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Form of work
SalaryCompensation Pay Range:
$0.00-$0.00 Summary:
JOB DESCRIPTION
Posting #RI-24-012
Posting Period – March 21 to April 4, 2024
POSITION:
Program Coordinator - Canadian Donation and Transplantation Research Program
TERM:
1.0 FTE. 1 year contract with possibility of renewal
SALARY:
Will commensurate with skills and experience with a range of $50,000- $70,000 plus benefits.
REPORTS TO:
Dr. Sonny Dhanani
Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEO RI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth, and family in our community and beyond.
CHEO RI has an immediate requirement for a Program Coordinator.
The Canadian Donation and Transplantation Research Program (CDTRP) is currently recruiting a full-time Program Coordinator to join our team. Our organization’s mission is to drive advances in Canadian donation and transplantation research and mobilize knowledge so that every wish to donate is fulfilled and transplantation is transformed from a treatment to a lasting and sustainable cure.
The CDTRP Program Coordinator is responsible for executing all communications and event-related activities of the network. Reporting to the Manager, Patient, Family and Donor Partnerships and Knowledge Mobilization, the role ensures consistency in messaging, content, and in the network visual identity, aligned with the strategic goals of CDTRP. The Project Coordinator will support knowledge mobilization and communications for research projects and central network activities involving events, visual and graphic design, and dissemination through the CDTRP media platforms and partnership network. In addition, they assist with material development and dissemination for the promotion and recruitment of studies. They are a main point of contact with partner organizations for collaboration on knowledge mobilization and communication-related tasks. The CDTRP Program Coordinator works closely with the CDTRP Research Services platform to support projects, assess needs, implement requests, and evaluate success and with the CDTRP Patient, Family, and Donor Platform to coordinate with support for patient, family, and donor partner engagement.
RESPONSIBILITIES
Under the general supervision of Dr. Dhanani and the CDTRP Manager of Patient, Family and Donor Partnerships and Knowledge Mobilization the Program Coordinator will:
Event Coordination (0.4 FTE):
- Leads planning and is responsible for the successful delivery of events in virtual, hybrid, and/or in-person format.
- Carry out tasks associated with the realization of events (responses to requests for information, sending of documents, logistics, follow-up with suppliers and partners, registration follow-up, etc.).
- Coordinate and supervise all aspects related to event logistics and promotion, from the guest list to the food served, including equipment reservations and promotional strategies.
- Creation of social media content and communications kit for partners; outreach to external partners as required for event promotion strategies.
- Coordination of graphic design and presentation of all visual aspects of the event.
- Coordinate and support speakers, moderators and staff.
- On-site presence and logistical management for in-person events.
- Secure suppliers and personnel as needed.
- Develop production schedules, production files, technical follow-up of events to be produced.
- Act as a liaison between suppliers and the network.
- Work in close collaboration with all individuals and organizations involved in delivering the event.
- Ensure the smooth running of the event and that all follow-up, including preparing event reports is completed.
- Coordination of video editing for recorded events.
Knowledge Mobilization and Communications Coordination (0.4 FTE):
Maintain Communications Channels and Network
- Create content for social media platforms (Facebook, X, LinkedIn, Instagram).
- Community management on social networks (Facebook, X, YouTube, LinkedIn).
- Support establishing relationships with communications staff of partner organizations and liaise with them.
- Propose, collect and evaluate performance indicators of communication and event metrics (Google Analytics, social media, and others).
Provide Support for Research Projects
- Lead the co-development of knowledge mobilization plans, closely collaborating with teams and ensuring their deployment, coordination and follow-up
- Organizing meetings with research teams and partners
- Communicating with internal teams, research teams, and external stakeholders and partner organizations.
Patient, Family, and Donor Partner Coordination (0.2 FTE):
- Coordinate and interact with Platform Leads, members, partners, and stakeholders.
- Support recruitment, onboarding, engagement, and remuneration of PFD Research Partners by participating in meetings and interviews, arranging follow-up, and liaising with research teams and financial department.
- With the Platform leads, assist CDTRP-engaged research projects with their requirements in involving PFD Partners.
- Assist in planning CDTRP initiatives which involve PFD Research Partnerships, including conference calls, webinars, and events including the annual PFD Research Forum
- Determine action plans and follow-up with various parties.
QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES
Technical Skills: The candidate must be computer literate (Windows or iOS) and accustomed to or be a quick learner for tools such as Slack, Asana, Google Suite (primarily Google Calendar), Insightly, Zoom, Microsoft Word and Excel, and others as required. Proficient in social media platforms, Canva, and WordPress.
Organizational Skills: The candidate must excel at coordination and organization. Must be able to handle multiple projects and prioritize accordingly.
Teamwork and Communication Skills: The candidate must have exceptional interpersonal skills and demonstrate flexible and adaptable communication capabilities. Must be able to effectively collaborate with team members, academic researchers, and stakeholders in a fast-paced, people-oriented environment. The candidate must have excellent communication skills; written and oral English and French is essential. Other languages would be an asset.
Autonomy / Problem Solving: The candidate must work independently yet excel at interacting with various people in a virtual environment. The candidate must be able to use their judgement to identify when issues should be escalated and bring them forward in a timely manner. The candidate must demonstrate adaptability in situations involving changes and an ability to evaluate and properly adapt.
EDUCATION AND EXPERIENCE: Degree in a life science or other relevant discipline or equivalent work experience in a field related to donation or transplantation. Familiarity with the Canadian donation and transplantation research community is a strong asset.
WORKING CONDITIONS
Will be required to travel to attend meetings (typically twice annually).
This is a remote position: the candidate can work from anywhere in Canada with reliable high-speed internet.
OTHER REQUIREMENTS
- Eligible to work in Canada;
- Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
- Police Record Check.
TO APPLY
Please send a complete CV and cover letter, indicating the position you are applying and including short description of your experience in increasing equity, diversity and inclusion or supporting a diverse community, to Dr. Dhanani by emailing: info@cdtrp.ca
The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at
researchhr@cheo.on.ca
. The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.
CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.
Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.
DESCRIPTION DE L’EMPLOI
Numéro d’affichage RI‑24‑012
Période d’affectation – du 21 mars au 4 avril, 2024
POSTE :
Coordonnateur(trice) de programme - Programme de recherche en don et transplantation du Canada
DURÉE :
1,0 ETP. Contrat d’un an, avec possibilité de renouvellement
SALAIRE :
Sera proportionnel aux compétences et à l’expérience et se situera dans une fourchette allant de 50 000 $ à 70 000 $, plus les avantages.
RELÈVE DE :
Dr Sonny Dhanani
L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Le CHEO est un établissement et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivité. L’IR du CHEO vise à créer de nouvelles connaissances et de nouvelles données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial à nos enfants. Notre mission, à l’IR du CHEO, est de réunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivité et ailleurs.
L’IR de CHEO a immédiatement besoin d’un.e coordonnateur.trice de programme.
Le Programme de recherche en don et transplantation du Canada (PRDTC) recrute actuellement un(e) coordonnateur(rice) de programme à temps plein pour se joindre à notre équipe. Le PRDTC a pour mission de faire progresser la recherche sur le don et la transplantation au Canada et de mobiliser les savoirs afin que chaque personne désireuse de faire un don puisse le faire et que la transplantation passe du statut de traitement au statut de remède durable.
Le ou la coordonnateur(trice) du PRDTC est responsable de l’exécution de toutes les communications et les activités liées aux événements du réseau. Relevant du gestionnaire, Partenariats avec les patients, les familles et les donneurs et mobilisation des connaissances, le ou la titulaire du poste veille à l’uniformité des messages, du contenu et de l’identité visuelle du réseau, conformément aux objectifs stratégiques du PRDTC. Le ou la coordonnateur(rice) de projet appuiera la mobilisation des connaissances et les communications pour les projets de recherche ainsi que les activités centrales du réseau comprenant des événements, la conception visuelle et graphique et la diffusion par l’entremise des plateformes médiatiques et du réseau de partenariat du PRDTC. De plus, cette personne contribuera à l’élaboration et à la diffusion de matériel pour la promotion et le recrutement d’études. Elle est un point de contact principal avec les organismes partenaires pour la collaboration sur la mobilisation des connaissances et les tâches liées à la communication. La personne assurant la coordination du programme du PRDTC travaille en étroite collaboration avec l’équipe de la plateforme des services de recherche du PRDTC pour appuyer les projets, évaluer les besoins, mettre en œuvre les demandes et évaluer le succès, ainsi qu’avec l’équipe de la Plateforme de partenariat patients, familles et donneurs du PRDTC pour coordonner avec le soutien à l’engagement des partenaires patient(e)s, familles et donneur(se)s.
RESPONSABILITÉS
Sous la supervision générale du Dr Dhanani et du gestionnaire du PRDTC des partenariats avec les patient(e)s, les familles et les donneur(se)s et de la mobilisation des connaissances, le ou la coordinateur(rice) aura les tâches suivantes :
Coordination des événements (0,4 ETP) :
- Diriger la planification et être responsable de la prestation réussie d’événements virtuels, hybrides ou en personne;
- Effectuer les tâches associées à la réalisation des événements (réponses aux demandes d’information, envoi de documents, logistique, suivi auprès des fournisseurs et des partenaires, suivi des inscriptions, etc.);
- Coordonner et superviser tous les aspects liés à la logistique et à la promotion d’événements, de la liste des invités à la nourriture servie, y compris les réservations d’équipement et les stratégies promotionnelles;
- Créer du contenu pour les médias sociaux et une trousse de communication pour les partenaires; communication avec les partenaires externes, au besoin, pour les stratégies de promotion de l’événement;
- Coordonner la conception graphique et la présentation de tous les aspects visuels de l’événement;
- Coordonner et soutenir les conférencier.ère.s, les modérateur(trice)s et le personnel;
- Être sur place et gestion logistique pour les événements en personne;
- Trouver des fournisseurs et du personnel au besoin;
- Élaborer des calendriers de production, des fichiers de production et un suivi technique des événements à produire;
- Assurer la liaison entre les fournisseurs et le réseau;
- Travailler en étroite collaboration avec les personnes et organismes qui participent à l’organisation de l’événement;
- Assurer le bon déroulement de l’événement et s’assurer que tous les suivis, y compris la préparation des rapports d’événement, sont effectués;
- Coordonner le montage vidéo des événements enregistrés.
Mobilisation des connaissances et coordination des communications (0,4 ETP) :
Maintenir les canaux de communication et le réseau;
- Créer du contenu pour les plateformes de médias sociaux (Facebook, X, LinkedIn, Instagram);
- Assurer la gestion communautaire sur les réseaux sociaux (Facebook, X, YouTube, LinkedIn);
- Appuyer l’établissement de relations avec le personnel des communications des organismes partenaires et assurer la liaison avec eux;
- Proposer, recueillir et évaluer les indicateurs de rendement des mesures des communications et des événements (Google Analytics, médias sociaux et autres);
Soutenir les projets de recherche;
- Diriger l’élaboration conjointe de plans de mobilisation des connaissances, collaborer étroitement avec les équipes et assurer leur déploiement, leur coordination et leur suivi;
- Organiser des réunions avec des équipes de recherche et des partenaires;
- Communiquer avec les équipes internes, les équipes de recherche, les parties prenantes externes et les organismes partenaires.
Coordination patient(e)s, familles et donneur(se)s (0,2 ETP) :
- Coordonner et interagir avec les responsables de la plateforme, les membres, les partenaires et les parties prenantes;
- Appuyer le recrutement, l’intégration, la mobilisation et la rémunération des partenaires de recherche patient(e)s, familles et donneur(se)s (PFD) en participant aux réunions et aux entrevues, en organisant un suivi et en assurant la liaison avec les équipes de recherche et le service des finances;
- Avec les responsables de la plateforme, aider les projets de recherche engagés par le PRDTC à répondre à leurs exigences en matière de participation des partenaires PFD;
- Participer à la planification des initiatives du PRDTC qui font appel à des partenariats de recherche PFD, y compris des conférences téléphoniques, des webinaires et des événements, dont le Forum annuel de recherche des PFD;
- Établir des plans d’action et faire un suivi auprès des diverses parties.
QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS
Compétences techniques : La personne doit avoir une bonne connaissance de l’informatique (Windows ou iOS) et être en mesure d’apprendre rapidement avec des outils comme Slack, Asana, Google Suite (principalement Google Calendar), Insightly, Zoom, Microsoft Word et Excel ainsi que d’autres, le cas échéant. Maîtrise des plateformes de médias sociaux, de Canva et de WordPress.
Compétences organisationnelles : La personne doit avoir un sens de la coordination et de l’organisation exceptionnel. Capacité à gérer plusieurs projets et à établir des priorités en conséquence.
Travail d’équipe et aptitudes en communication: La personne doit posséder un excellent entregent ainsi que faire preuve de souplesse et d’adaptabilité lorsqu’elle communique avec d’autres personnes. En effet, elle doit être en mesure de collaborer efficacement avec les membres des différentes équipes, les chercheur(euse)s universitaires et les parties prenantes dans un environnement axé sur les personnes et au sein duquel les activités se déroulent à un rythme rapide. La personne doit avoir d’excellentes aptitudes en communication; il est essentiel qu’elle soit en mesure de communiquer en anglais et en français à vive voix et par écrit. La maîtrise d’autres langues constituerait un atout.
Autonomie et résolution de problèmes : La personne doit travailler de façon autonome tout en ayant des interactions fructueuses avec diverses personnes dans un environnement virtuel. La personne doit être en mesure de faire preuve de jugement afin de déterminer quand les problèmes doivent être acheminés à un niveau supérieur et, le cas échéant, de les signaler en temps opportun. La personne doit être en mesure d’analyser les situations comportant des changements et de bien s’adapter à ces derniers.
ÉTUDES ET EXPÉRIENCE : Diplôme en sciences de la vie ou dans une autre discipline pertinente ou expérience de travail équivalente dans un domaine lié au don ou à la transplantation. Une bonne connaissance du milieu canadien de la recherche sur les dons et les transplantations constitue un atout important.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Déplacements nécessaires pour assister à des réunions (habituellement deux fois par année).
Poste à distance: la personne peut travailler de n’importe où au Canada à condition d’avoir un service Internet haute vitesse fiable.
AUTRES EXIGENCES
- Être autorisé(e) à travailler au Canada;
- Respecter la politique universelle de vaccination contre la COVID‑19 de l’IR du CHEO;
- Vérification du casier judiciaire.
POUR POSTULER
Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation au Dr Dhanani par courriel à l’adresse suivante :
info@cdtrp.ca
. N’oubliez pas d’indiquer le poste auquel vous postulez et d’inclure une brève description de votre expérience en matière d’accroissement de l’équité, de la diversité et de l’inclusion ou de soutien à une communauté diversifiée. L’Institut de recherche de CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous sommes heureux de recevoir les demandes de tous les candidats qualifiés. Les candidats qui auront besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi sont priés d’envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario à l’adresse suivante :
researchhr@cheo.on.ca
. L’Institut de recherche de CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l’éducation et l’avancement professionnel, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux parcours de carrière et aux perspectives diversifiées et non traditionnelles et nous valorisons les compétences telles que la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous invitons les membres des minorités racialisées, des peuples autochtones, les personnes handicapées, les personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que d’autres personnes qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires, à présenter leur demande afin de collaborer de manière productive avec des communautés diverses.
L’IR du CHEO n’utilise pas l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.
Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.
