-Friday

Compensation: $18.00 CAD/hour

The Big Picture: Customizing Organizational Efficiency and Operations

On a daily basis, you will be the first point of contact for our clients and staff at Insight Pest Solutions. Your energetic attitude, organizational, and strong problem solving skills will ensure that all solutions are met with efficiency and personalization. By assisting with day-to day operations across multiple job groups, you will showcase your adaptability and promote your knowledge of company policies and procedures.

Position Summary - Responsibilities:

• Oversee and manage the Technician Hotline; fielding technician requests/questions and directing them appropriately
• Monitor, track, and accept all deliveries
• Provide access for technicians to collect product
• Tracking and recording cheques and cash brought in by technicians; applying amount collected to client accounts
• Assisting with day-to-day operations to ensure the office is running smoothly, such as depositing reports for all branch offices and handling bank deposits
• Checking and organizing mail, twice a week
• Scanning and sending documents to appropriate channels; filing paperwork for record-keeping purposes
• Responding to Google reviews to ensure customer satisfaction and positive feedback; directing all 3-star reviews to the appropriate branch and customer service manager and tracking all 5-star reviews
• Maintaining a clean and organized office environment
• Completing customer checklists; verifying and uploading/updating client information
• Monitor and track shipment paperwork received for any inventory
• Booking technician exams, keeping track of exam dates, and updating start dates based on exam results
• Monitoring and verifying technician hours and kilometres for Azuga
• Releasing technician batches and invoicing customers for services completed

Qualifications/General Requirements:

• Experience working in an office setting or an administrative background is considered an asset but not required, as training will be provided.
• Self motivated individuals who are able to work with little supervision
• Possesses excellent verbal and written communication skills
• Empathetic and professional towards customers
• Strong organizational skills and the ability to multitask
• Possesses an eagerness to learn and work in a team setting
• Bilingual oral and written communication is an asset but not required
• First-Aid training and certification is an asset
• Access to a personal laptop and/or computer
• Access to a personal vehicle

*Insight Pest Solutions is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. If you are selected to participate in the recruitment process, please inform Human Resources of any accommodations you may require. Our team will directly work with you in an effort to ensure that you are able to fully participate in the process.

Job Types: Full-time, Permanent

Salary: $18.00 per hour

Expected hours: No less than 40 per week

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• Vision care

Flexible Language Requirement:

• French not required

Schedule:

• 8 hour shift
• Day shift
• Monday to Friday

Education:

• Secondary School (required)

Experience:

• Front desk: 1 year (required)
• Administrative experience: 1 year (required)

Work Location: In person