Legal Assistant

Legal assistant | Dieppe, NB

Immediate Opportunity

Permanent full-time Legal Assistant position working solely under the practice of Tracy Peters, K.C. – Droit Veritas Law

Who we are

• We are a cost sharing law firm with 4 lawyers practicing under the firm name of Droit Veritas Law.
• We are a distinctive boutique law firm. Although our name is ancient, we embrace a modern attitude. We are passionate about law and committed to our clients. We empower our clients with real solutions. You can count on our experience, expertise, innovation and talent. That is the truth ... or veritas!
• We are guided by the core values of truth and integrity.
• We hire self-motivated, detailed oriented individuals with a strong work ethic, integrity and a commitment to client service.

Work environment

• Standard hours of work: Monday to Friday, 8:15 to 4:30 (with possibility of flexibility based on deadlines)
• Work-life balance, team goals, activities and outings

SUMMARY OF RESPONSIBILITIES

• Prepare correspondence and legal documents;
• Maintain up to date detailed and accurate electronic and paper client and administrative files;
• Meet deadlines, ability to multi-task, prioritize and re-prioritize;
• Deliver time sensitive documents, including bank runs and errands;
• Manage calendar i.e., booking client meetings, coordinate appearances and prioritize lawyer’s schedule;
• Answer client inquiries, take care of drop-in clients/cold calls, manage client expectations and communicate with third parties in a timely manner;
• Proofread, data entry, photocopy, scan and perform other office related duties;
• Review and prioritize incoming and outgoing e-mails, mail, couriers and coordinate faxes;
• Perform data Entries in PC Law, file openings, file closings, billing, posting of disbursements;
• Conduct client intake, complete conflict searches, and open new client files;
• Process large volumes of documents with the ability to use technology to store and organize files diligently; and,
• All tasks must be performed with a high degree of detail and accuracy.

SKILLS & QUALIFICATIONS

• Oral and written proficiency in English and French will be considered an asset;
• Strong verbal and written communication skills with a demonstrated ability to provide superior customer service;
• Legal Assistant or Paralegal diploma from a recognized post-secondary institution and 1 year of experience working as a Legal Assistant or having worked in an administrative role will be considered an asset;
• Proficiency in Microsoft Outlook, Word, Adobe and Excel;
• Excellent proofreading, spelling and grammar skills;
• Detail oriented, superior organizational abilities and time management;
• Ability to work independently and as a team;
• Excellent interpersonal and communication skills;
• Proficiency in typing, dictation and transcription skills;
• Ability to follow instructions with minimal supervision and take initiative; and
• Ability to make judgment calls.

Competitive salary based on experience and comprehensive benefits:

• Salary between $32,000 and $44,000 per year depending on education, experience and may exceed the advertised salary depending on seniority;
• 50% Employer paid premiums for individual health and dental benefits;
• “Casual Dress” policy on Fridays;
• Opportunities for career growth, professional development and training;
• 1 day per month of paid vacation, sick, and personal time allowances;
• Underground parking;
• Cell phone; and
• Laptop

How to apply

Please submit a resume and covering letter to:

Tracy Peters

tracy@droitveritaslaw.com

The deadline to apply is July 13, 2023

We thank all those who apply, however, only those selected for further consideration will be contacted.

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Assistant(e) légale | Dieppe, NB

Type d’emploi

Poste permanent en tant qu’assistant(e) légale à temps plein sous la pratique juridique de Tracy Peters, c.r. – Droit Veritas Law

Qui sommes-nous?

• Nous sommes un cabinet-boutique qui se partage les coûts avec 4 avocates sous le nom du cabinet Droit Veritas Law.
• Nous sommes un cabinet-boutique qui se distingue des autres. Le nom de notre étude peut avoir une consonance plutôt archaïque, mais notre attitude est résolument moderne. Nous sommes passionnées par l’exercice du droit et nous sommes dévouées à nos clients et clientes. Nous croyons en un processus collaboratif de responsabilisation qui donne des résultats concrets. Vous pouvez vous fier à notre expérience, notre expertise, notre esprit d’innovation et notre savoir-faire. C’est la vérité… ou veritas !
• La vérité et l’intégrité sont nos valeurs fondamentales.
• Nous faisant l’embauche de candidats qui sont motivés, qui ont de l’attention au détail avec une bonne éthique de travail, de l’intégrité et de l’engagement au service à la clientèle.

Horaire de travail et environnement de travail

• Du lundi au vendredi 8h15 à 4h30 (avec possibilité de flexibilité en fonction des délais)
• Équilibre entre vie professionnelle et vie privée, des objectifs d’équipe, des activités et des sorties

DESCRIPTION DU POSTE

• Préparation des correspondances et des documents juridiques;
• Veillez à la mise à jour détaillée et précise des dossiers électroniques et formats papier;
• Rencontrer les échéanciers, être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de prioriser ;
• Organiser, planifier et hiérarchiser les exigences du travail juridiques;
• Livraison de documents à courte échéance, incluant les courses à la banque et autres déplacements aux fins de la pratique juridique;
• Administrer et priorité à l’agenda de l’avocate, fixer des rendez-vous avec les clients et coordonner les comparutions avec la Cour;
• Assurer la réception, le filtrage et l’acheminement des communications téléphoniques et électroniques, faire l’accueil des clients, gérer les attentes des clients et communiquer avec de tierces parties en temps opportun;
• Correction d’épreuves, saisie de données, faire des photocopies, numériser et accomplir toute autre tâche connexe reliée à la gestion du bureau;
• Révision et priorité du courrier, des courriels et des télécopies;
• Accomplir des tâches de comptabilité, entrées dans le système de comptabilité, ouverture de dossiers, fermeture de dossiers, facturation, comptabilisation des débours et dépenses ainsi que d’autres entrées;
• Procéder à l’accueil des clients et l’entrevue, compléter les recherches de conflits et ouverture des dossiers des nouveaux clients;
• Traitement de dossiers volumineux avec la capacité d’utiliser la technologie et d’organiser les dossiers avec diligence; et
• Toutes les tâches doivent être complétées avec une attention au détail élevé et précise.

PROFIL RECHERCHÉ

• Avoir une excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Bonne connaissance en communication écrite et verbale avec une capacité démontrée à fournir un service à la clientèle supérieur;
• Détenir un diplôme de paralégal ou d’assistante juridique d’une institution postsecondaire reconnue et posséder au moins une année d’expérience en secrétariat juridique ou ayant travaillé en tant qu’adjointe administrative serait un atout;
• Connaissance des programmes Microsoft, incluant Outlook, Word, Adobe et Excel;
• Connaissance à relire des documents, maîtrise à l’orthographe et la grammaire;
• Excellentes habiletés d’analyse et d’une attention au détail;
• Excellentes habiletés en organisation et gestion du temps;
• Capacité de faire du travail autonome ainsi qu’en équipe;
• Excellente relation interpersonnelle et en communication;
• Faire de la dictée, de la transcription et qualification de dactylographie;
• Capacité de suivre des instructions avec supervision minimale et capacité de prendre de l’initiative; et
• Capacité d’exercer un bon jugement.

Rémunération et avantages selon l’expérience:

• Rémunération entre 32 000 $ à 44 000 $ par année, selon l’expérience, l’éducation et peut excéder le salaire annoncé selon la séniorité;
• 50% des primes d’assurance d’une couverture médicale pour un plan célibataire;
• Code vestimentaire décontracté les vendredis;
• Opportunités d’avancement de carrière, de développement professionnel et de formation;
• 1 journée par mois de vacances payées, journées de maladies et allocation de journées personnelles;
• Stationnement sous-terrain;
• Cellulaire; et
• Ordinateur portable.

Comment postuler

Veuillez soumettre votre résumé et votre lettre de couverture à:

Tracy Peters

tracy@droitveritaslaw.com

La date d’échéance pour postuler est le 13 juillet 2023.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

Job Type: Full-time

Salary: $32,000.00-$60,000.00 per year

Benefits:

• On-site parking

Schedule:

• Monday to Friday

Work Location: In person

Application deadline: 2023-07-13