Recruitment Coordinator, Human Resources - Temporary Full-Time (1.0)

POSITION SUMMARY

The Recruitment Coordinator performs duties relating to the administration of the recruitment and selection process. This position is responsible for job postings, candidate screening, employment offer letters and new hire documentation. The Recruitment Coordinator acts as the main point of contact for candidates, employees and hiring managers for recruitment process-related inquiries.

MAIN RESPONSIBILITIES (This is not an exhaustive list)

• Responsible for the administration of the recruitment and selection process.
• Provide information and guidance on recruitment process related matters to hiring managers, candidates and employees of various departments/units within assigned client portfolio.
• Prepare and post job postings and advertisements (internally and externally)
• Screen applicants based on the job posting requirements and make recommendations to hiring managers by preparing candidate short lists
• Determine candidate eligibility to entitlements (salary and benefits)
• Prepare offer of employment letters in consultation with hiring managers
• Provide information to job applicants on employment requirements and terms and conditions of employment
• Ensure proper new hire documentation is received prior to their start date
• Ensure appropriate testing is conducted (i.e. language testing)
• Review candidate pools for hard to fill positions
• Notify applicants of results of selection process
• Ensure adherence to policies, procedures and collective agreements for all transactions related to the recruitment process.
• Maintain the integrity, accuracy and confidentiality of competition files as per established procedures and guidelines. Audit competition files as required.
• Enter data on tracking sheets and HRIS system, prepare reports and documents and make recommendations as required.
• Participate in Human Resources processes review and supports Human Resources projects as required.

EDUCATION/EXPERIENCE:

• College Diploma or University Degree in Human Resources Management or related field or combination of relevant education and experience (Essential)
• Minimum of one (1) year’ experience in a Human Resources field, preferably in a unionized environment

ADDITIONAL COMPETENCIES/SKILLS:

• Criminal Record Check (CRC) (Essential)
• Strong understanding of the HR functions and processes (Essential)
• Working knowledge of applicable laws and legislation including the Employment Standards Act, Human Rights Act, Labour Relations Act the Occupational Health and Safety Act; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety.
• Demonstrated ability to work in a fast paced environment (Essential)
• Pleasant manner and tactful in dealing with the public, excellent communication, interpersonal and organizational skills (Essential)
• Demonstrated initiative, customer service and team work skills (Essential)
• Proficiency in the use of MS Office products and good general knowledge of payroll/HR information systems (Essential)
• Ability to work with and manipulate data (Essential)
• Bilingualism (English/French) (Preferred)
• CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, o presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

RÉSUMÉ DU POSTE

Le coordonnateur du recrutement exécute des tâches liées à l’administration du processus de recrutement et de sélection. Le titulaire du poste est chargé de l’affichage des postes à pourvoir, de la présélection des candidats, des lettres d’offre d’emploi et de la documentation relatives aux nouvelles embauches. Il agit comme point de contact principal pour les candidats, les employés et les gestionnaires d’embauche concernant les demandes de renseignements liées au processus de recrutement.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (La liste n’est pas exhaustive.)

• Responsable de l’administration du processus de recrutement et de sélection.
• Fournir de l’information et des conseils sur les questions liées au processus de recrutement aux gestionnaires d’embauche, aux candidats et aux employés de divers services ou de diverses unités au sein du portefeuille désigné de clients.
• Préparer et afficher les offres d’emploi et les annonces (à l’interne et à l’externe)
• Présélectionner les candidats en fonction des exigences de l’offre d’emploi et faire des recommandations aux gestionnaires d’embauche en préparant des listes restreintes de candidats
• Déterminer l’admissibilité du candidat aux versements (salaire et avantages sociaux)
• Préparer les lettres d’offre d’emploi en consultation avec les gestionnaires d’embauche
• Fournir de l’information aux demandeurs d’emploi sur les exigences d’emploi et les conditions d’emploi
• S’assurer que la documentation appropriée pour les nouveaux employés est reçue avant leur date de début
• S’assurer que les tests appropriés sont effectués (c.-à-d. tests de langue)
• Examiner les bassins de candidats pour les postes difficiles à pourvoir
• Informer les candidats des résultats du processus de sélection
• Assurer le respect des politiques, procédures et conventions collectives pour toutes les transactions liées au processus de recrutement
• Maintenir l’intégrité, l’exactitude et la confidentialité des dossiers de concours conformément aux procédures et aux directives établies. Procéder à la vérification des dossiers de concours au besoin.
• Saisir les données sur les feuilles de suivi et dans le système d’information sur les ressources humaines (SIRH), préparer les rapports et les documents et faire des recommandations au besoin.
• Participer à l’examen des processus de ressources humaines et appuyer les projets de ressources humaines au besoin.

ÉTUDES ET EXPÉRIENCE

• Diplôme collégial ou universitaire en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe ou agencement d’études et d’expérience pertinentes (essentiel)
• Minimum d’un (1) an d’expérience dans un domaine des ressources humaines, de préférence dans un milieu syndiqué

COMPÉTENCES ET HABILETÉS SUPPLÉMENTAIRES

• Vérification de casier judiciaire (VCJ) (essentiel)
• Bonne compréhension des fonctions et processus des RH (essentiel)
• Connaissance pratique des lois et de la législation applicables, y compris la Loi sur les normes d’emploi, la Loi sur les droits de la personne, la Loi sur les relations de travail et la Loi sur la santé et la sécurité au travail; connaissance générale des politiques et procédures d’entreprise ou du service liée à la santé et la sécurité.
• Capacité avérée à travailler dans un environnement avec un rythme trépidant (essentiel)
• Manière agréable et tact dans les relations avec le public, excellentes aptitudes à la communication, aux relations interpersonnelles et à l’organisation (essentiel)
• Compétences avérées en matière d’initiative, de service à la clientèle et de travail en équipe (essentiel)
• Maîtrise de l’utilisation des produits MS Office et bonne connaissance générale des systèmes d’information de la paie ou des RH (essentiel)
• Capacité à travailler avec des données et à les manipuler (essentiel)
• Bilinguisme (anglais-français) (privilégié)

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à jobs@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

Job Types: Full-time, Fixed term contract

Salary: $28.04-$34.47 per hour

Expected hours: 37.5 per week

Schedule:

• Monday to Friday

Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1H 8L1