Adjoint(E) Administratif(Ve)

Adjoint.e administratif.ve à la direction générale

La personne titulaire du poste est affectée au service de la direction générale, du comité de direction, du conseil d’administration et des comités auxquels siègent ses membres. Elle intervient également en appui dans les travaux relatifs à la coordination des ressources humaines.

Vos responsabilités principales :

Soutenir la direction générale:

• Appuyer la direction générale dans la gestion de ses responsabilités et de ses engagements et dans la réalisation des objectifs stratégiques;
• Apporter un soutien administratif à la direction générale (lecture des courriels, rédaction de courriels, prise de notes, logistique de rencontres, etc.);
• Siéger sur le comité organisateur du Rendez-vous annuel Santé Monde.

Soutenir le comité de direction :

• Assister aux rencontres, prendre les notes et rédiger les comptes rendus des rencontres du comité de direction;
• En collaboration avec les directions, assurer le suivi des décisions avec les personnes concernées;
• Participer à l’amélioration continue des processus;
• Tenir à jour le registre des orientations du comité de direction.

Soutenir le conseil d’administration :

• Coordonner les rencontres du conseil d’administration et des comités qui s’y rapportent;
• Préparer les projets d’ordre du jour et la documentation;
• Assister aux rencontres, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux;
• En collaboration avec la direction générale, effectuer le suivi des réunions du conseil d’administration et informer les personnes des décisions prises les concernant ;
• Tenir à jour registre numérique des résolutions.

Appuyer la coordination des ressources humaines :

• En collaboration avec la consultante en gestion des ressources humaines, soutenir les processus de GRH, notamment le recrutement;
• Rédiger les contrats de travail;
• Coordonner le processus d’accueil des nouveaux membres du personnel.

Collaborer au succès de Santé Monde

• Développer ses propres compétences ;
• Participer aux activités où sa compétence est requise (ex. : comités) ;
• Appliquer les mesures de prévention du programme de santé et sécurité au travail ;
• Effectuer les travaux administratifs requis par l’organisation ;

VOUS AVEZ :

• Un diplôme d’étude collégiale en secrétariat, bureautique, ou toute autre discipline pertinente;
• Un minimum de deux ans d’expérience dans un poste administratif similaire;
• Excellent aptitudes avec la suite Office 365
• Une grande capacité d’adaptation et de gestion des priorités;
• Habileté de communiquer en français à un niveau avancé autant à l’orale qu’à l’écrit; un test de français écrit sera demandé aux personnes sélectionnées.
• Habileté de parler en anglais, un atout;
• La capacité à travailler en équipe;
• Le souci du détail, une grande rigueur et le sens de l’organisation;
• Une orientation vers l’action et les solutions;
• Un permis de travail canadien valide.

NOUS OFFRONS :

• Un poste permanent – temps plein (37,5 heures/semaine), avec entrée en fonction dès que possible;
• Une rémunération concurrentielle;
• Une gamme complète d’avantages sociaux (assurances collectives, RÉER collectif, etc.)
• Une politique avantageuse de vacances annuelles, dont des heures de travail réduites pendant la période estivale;
• Un horaire flexible;
• La possibilité de développer ses compétences;
• Une équipe passionnée ayant à cœur le bien-être des gens qui la constitue;
• Possibilité de travailler en mode hybride;
• Vous devez être en mesure de vous déplacer et de travailler au bureau de Québec situé au 2180, chemin Sainte-Foy, 3e étage.

PLUS D’INFORMATION ET PROCÉDURE POUR POSTULER

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Santé Monde valorise la diversité des personnes qu’elle embauche et accompagne : nous favorisons un environnement de travail où les différences individuelles sont reconnues, respectées et valorisées, de façon à développer le plein potentiel de chaque personne. Nous invitons les femmes, les autochtones, les membres de groupes minoritaires ainsi que les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature.

Nous vous remercions de votre intérêt à faire partie de l’équipe Santé Monde !

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 25,00$ à 32,00$ par heure

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Congés payés
• Programme d'Aide aux Employés
• REER Collectif
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• Ville de Québec, QC G1V 0A6: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Expérience:

• Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
• administration: 4 ans (Obligatoire)

Langue:

• Français (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel