Adjoint(e) administratif(ve)

Offre d’emploi : Adjoint.e administratif.ve

Vous aimez être la personne qui agit en soutien à l’équipe pour le bon fonctionnement général d’une organisation? Assurer la bonne utilisation des outils et procédures, trouver une solution pour rendre plus efficace le classement, ou vous mettre en mode amélioration continue en jouant le rôle de facilitateur.trice? Vous aimez venir en aide à toustes les membres de l’équipe lorsque nécessaire parce que vous êtes une personne de solutions? Votre débrouillardise, votre souci du détail et votre capacité à vous adapter rapidement sont reconnues? Vous êtes un.e joueur.se d’équipe? Vous êtes peut-être la personne que nous recherchons!

Au Collectif Récolte, l’adjoint.e administratif.ve est impliqué.e à plusieurs niveaux et soutient l’ensemble des activités de l'organisation, en plus de contribuer à la structuration interne et à l’implantation de processus facilitants pour faire du Collectif Récolte une organisation plus efficiente.

RESPONSABILITÉS

Administration: ressources humaines

• Vérifie et valide les feuilles de temps, produit les rapports et fais le suivi avec le service comptable pour le traitement de la paie ;
• Effectue les calculs et les mises à jour des banques de congés, fériés et vacances ;
• Assure la mise à jour du profil des employé.e.s dans les différents outils ;
• Participe au processus de recrutement (affichage) ;
• Contribue au processus d’accueil et de départ des employé.e.s (ouverture et fermeture des dossiers) ;
• Traite les adhésions aux assurances collectives et effectue la mise à jour des profils ;
• Assure le suivi des adhésions au RÉER collectif ;
• Rédige et diffuse les mémos et sondages internes ;
• Répond aux demandes de renseignements et d’actions verbales et écrites de l’ensemble de l’équipe ;
• Met à jour les outils d’optimisation du travail RH et s'assure de leur bon fonctionnement.

Soutien à la comptabilité

• Réceptionne et valide les factures récurrentes ;
• Assure le traitement et le paiement des factures ;
• Classe les factures et met à jour le registre des dépenses ;
• Effectue la conciliation interne mensuelle ;
• Veille à la conformité des entrées dans Quickbooks lors de la révision trimestrielle des états financiers ;
• Crée les réclamations des dépenses pour l’utilisation de matériel personnel ;
• Participe aux tâches de fin d’année civile et financière ;
• Produit et envoie les factures aux client.e.s et veille à la réception des paiements ;
• Contribue à la conception des outils et des documents nécessaires aux suivis des dépenses de l’organisme ;
• Réceptionne et traite les avis des organismes gouvernementaux ;

Administration générale

• Gère la boîte courriel générale et la messagerie vocale de l’organisme ;
• Planifie et anime les rencontres d’équipe ;
• Met en place les processus nécessaires au bon fonctionnement de l'administration  ;
• Contribue à la conception des outils et des documents nécessaires aux activités internes de l’organisme ;
• Effectue la mise à jour des différents documents administratifs internes ;
• Assure une veille sur les nouvelles lois et mesures gouvernementales et en informe la direction ;
• Participe au comité en santé et sécurité au travail
• Soutient la codirectrice aux opérations dans différents dossiers ;
• Collabore avec la responsable des communications au classement et à la tenue d’optimisation du travail (ClickUp, Drive, Airtable, etc.) ;
• Rédige / révise et effectue la mise en page des documents ;
• Soutient les membres de l’équipe dans l’organisation de rencontres internes et externes et dans l’organisation logistique d’événements
• Gère la logistique du bureau (équipement, fournitures, etc.)

Formation et expérience requises

• DEP en bureautique ou secrétariat
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire
• Toute combinaison de formation et/ou d’expérience jugée équivalente sera considérée;
• Connaissance du milieu bioalimentaire et/ou de l’économie sociale et/ou de l’innovation sociale, un atout

Compétences recherchées

• Bonne maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit (capacités de révision un atout)
• Bon niveau en anglais, oral et écrit
• Très bonne maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance des principes du développement durable et de l’économie circulaire (un atout)

Profil recherché

• Rigueur, souci du détail
• Autonomie, initiative
• Organisé.e et sens des responsabilités
• Forte capacité pour le travail collaboratif
• Polyvalence et flexibilité
• Diplomatie et débrouillardise
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Capacité à réagir rapidement et à s’adapter à des situations imprévues

CONDITIONS DE TRAVAIL

• 28h à 35 h/semaine, selon la disponibilité du.de la candidat.e
• Mode de travail hybride (1 jour/semaine au bureau)
• Le bureau est situé au : 5570 rue Cartier, Bureau 204, Montréal, QC, H2H 1X9
• Salaire horaire (selon la structure salariale en vigueur) : 26,99$
• Avantages: Assurances collectives, REER, banque de congés maladie, vacances avantageuses, horaire flexible (vous pouvez faire vos heures sur 4 jours), congé des fêtes payés (environ une semaine)
• Matériel informatique fourni

Le Collectif Récolte vise à refléter et mettre de l’avant, dans son équipe et dans son travail, la diversité des perspectives et réalités vécues à Montréal ainsi que dans d’autres territoires desservis par ses services. Le Collectif Récolte encourage notamment les femmes, les personnes faisant partie de communautés autochtones, de minorités visibles, les personnes en situation de handicap et toute autre personne ayant vécu de la marginalisation à soumettre leur candidature.

Au plaisir de vous rencontrer!

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel

Salaire : 26,99$ par heure

Heures prévues : au minimum 28 par semaine

Avantages :

• Horaires flexibles
• REER Collectif
• Travail à domicile

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi

Expérience:

• comme adjoint.e administratif.ve: 2 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2H 1X9