Position:    Intern

Position Type: Full time Internship (4 -6 months), Monday to Friday, 35 hours

Language of work: English

Location: 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Starting date: April/May 2024

About the position :

Reporting to the Director of Operations and Alumni Relations, the intern will provide administrative and program support to various events, special projects and alumni activities. The intern will work with various team members of the Foundation, school and volunteer community, including the TFS Alumni Association.

Duties and Responsibilities

• Provide administrative and project management support for alumni and Foundation programming, including events, communications (inc.social media) and volunteer management.
• Assist in implementation of a range of events in collaboration with alumni, volunteers and school staff
• Work closely with team members, administration, volunteers and alumni in coordinating various aspects of Foundation events from implementation to execution and post event summary reports.
• In collaboration with the Director, prepare and oversee the execution of invitations, RSVP forms, marketing materials, and social media for dissemination within the communit
• In coordination with the Director, provide support to the TFS Alumni Association Executive, including meeting preparation and minute
• Help source and secure special guests and presenters for events and student programs
• Maintain record of event-related contact management in the Raiser’s Edge database
• Assist with data quality projects dans documentation of business operation processes
• Support data entry and updating record information in the database
• Prepare updates and postings for social media and website platforms
• Provide administrative support to Foundation leadership, as needed
• Perform other duties as assigned

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows: 

Education:     

• Enrolled in or graduate of a post-secondary program, ideally in communications, fundraising or management.

Experience:    

• Previous experience working in an office setting.  

Technical Skills:         

• Demonstrated ability to work effectively and communicate with a variety of stakeholders, including donors, volunteers, sponsors and staff.

• Great writing, proofreading and editing skills, with experience in writing and producing communication materials.

• Project management and organizational skills with a proven ability to meet deadlines and lead multiple projects simultaneously.

• Excellent interpersonal skills and collaborative working style. Proven ability to exercise tact, discretion, and good judgment.

• Experience using databases is an asset

• Budget management skills

• Good facility with software such as the Microsoft Office suite (Word, excel, PowerPoint), Adobe InDesign, Canva and other design platforms.

Language skills:

• Excellent written and verbal communications skills in English. French is an asset. 

Performance Skills:   

• Must be able to work independently, exercise initiative with strong prioritizing and organizational skills. 

• Self-motivated with the ability to coordinate multiple tasks simultaneously.  Must be able to manage multi-phase projects from inception to completion in a fast-paced environment.

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Poste :  Stagiaire  

Type de poste : Plein temps, Stage (4 à 6 mois), du lundi au vendredi, 35 heures

Langue de travail : Anglais

Lieu de travail : 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7.

Date de début : Avril/Mai 2024

La position

Reportant à la directrice, des opérations et relations avec les anciens élèves, le/la stagiaire fournira un soutien administratif et de programmation à divers événements, projets spéciaux et activités des anciens élèves. Le/la stagiaire, travaillera avec divers membres de l'équipe de la fondation, de l'école et de la communauté des bénévoles, y compris l’association des anciens élèves de TFS.

Tâches et responsabilités

• Fournir un soutien administratif et de gestion de projet pour les programmes des anciens élèves et de la Fondation y compris les événements, les communications (y compris les médias sociaux) et la gestion des bénévoles

• Participer à la mise en place d’une série d'événements en collaboration avec les anciens élèves, les bénévoles et le personnel de l’école

• Travailler en collaboration avec les membres de l’équipe, l’administration, les bénévoles et les anciens élèves pour coordonner les différents aspects des événements de la Fondation, de la mise en œuvre et aux rapports de synthèse après l'événement

• En collaboration avec la directrice, préparer et superviser l’exécution des invitations, des formulaires RSVP, du matériel de marketing et des médias sociaux pour diffuser au sein de la communauté

• En collaboration avec la directrice, fournir un soutien à l’exécution de l’Association des anciens élèves de la TFS, y compris la préparations des réunions et les comptes rendus

• Aider à trouver des invités spéciaux et des présentateurs pour les évènements et les programmes étudiants

• Maintenir un registre de gestion des contacts liés aux événements dans la base de données Raiser’s Edge

• Aider aux projets de qualité des données et à la documentation des processus opérationnels

• Soutenir la saisie des données et la mise à jour des informations dans la base de données

• Préparer les mises à jour et les affichages pour les médias sociaux et les plateformes du site web

• Fournir un soutien administratif à la direction de la Fondation, selon les besoins

• Effectuer d’autres tâches selon les besoins

La personne que nous recherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil du candidat idéal est le suivant :

Éducation :      

• Inscrit ou diplômé d'un programme post-secondaire, idéalement en communication, collecte de fonds ou gestion.

Expérience :     

• Expérience préalable du travail dans un bureau. 

Compétences techniques :       

• Capacité démontrée à travailler efficacement et à communiquer avec une variété de parties prenantes, y compris les donateurs, les bénévoles, les commanditaires et le personnel.

• Excellentes compétences en rédaction, de relecture et d’édition, avec une expérience dans la rédaction et la production de documents de communication.

• Compétences en matière de gestion de projet et d’organisation, avec une capacité avancée à respecter les délais et à diriger plusieurs projets simultanément

• Excellentes compétences interpersonnelles et style de travail collaboratif. Capacité avancée à faire preuve de tact, de discrétion et de bon jugement

• Expérience d’utilisation de base de données serait un atout

• Compétences en matière de gestion budgétaire

• Bonne connaissance à l’utilisation des logiciels tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint), Adobe InDesign, Canva et autres plateformes de conception.

Compétences linguistiques :     

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais. Le français constitue un atout. 

Compétences en matière de rendement :         

• Doit être capable de travailler de manière indépendante, de faire preuve d'initiative avec de solides compétences en matière de priorisation et d'organisation. 

• Être motivé(e) et capable de coordonner plusieurs tâches simultanément.  Doit être capable de gérer des projets à phases multiples, du début à la fin, dans un environnement au rythme soutenu.

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