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Form of workRequisition ID: 353403
Position Number: 20020938
Posting End Date: February 9, 2024
City: Winnipeg
Employer: Winnipeg Regional Health Authority
Site: WRHA Corporate
Department / Unit: Administration & Policy
Job Stream: Non-Clinical
Union: Non Union
Anticipated Start Date: ASAP
FTE: 1.00
Anticipated Shift: Days
Daily Hours Worked: 7.50
Annual Base Hours: 1950
Salary is commensurate with education and qualifications.
Grow your career in the Winnipeg Health Region! Our team provides a spectrum of health care services through an integrated network of sites, services and organizations. We're united by a shared commitment to excellent and equitable health care.
Faites progresser votre carrière dans la Région sanitaire de Winnipeg! Notre équipe offre une gamme étendue de services de soins de santé par le biais d'un réseau intégré de sites, de services et d'organismes. Nous sommes unis par un engagement commun en faveur de l'excellence et de l'équité des soins de santé.
Position Overview
Reporting to the Manager, Corporate and Community Services the incumbent acts as a receptionist for the WRHA Corporate Office including greeting visitors, handling inquiries and redirecting as appropriate. Duties include: Organizing and prioritizing independently, the administrative activities for the supervisor and ensuring that all work is completed within established timeframes. Typing, formatting and proofreading a variety of material including: correspondence, minutes, agendas, manuscripts, policies, procedures, etc. from hand written notes, Dictaphone or rough draft. Taking initiative to handle matters and solve administrative problems not requiring the direct personal attention of the supervisor(s). Participating as a member of the portfolio in a manner that contributes to teamwork and collaboration.
Aperçu du poste
Relevant du gestionnaire, Siège social et services communautaires, le titulaire joue le rôle de réceptionniste pour le Siège social de l'ORSW; il accueille les visiteurs, traite les demandes et les achemine à la personne compétente au besoin. Ses tâches sont les suivantes: organiser de manière autonome les activités administratives pour le superviseur et établir les priorités à cet égard, et veiller à ce que tout le travail soit réalisé dans les délais prescrits. Taper, formater et réviser divers documents: correspondance, procès-verbaux, ordres du jour, manuscrits, politiques, procédures, etc., à partir de notes manuscrites, du dictaphone ou d'un brouillon. Faire preuve d'initiative dans le traitement des enjeux et la résolution des problèmes d'ordre administratif qui ne requièrent pas l'attention personnelle directe du ou des superviseurs. En tant que membre du portefeuille, participer aux activités de manière à contribuer au travail d'équipe, dans un esprit de collaboration.
Experience
- Experience with email and computerized calendars.
- Two years directly related experience.
- Experience scheduling and coordinating meetings.
- Previous healthcare experience would be an asset.
Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and the Winnipeg Regional Health Authority's French Language Services Policy, the WRHA is committed to offer services in French and English in designated program/service areas serving francophone communities in Winnipeg. THIS POSITION HAS BEEN DESIGNATED BILINGUAL.
This position has been designated as bilingual. If no candidates satisfy the bilingualism requirement, candidates meeting all other requirements and qualifications may be considered for the position.
Expérience
- Expérience du traitement des courriels et des calendriers informatisés.
- Deux années d'expérience directement pertinente au poste.
- Expérience dans l'organisation et la coordination des réunions.
- Une expérience de travail antérieure dans un milieu de soins de santé serait un atout.
Fidèle à la Politique des services en langue française du gouvernement du Manitoba et à sa propre politique en matière de services en français, l'Office régional de la santé de Winnipeg s'est engagé à offrir ses services en français et en anglais dans des zones francophones désignées de programmes et de services. CE POSTE A ÉTÉ DÉSIGNÉ BILINGUE.
CE POSTE A ÉTÉ DESIGNÉ BILINGUE.
Si aucun candidat ne satisfait aux exigences en matière de bilinguisme, les candidats qui répondent à tous les autres critères et possèdent les autres qualités requises pourraient être considérés.
Education (Degree/Diploma/Certificate)
- Complete high school education, Manitoba standards, required.
- Formal training in applied office skills is required.
- A combination of education and experience may be considered.
Éducation (diplômes et certificats)
- Diplôme d'études secondaires, qui répond aux normes manitobaines, requises.
- Formation officielle dans le domaine du travail du bureau pratique, requis.
- Une combinaison d'études et d'expérience sera prise en considération.
Certification/Licensure/Registration
Not Applicable
Accréditation/permis d'exercer/inscription
Sans objet
Qualifications and Skills
- Typing speed 50 wpm.
- Proficiency with computerized systems (Microsoft Word, Access, PowerPoint and Excel) is essential.
- Ability to record and prepare minutes and agendas.
- Ability to prioritize a large workload and independently complete a variety of secretarial duties.
- Ability to work in a fast-paced environment and work effectively under pressure to meet deadlines.
- Demonstrated problem-solving skills.
- Demonstrated ability to effectively contribute to a team environment.
- Ability to maintain a high level of confidentiality.
- Training in non-violent crisis intervention is an asset.
Qualifications et compétences
- Aptitude à s'exprimer en français à un niveau linguistique prédéterminé
- Vitesse de saisie de clavier de 50 mots/min.
- Compétences en systèmes informatisés (Microsoft Word, Access, PowerPoint et Excel) sont essentielles.
- Capacité à prendre des notes durant les réunions et à rédiger les procès-verbaux et les ordres du jour.
- Capacité éprouvée d'établir des priorités dans une charge de travail lourde et de mener à bien diverses tâches de secrétariat de façon indépendante.
- Capacité manifeste de travailler dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide et de bon rendement dans un climat de tension afin d'exécuter le travail à échéance.
- Compétences éprouvées en résolution de problèmes.
- Capacité éprouvée de contribuer avec efficacité à un travail d'équipe.
- Capacité de maintenir un niveau de confidentialité élevé.
- Une formation en intervention en cas de crise non violente est un atout.
Physical Requirements
- Required to work for long periods of time at a computer.
Exigences physiques
- Doit travailler à l'ordinateur durant de longues périodes.
This position requires a current satisfactory Criminal Records Check (including Vulnerable Sector Search), Child Abuse Registry Check and Adult Abuse Registry Check as conditions of employment. The successful candidate will be responsible for any service charges incurred. A security check is considered current if it was obtained no more than six (6) months prior to the start of employment.
Le poste exige une vérification satisfaisante du casier judiciaire (y compris une vérification de l'habilitation à travailler auprès de personnes vulnérables), du registre des enfants maltraités et du registre des adultes maltraités comme conditions d'emploi. La candidate ou le candidat retenu devra assumer les frais de service engagés, s'il y a lieu. Une vérification de sécurité est jugée à jour si elle a été obtenue au plus tard six (6) mois avant le début de l'emploi.
Please note that an employee is not permitted to hold two or more positions across the WRHA legal entity that combine to equal more than 1.0 EFT. The WRHA legal entity includes Churchill Health Centre, Deer Lodge Centre, Grace Hospital, Middlechurch Home of Winnipeg, Pan Am Clinic, River Park Gardens, Victoria General Hospital, WRHA corporate programs, and WRHA community health services. Effective April 1, 2024, Golden West Centennial Lodge will also be part of the WRHA legal entity.
Veuillez noter qu'il est interdit qu'un employé ou une employée ait deux postes ETP ou plus, équivalant à un taux combiné de plus de 1,0, dans toute l'entité légale de l'ORSW (Centre Deer Lodge, Hôpital Grace, Centre des sciences de la santé, Middlechurch Home of Winnipeg, River Park Gardens, Hôpital Victoria, programmes administratifs de l'ORSW, services de santé communautaire de l'ORSW). À compter du 1er avril 2024, le Golden West Centennial Lodge fera également partie de l'entité juridique de l'ORSW
Interviewed candidates may be called upon to participate in a skills assessment.
On peut demander aux candidat(e)s qui sont convoqué(e)s à une entrevue de participer à une évaluation des compétences.
Any application received after the closing time will not be included in the competition.
Toute demande d'emploi et tout CV reçus après la date de tombée ne seront pas considérés dans le concours.
We welcome applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request during the assessment and selection process.
Nous serons heureux de recevoir les candidatures de personnes handicapées. Des accommodements peuvent être faits, à la demande, pendant le processus d'évaluation et de sélection.
