Bilingual Assistant Office Management (Fr/Ang)

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Adecco recrute actuellement un(e) Assistant(e) Administratif(ve) à temps plein à Montréal, QC, pour travailler dans une entreprise mondialement connue et bien établie.

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous appuierez le Coordonnateur de Bureau dans la gestion efficace du siège social de Gildan, en vous occupant de diverses tâches telles que la commande de fournitures, la réservation d'espaces, les préoccupations des employés, la gestion du bureau, l'entretien, les réparations et en assurant le remplacement à la réception.

Le candidat idéal devrait avoir de l'expérience en tant que coordonnateur(trice) de bureau ou dans un rôle similaire, une maîtrise intermédiaire de MS Office (surtout Outlook, Word et Excel), et être bilingue en français et en anglais.

Prêt(e) à franchir une nouvelle étape dans votre carrière? Postulez dès maintenant! Vos compétences et votre expérience pourraient correspondre parfaitement à cette opportunité.

• Lieu: Montréal, QC

• Horaires: Lundi – Vendredi | 9h00 – 17h30

• Type de poste: Temps plein | Temporaire

Avantages:

• Recrutement rapide, paiement hebdomadaire

• Paiement des congés payés à chaque chèque de paie hebdomadaire

• Accès gratuit à notre Académie Aspire pour une formation professionnelle continue

• Avantages médicaux et dentaires une fois qualifié

• Programmes de formation gratuits

• Nouveau et plus rapide processus d'intégration

Fonctions et responsabilités:

• Collaborer avec l'administration du bâtiment pour résoudre les demandes d'entretien et les problèmes liés aux installations tels que les ajustements de température, l'éclairage, la propreté, etc.

• Demander des tickets de stationnement et des abonnements mensuels pour les Directeurs et les VP. Fournir des informations de facturation de stationnement à la paie.

• Initier des demandes auprès des fournisseurs, assurer la prestation de services et maintenir les coûts.

• Traiter les factures pour les dépenses de bâtiment et d'autres fournisseurs.

• Passer des appels de service pour les imprimantes, les distributeurs d'eau, les machines à café, etc.

• Obtenir des devis, des approbations et créer des bons de commande pour les projets de rénovation ou de construction.

• Soutenir les entrepreneurs sur place en dehors des heures de bureau pour se conformer aux réglementations du bâtiment.

• Coordonner le déménagement de meubles, ainsi que les petits ou grands déménagements.

• Expédier et suivre la livraison de documents, d'équipements informatiques et d'autres articles de bureau.

• Réceptionner, déballer et distribuer les équipements informatiques.

• Préparer et envoyer des kits de bienvenue et des périphériques informatiques aux nouveaux employés.

• Collaborer avec le service d'assistance pour les systèmes de contrôle d'accès (caméras de sécurité, lecteurs de cartes, etc.)

• Planifier les activités et événements internes et externes (catering, lieux, installation, divertissement, etc.)

• Aider à la préparation liée au conseil d'administration, y compris la préparation de la salle et la sécurité.

• Agir en tant que remplacement principal à la réception pour les pauses, les pauses déjeuner, les vacances et autres absences.

Exigences et qualifications:

• Doit être légalement admissible à travailler et résider au Canada

• Expérience en tant que coordonnateur(trice) de bureau ou dans un rôle similaire.

• Grandes compétences interpersonnelles; orienté(e) vers le client.

• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.

• Compétences en communication écrite et verbale efficaces.

• Capacité à travailler efficacement sous pression et à faire face aux changements et interruptions.

• Connaissance intermédiaire de MS Office (surtout Outlook, Word et Excel).

• Bilingue: français et anglais.

• La formation de premier intervenant est un atout.

Ce poste temporaire de Assistant(e) Administratif(ve) vous intéresse? N'attendez plus, envoyez-nous votre candidature! Notre équipe de recruteurs dynamique est prête à vous accueillir et à vous accompagner sur la voie de la réussite!

Manquez-vous de compétences pour ce poste? Ne vous en faites pas – nous vous prenons en charge. Cliquez ici pour en savoir plus sur l’Académie Aspire et commencez dès aujourd'hui votre parcours de formation gratuite.

**Ce poste nécessite de répondre aux clients (ou collègues) francophones et anglophones, donc le bilinguisme est préférable.

Adecco is currently recruiting for a temporary, full-time Assistant Office Management in Montreal, QC to work at a globally known and well-established company.

As Assistant Office Management, you'll support the Office Coordinator in running Gildan's head office smoothly, handling various tasks including supply ordering, space reservation, employee concerns, Office Management, maintenance, repairs, and providing reception relief.

The ideal candidate should have experience as an office coordinator or in a similar role, intermediate proficiency in MS Office (especially Outlook, Word, and Excel), and be bilingual in French and English.

Ready to take the next step in your career? Apply now! Your skills and experience could be the perfect fit for this opportunity.

• Location: Montreal, QC

• Shifts: Monday – Friday | 9:00am – 5:30pm

• Job type: Full Time | Temporary |

Here’s why you should apply:

• Hires fast, pays weekly  

• Vacation pay paid out on each weekly pay cheque  

• Free access to our Aspire Academy for continuing professional education 

• Medical and dental benefits once qualified  

• Free training programs  

• New and quicker onboarding process  

Duties and Responsibilities:

• Working with building administration to resolve maintenance and facilities request such as temperature adjustments, lighting, cleanliness, etc.

• Requesting parking tickets and monthly passes for Directors and VPs. Provide parking billing information to Payroll.

• Initiating requests with suppliers, ensuring service delivery, and maintaining costs.

• Processing invoices for building expenses and other vendors.

• Placing service calls for printers, water machines, coffees machines, etc.

• Obtaining quotations, approvals and creating purchase orders for renovation or construction projects.

• Supporting contractors onsite during nonbusiness hours to comply with building regulations.

• Coordinating furniture relocation, as well as small or large moves.

• Shipping and tracking delivery of documents, IT equipment and other office articles.

• Receiving, unpacking, and distributing IT equipment.

• Preparing and sending new hire welcome kits and IT peripherals.

• Collaborating with Helpdesk on the access control systems (security cameras, card readers, etc.)

• Planning of in-house and offsite activities and events (catering, venues, set-up, entertainment, etc.)

• Assisting with board-related preparations, including room readiness and security.

• Acts as primary reception relief for pauses, lunch break, vacation, and other absences.

Requirements and Qualifications: 

• Must be legally eligible to work, and reside in Canada

• Experience as office coordinator or similar role.

• Great interpersonal skills; customer-oriented mindset.

• Excellent organizational and time-management skills.

• Effective written and verbal communication skills.

• Ability to work efficiently under pressure and deal with changes and interruptions.

• Intermediate knowledge of MS Office (especially Outlook, Word, and Excel).

• Bilingual: French & English.

• First respondent training is an asset.

If you are looking to take your career to new heights with Assistant Office Management job opportunity in Ottawa, ON apply now! Our dynamic team of recruiters will reach out if you qualify for this role.

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