Technicien ou technicienne en administration

Le 8 janvier 2024

SN 2324-82

Technicien ou technicienne en administration
Direction des études

| LES DÉFIS QUI VOUS ATTENDENT |

Le rôle principal et habituel de la personne à participer aux opérations techniques liées aux calculs relatifs à la charge et à l'allocation du personnel enseignant, aux calculs de prévision de la fréquentation scolaire et à la confection d’horaires. Elle maintient à jour les informations relatives aux enseignants dans COBA. Elle peut être appelée à soutenir les opérations relatives à l'admission, à l'inscription, au choix de cours, au reclassement des études, à la gestion du dossier de l’étudiant et du fichier informatique.

De façon plus spécifique, la personne assume les responsabilités suivantes :

• Participer aux différentes opérations du cheminement étudiant et du registrariat tant pour l’enseignement régulier que pour la formation continue;
• Effectuer la saisie de données dans COBA pédagogie relativement à la gestion de la tâche enseignante;
• Participer à la mise à jour des calculs de CI des enseignants et valider les informations sur le portail pédagogique Colnet;
• Produire différents rapports et extraire des informations du système COBA en vue de réaliser la prévision de la fréquentation scolaire et la répartition des ressources enseignantes;
• Participer à la mise à jour de la liste des cours offerts;
• Participer à la fabrication de l’horaire maître par la réalisation de maquettes horaires et la préparation de données dans Coba et Timetabler;
• Effectuer la vérification des composantes de formation des inscriptions-cours afin d’assurer le financement adéquat;
• Aider et supporter techniquement le Service de l’organisation pédagogique;
• Vérifier les conditions d’admissibilité des étudiants en situation particulière conformément aux exigences du Ministère et participer aux vérifications administratives, externes et ministérielles;
• Recueillir, analyser et prépare les données ou les informations en vue de produire des rapports et des statistiques et collaborer avec son supérieur à établir le procédurier et l’échéancier des opérations;
• Effectuer le classement inhérent à son travail.

| PROFIL RECHERCHÉ |

• Capacité à gérer des échéanciers serrés, à travailler plusieurs dossiers à la fois et à déterminer les priorités.
• Esprit analytique, intérêt pour la résolution de problème et souci du détail.
• Discrétion, minutie et sens de l’organisation sont des qualités importantes.
• Aptitudes pour un excellent service à la clientèle (patience, courtoisie et rigueur en tout temps).
• Aptitudes à travailler en équipe et sous pression en période de pointe.

| EXIGENCES |

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié, notamment en comptabilité et gestion, bureautique ou gestion de commerce. En cas de difficulté de recrutement, les candidatures possédant toute autre combinaison d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente pourraient être considérées.
• Habiletés dans l’utilisation de Word et Excel. Des tests avec un seuil de réussite de 70% seront administrés.
• Maîtrise du français oral et écrit. Des tests avec un seuil de réussite de 70% seront administrés.
• Habiletés dans l’usage de bases de données et de logiciels informatiques: systèmes propres au domaine de l’éducation : Ariane, Charlemagne, Socrate, SYSEC, etc.
• La personne utilise principalement Coba pédagogie, Coba Finances/RH, Timetabler et Excel dans le cadre de ses fonctions.
• La personne embauchée s’engage à suivre la formation nécessaire et à maîtriser les logiciels et applications mentionnés sur l’affichage.

| INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES |

• 
  Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et 13h00 à 16h00, 35 heures par semaine.
• Durée : Jusqu’au retour de la titulaire du poste.
• Supérieur immédiat : Sylvain Rousseau
• Titulaire du poste: France Bélisle

| ÊTRE UN PERSONNEL DE SOUTIEN AU COLLÈGE LIONEL-GROULX |

• C’est participer à l’offre d’une formation reconnue et de qualité à travers 31 programmes préuniversitaires, techniques et de formation continue pour une population étudiante de plus de 6000 étudiants.
  
• C’est profiter de conditions de travail concurrentielles, avec 20 journées de vacances, une généreuse banque de congés, l’accès à un programme de santé et de bien-être, des possibilités de perfectionnement, un régime d’assurances collectives et un fonds de pension (Retraite Québec).
  
• C’est collaborer au sein d’une équipe multidisciplinaire, engagée et investie dans le nouveau plan stratégique 2021-2026.

Plan de classification personnel de soutien

| PROCESSUS D’EMBAUCHE |

Le Collège Lionel-Groulx remercie toutes les personnes de leur intérêt, mais ne communiquera qu’avec celles retenues.

Le Collège applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités ethniques et visibles, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Pour favoriser l’application de notre programme, nous suggérons aux candidats et candidates de nous indiquer s’ils ou elles font partie d’un de ces groupes. Des mesures d’accommodement pourraient être offertes sur demande, lors du processus de sélection, pour les candidats et candidates ayant des besoins particuliers.