Commis Administratif / Administrative Assistant

Icon Vins Fins est un acteur important dans l’industrie des vins et spiritueux. Nous nous distinguons par notre agilité et notre instinct commercial, la rigueur de notre service à la clientèle, notre transparence et notre orientation axée sur les résultats. Icon Vins Fins représente plusieurs marques déjà bien établies qui jouissent d’une forte notoriété sur le marché québécois.

Résumé du rôle et des attentes

Sous la direction du Vice-Président Québec, l’adjoint(e) aura comme responsabilité principale la gestion de la facturation et le suivi des frais de service ainsi que d’effectuer des tâches administratives pour épauler les gestionnaires. Il(elle) devra également travailler conjointement avec toutes les équipes de l’organisation afin de favoriser une excellente dynamique et ambiance de travail.

Mission et Tâches :

· Soutenir le Vice-Président dans ses activités quotidiennes;

· Préparer et réviser les factures de frais de service ainsi qu’effectuer le suivi pour la collection de celles-ci;

· Ouvrir et distribuer le courrier et autres documents reçus. Coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services ou organismes;

· Préparer le courrier à expédier et s’assurer de son acheminement en bonne et due forme;

· Gérer l’inventaire en fournitures de bureau et commander au besoin;

· Tenir à jour les disponibilités des salles de réunion;

· Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone ou par courrier électronique. Transmettre les appels téléphoniques et messages aux personnes concernées;

· Assister la responsable des relations publiques pour les envois de presse, les invitations et la mise à jour des couvertures médiatiques;

· Formuler, proposer et mettre en œuvre les processus touchant le bon fonctionnement du bureau;

· Accueillir les visiteurs, déterminer au besoin le but de leur visite et les diriger vers la bonne personne-ressource;

· Acheminer des échantillons aux représentants, SAQ, clientèle privée, journalistes et restaurateurs.

Compétences et Exigences

· Détenir un diplôme d’études secondaires.

· Expérience d’une année ou plus comme adjoint(e) administratif(ve).

· Posséder une connaissance approfondie de la suite Office 365 et maîtrise des logiciels Excel/PowerPoint.

· Avoir une passion pour le vin et spiritueux.

· Compétences organisationnelles et capacité à penser de manière créative et respectueuse.

Caractéristiques personnelles recherchées :

· Dynamique;

· Autonome;

· Excellentes habiletés relationnelles;

· Intègre;

· Esprit d’équipe;

· Disponible pour effectuer des heures supplémentaires en de rares occasions;

· Bilingue (français et anglais);

· Excellente maîtrise du français écrit.

ATOUTS

· Expérience dans l’industrie des vins et spiritueux.

Icon Vins Fins is an important player in the wine and spirits industry. We distinguish ourselves by our agility and commercial instinct, the rigor of our customer service, our transparency and our results oriented. Icon Vins Fins represents several well-established brands that enjoy a strong reputation on the Quebec market.

Summary of role and expectations

Reporting to the Vice-President Quebec, the person will be responsible for carrying out administrative tasks to support managers and mainly in invoicing and monitoring service fees to our customers. The person will also have to work jointly with all the teams in the organization to enhance dynamics & harmonies at the office.

Mission and Tasks

· Support the Vice President in his daily activities.

· Prepare and review service fees invoices and follow up on their collection.

· Open and distribute mails and other documents received and coordinate the flow of information internally and with other services and organizations.

· Prepare mail to be sent and ensure it is shipped in due form.

· Order office supplies and manage inventory.

· Maintain meeting room availability.

· Respond to inquiries received by telephone and email and forward telephone calls and messages to the right people.

· Assist the public relations manager with press mailings, invitations and updating media coverage.

· Formulate and implement office operating methods.

· Welcome visitors and guests, determine, if necessary, the purpose of their visit and direct them to the right people.

· Sending samples to representatives, SAQ, private customers, journalists and restaurateurs.

Skills and Requirements

· Have a high school diploma.

· One year or more experience as an Administrative Assistant.

· Have in-depth knowledge of the Office 365 suite and mastery of Excel/Power Point software.

· Passion for wine.

· Organizational skills and the ability to think creatively and respectfully.

Personal characteristics sought:

· Dynamic.

· Independent

· Excellent interpersonal skills.

· Honest.

· Team spirit.

· Available to work overtime on rare occasions.

· Bilingual (French and English).

· Excellent skills in French written.

ASSETS

· Experience in the wine and spirits industry.

Job Types: Full-time, Permanent

Salary: $45,000.00-$50,000.00 per year

Benefits:

• Dental care
• Disability insurance
• Extended health care
• Flexible schedule
• Life insurance
• Paid time off
• Vision care
• Work from home

Schedule:

• Day shift
• Monday to Friday

Supplemental pay types:

• Bonus pay

Education:

• Secondary School (required)

Work Location: Hybrid remote in Mirabel, QC J7J 2J1