Patient Service Clerk, Home And Community Care - Permanent Full-Time

POSITION SUMMARY

Working as part of a multidisciplinary team, and under the general direction of the Clinical Manager, Home and Community Care, the Patient Service Clerk (PSC) for Home and Community Care is responsible for assisting the Care Coordinators with operational functions providing clerical support. The Patient Service Clerk for Home and Community Care provides information and referral and demonstrates a high level of client service to the Home and Community Care team, other CHEO staff and physicians, families, service providers and the general public ensuring that they feel heard, understood and are confident of follow-up. The Patient Service Clerk needs to be available to work any shifts including evenings (until 20:00hrs) and weekends.

JOB DESCRIPTION

• Receives and initiates incoming and outgoing telephone calls
• Communicates with members of the team to ensure information is distributed and obtained appropriately, including collecting, sorting and distributing mail, courier packages, forms lists and documents, to and from staff and agencies and photocopying and faxing/scanning documents and forms as required.
• Maintains an efficient, current and secure CHRIS client record, in accordance with established guidelines including:

o completing entry of all required information (ie scanning and data entry)

o documenting all actions taken in the client file

o ensuring file availability when required by Care Coordinators

o assigning new and transferred client files to the appropriate Care Coordinator

o uploading documents to CHRIS library

o accessing the client information system for information as required

o processing files for all discharges

• Maintains an efficient, current and secure Epic client record
• Listens to and documents in client file, Care Coordinators’ voice mail and, in accordance with established guidelines, takes and relays messages, refers calls, and arranges for decreases in services and collection of equipment.
• Processes requisitions, prepares related documents and form letters, monitors inventory of and orders supplies, in accordance with established guidelines.
• Updates client files by entering information which corresponds to standardized pathways or as per Care Coordinator direction
• Liaises with staff, care providers, families and pharmacies regarding confirmation of dates, deliveries, discrepancies and delays of supplies, increases, decreases and discharges in service and takes appropriate clerical action, in accordance with established guidelines.
• Books routine patient home visit appointments and patient/family conferences, prepares agenda, and reserves meeting rooms/books online meetings, as directed by Care Coordinators
• Arranges patient transportation by taxi or ambulance, in accordance with established guidelines and as authorized by Care Coordinators
• Assists with projects or initiatives related to job responsibilities, participates in orientation and committees, and performs other related duties, as requested by their Manager.
• Acts as a resource for CHEO employees, service providers, school personnel, and Community.
• Attends and participates actively in team meetings and general staff meetings.
• Assumes responsibility for maintaining professional knowledge and updated skills.
• This role will involve evening and weekend shifts.

QUALIFICATIONS

• Criminal Records Check (Essential)
• Successful completion high school (Essential)
• 1 year Community College diploma in either Office Administration, Business, Health Administration or equivalent program (Preferred)
• A minimum of 6 months of related professional experience (Essential)
• 2 years of related professional experience (Preferred)
• Demonstrated knowledge of office procedures including filing and record maintenance and operation of telephone systems and office equipment (Essential)
• Demonstrated proficiency in the use of a variety of computer software applications including e-mail and the internet (Essential)
• Awareness of and sensitivity to the needs of a culturally diverse population (Essential)
• Flexible and adaptable with effective problem-solving skills (Essential)
• Communicates effectively, orally and in writing (Essential)
• Demonstrates excellence interpersonal skills (Essential)
• Excellent time management and organizational skills, with the demonstrated ability to perform efficiently with attention to detail (Essential)
• Works effectively in both a team environment and independently as required (Essential)
• Diplomacy in dealing with sensitive and/or confidential issues (Essential)
• Bilingualism (English and French) (Essential)

* Please note you will be represented by the Ontario Federation Healthcare Workers – Laborers International Union of North America, (OFHCW-LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

RÉSUMÉ DU POSTE

Faisant partie d’une équipe multidisciplinaire et sous la direction générale du gestionnaire, Soins à domicile et en milieu communautaire, le commis des services aux patients est responsable d’aider les coordonnateurs des soins à accomplir les fonctions opérationnelles en fournissant un service de soutien de bureau. Le commis des services aux patients de la Soins à domicile et en milieu communautaire fournit de l’information et des aiguillages et offre un service à la clientèle de niveau élevé au sein de l’équipe de Soins à domicile et en milieu communautair, d’autres employés et des médecins de CHEO, ainsi que les familles, les fournisseurs de service et le public en général, en veillant à ce qu’ils sentent qu’ils sont entendus et compris et qu’ils aient confiance à l’égard du suivi. Le commis des services aux patients doivent être disponibles pour travailler travailler tous les quarts de travail, y compris les soirs (jusqu’en 20:00hrs) et les fins de semaine.

DESCRIPTION DU POSTE

• Répondre au téléphone et faire des appels téléphoniques.
• Communiquer avec les membres de l’équipe pour veiller à ce que les renseignements soient distribués et obtenus convenablement, y compris la collecte, le tri et la distribution du courrier, des colis de messager, des listes de formulaires et documents destinés au personnel et aux organismes et reçus de leur part, en plus de photocopier et de télécopier ou balayer des documents et des formulaires, au besoin.
• Tenir à jour le dossier de clients CHRIS de façon efficace, exacte et sécurisée, conformément aux lignes directrices établies, y compris :

o remplir tous les renseignements requis (c.-à-d. balayage et saisie de données);

o incorporer toutes les mesures prises dans le dossier du client;

o assurer l’accès au dossier au besoin par les coordonnateurs de soins;

o attribuer les dossiers de clients nouveaux et transférés au coordonnateur de soins approprié;

o télécharger les documents dans la bibliothèque CHRIS;

o accéder au système d’information sur les clients, au besoin, pour obtenir des renseignements;

o traiter le dossier de tous les patients qui reçoivent leur congé.

• Tenir à jour le dossier de clients EPIC de façon efficace, exacte et sécurisée, conformément aux lignes directrices établies.
• Écouter les messages vocaux du coordonnateur des soins et les verser au dossier, conformément aux lignes directrices établies, prendre et acheminer les messages, procéder au renvoi d’appels et s’occuper des diminutions de service et de collecte d’équipement.
• Traiter les requêtes, préparer les documents connexes et rédiger les lettres, surveiller l’inventaire de fournitures et procéder aux commandes requises, conformément aux lignes directrices établies.
• Mettre à jour les dossiers de client en saisissant les renseignements qui correspondent aux chemins normalisés ou selon les directives du coordonnateur de soins.
• Communiquer avec le personnel, les fournisseurs de soins, les familles et les pharmacies pour la conformation des dates, des livraisons, des écarts et des retards qui concernent les fournitures, les augmentations, les diminutions et les congés durant le service et prendre les mesures administratives qui conviennent, conformément aux lignes directrices établies.
• Prévoir au calendrier des visites de patient à domicile et des conférences avec le patient/la famille, élaborer des ordres du jour et réserver des salles de réunion ou organiser des réunions en ligne, selon les directives des coordonnateurs de soins.
• Organiser le transport de patients en taxi ou en ambulance, conformément aux lignes directrices établies et une fois l’autorisation du coordonnateur de soins obtenue.
• Aider à la tenue de projets ou d’initiatives qui traitent des responsabilités de l’emploi, participer aux orientations et prendre part aux comités, et accomplir d’autres tâches connexes à la demande du gestionnaire.
• Agir à titre de ressource pour les employés de CHEO, les fournisseurs de services, le personnel scolaire et la collectivité.
• Assister et participer activement aux réunions d’équipe et aux réunions de tout le personnel.
• Assumer la responsabilité du maintien des connaissances professionnelles et de la mise à jour des compétences.
• Ce rôle nécessite de faire des quarts de travail le soir et la fin de semaine.

QUALITÉS REQUISES

• Vérification de casier judiciaire (VCJ) (Essentiel)
• Titulaire d’un diplôme d’études secondaires (Essentiel)
• Une formation d’une année dans un collège communautaire en administration de bureau, administration des affaires ou administration de la santé ou un programme équivalent (Souhaitable)
• Au moins six mois d’expérience professionnelle connexe (Essentiel)
• Au moins deux années d’expérience professionnelle connexe (Souhaitable)
• Connaissance éprouvée des procédures de bureau, y compris le classement et la tenue à jour des dossiers et l’utilisation de systèmes téléphonique et d’équipement de bureau (Essentiel)
• Faire preuve d’efficacité quant à l’utilisation de diverses applications logicielles, y compris le courriel et Internet (Essentiel)
• Sensibilisation et sensibilité aux besoins d’une population culturellement diversifiée (Essentiel)
• Faire preuve de souplesse et d’adaptation en réglant les problèmes de façon efficace (Essentiel)
• Communiquer efficacement tant de vive voix que par écrit (Essentiel)
• Faire preuve d’excellence au chapitre des compétences interpersonnelles (Essentiel)
• Faire preuve d’excellence au chapitre des compétences organisationnelles et de gestion du temps, et de la capacité de fournir un rendement efficace en prêtant attention aux détails (Essentiel)
• Travailler efficacement dans un environnement d’équipe et de manière autonome, au besoin (Essentiel)
• Faire preuve de diplomatie quant au traitement de sujets sensibles et/ou confidentiels (Essentiel)
• Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)

* Veuillez noter que vous serez représenté par le syndicat de la Fédération ontarienne des travailleurs de la santé de l’Union internationale des journaliers d’Amérique du Nord (FOTS-UIJAN).

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à jobs@cheo.on.ca.* Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la _*Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario_.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Job Types: Full-time, Permanent

Salary: $23.00-$28.27 per hour

Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1G 8M5