Coordinator, Events And Festival Programs

Title: Coordinator, Events and Festival Programs

Reports To: Manager, Events, Festivals and Ceremonies

Anticipated Start Date: April 1, 2024

Contract End Date: Fall 2025

Working with a Canada Games Host Society will be one of the most exciting, rewarding and exhilarating times of your career. A role with the St. John's 2025 Canada Games will provide all that in a collaborative team environment. In a place like no other, St. John's will host a Canada Games like no other. Join us.

Overview of the Position

The Coordinator, Events and Festival Programs is responsible for assisting with the planning and execution of partner engagement events, community activities and Festival programming during Games time. The Coordinator is an integral Host Society team member who builds and cultivates community spirit and support to gain local, provincial and national awareness for the St. John's 2025 Canada Games.

Key Responsibilities

This role will be responsible for, but not limited to:

• Supporting the design, planning, and execution of Festival Programs and pre-Games milestone events, including concerts, mascot appearances, torch relay community Events and partner and sponsorship fundraising events;
• Assisting in the planning of Opening and Closing Ceremonies;
• Coordinating and managing various details and aspects of event operations and execution, including:
  • The development of critical paths, work back schedules, and time management strategies;
  • Vendor and supplier sourcing and management, including reviewing contractual agreements, providing onboarding, ongoing relationship management, and budget oversight;
  • Coordinating and scheduling event volunteers, staff, contractors, and production team members, as required;
  • Conducting operational planning and on-site venue coordination, including overseeing the set-up of decor, catering, entertainment, transportation and equipment;
  • Collaborating with the Brand, Marketing and Communications teams to ensure successful event promotion;
  • Ensuring compliance with accessibility, insurance, legal, and health and safety standards;
• Being a fully engaged team member with a goal of positive and healthy relationships in the workplace
• Executing all responsibilities in a manner which is consistent with the Mission, Vision, and Values of the St. John's 2025 Canada Games, and;
• Fulfilling all other duties as reasonably required.

Education/Experience

• Undergraduate Degree or Diploma in Business Administration, Special Events Planning, Public Relations, Events Management, Marketing, or a related field of study;
• Minimum three (3) years of related work or freelance event planning experience or a combined equivalent of education and work experience.

Qualifications

• A valid Newfoundland and Labrador Class 5 (or higher) operator's license;
• Creative, results-oriented, able to deliver on deadlines and deliverables
• Experience with Google's G Suite programs (e.g. Gmail, Docs, Slides, Forms and Calendar, etc.)
• Knowledge and experience working in a not-for-profit, events, or multi-sport Games environment
• Experience managing, supervising and delegating employees, teams, vendors, suppliers, and contractors;
• Flexible understanding of Events and strong team orientation and coordination style;
• Ability to liaise and interact with multiple partners, locally, provincially and nationally.

Other

• Bilingualism (English and French) is an asset.
• Flexibility to work evenings, weekends, and holidays, as required.

Conditions of Employment

• Office hours are 35-40 hours/week
• All applicants must be legally entitled to work in Canada at the time of application
• RNC Certificate of Conduct and Vulnerable Sector Check are required for all positions
• Credential Checks may be required for specified positions

Applying for this Position

Apply online by 4:00 p.m. NT on Thursday, February 29, 2024. Please note only applications submitted through our careers page will be considered.

The St. John's 2025 Canada Games is committed to employing a qualified workforce, reflecting the belief that diversity and inclusion contribute to a better workplace and skilled team.

Applicants have the right to request an accommodation during the recruitment phase and if invited to progress to an assessment or interview.

We thank all who apply. However, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. No phone calls or emails, please. For more information about the Canada Games, please refer to https://www.canadagames.ca.

Important Note:

The Host Society reserves the right to change, amend or disuse this job description at any time. This document is intended to provide an overview of the required responsibilities and qualifications.
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Titre: Coordonnateur, Programme des événements et des festivals

Supérieur immédiat: Gestionnaire, événements spéciaux, cérémonies et festivals

Date d'entrée en fonction prévue: 1 avril 2024

Date de fin de contrat: Automne 2025

Travailler avec une société hôtesse des Jeux du Canada sera parmi vos expériences professionnelles les plus palpitantes, gratifiantes et exaltantes. Un emploi aux Jeux d'été du Canada 2025 à St. John's c'est tout ça, dans un environnement axé sur la collaboration. St. John's est une ville pas comme les autres; attendez-vous à des Jeux pas comme les autres. Rejoignez-nous

Aperçu du poste

La coordonnatrice ou le coordonnateur, Programme des événements et des festivals assiste la Société hôtesse dans planification et l'exécution des événements d'engagement des partenaires, des activités communautaires et des festivals pendant les Jeux. Membre à part entière de l'équipe de la Société hôtesse, cette personne cultive l'esprit de communauté afin de sensibiliser la population locale, provinciale et nationale aux Jeux du Canada de 2025 à St-John's.

Principales responsabilités

Vos responsabilités seront notamment les suivantes:

• Participer à la conception, à la planification et à l'exécution des festivals et d'autres événements importants en amont des Jeux, notamment les concerts, les apparitions de mascottes, les événements communautaires liés au relais de la flamme et les événements de collecte de fonds auprès des partenaires et des commanditaires;
• Aider à la planification des cérémonies d'ouverture et de clôture;
• Coordonner et gérer les différents aspects des opérations et de l'exécution des événements, notamment :
  • élaborer les chemins critiques, calendriers de travail et stratégies de gestion du temps;
  • trouver et gérer des fournisseurs, y compris l'examen des accords contractuels, l'intégration, la gestion continue des relations et la supervision du budget;
  • coordonner et gérer le calendrier des bénévoles, du personnel, des sous-traitants et des membres de l'équipe de production, selon les besoins;
  • assurer la planification opérationnelle et la coordination avec les sites, y compris la supervision de la mise en place du décor, de la nourriture, des divertissements, du transport et de l'équipement;
  • travailler avec les équipes de marketing et communication à la promotion de tous les festivals et événements;
  • veiller au respect des normes en matière d'accessibilité, d'assurance, de droit et de santé et sécurité.
• Travailler en équipe en vue d'entretenir des relations professionnelles saines et positives.
• Exercer ses fonctions conformément à la mission, à la vision et aux valeurs des Jeux d'été du Canada 2025.
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins raisonnables.

Formation/expérience

• Baccalauréat ou diplôme en administration des affaires, planification d'événements spéciaux, relations publiques, gestion d'événements, marketing ou dans un domaine d'études connexe ;
• Minimum de trois (3) ans d'expérience pertinente ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience.

Exigences

• Permis de conduire de classe 5 (minimum) valide de Terre-Neuve-et-Labrador.

• Créativité, approche axée sur les résultats et capacité à respecter des délais.
• Expérience des programmes de la G Suite de Google (Gmail, Docs, Slides, Agenda, etc.), un atout.
• Style d'encadrement et de gestion flexible et rigoureux.
• Expérience de la gestion, de la supervision et de la délégation auprès d'employés, d'équipes, de vendeurs, de fournisseurs et de sous-traitants.
• Bonne connaissance des événements et style d'encadrement et de gestion flexible et rigoureux.
• Capacité à communiquer et à interagir avec de nombreux partenaires sportifs à l'échelle locale et nationale.

Autre

• Bilinguisme (anglais et français) à l'oral et à l'écrit, un atout.
• Disposition à travailler les soirs, la fin de semaine et les jours fériés.

Conditions d'emploi

• Entre 35 et 40 heures de travail par semaine. Étant donné la nature de l'organisme, les heures de travail varient selon les exigences du poste.
• Tous les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Canada au moment de soumettre leur candidature.
• La vérification du casier judiciaire et de l'aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables par la Force constabulaire royale de Terre-Neuve est nécessaire.
• La vérification des antécédents et des titres de compétences pourrait être nécessaire pour certains postes.

Remarque sur le recrutement

Postulez en ligne le jeudi 29 fevrier 2024 à 16 h (HNT) Nous n'évaluerons aucune candidature soumise d'une autre façon.

La Société hôtesse des Jeux d'été du Canada 2025 entend employer une équipe qualifiée, qui reflète l'idée selon laquelle la diversité et l'inclusion mènent au recrutement de personnes compétentes qui évolueront dans un milieu de travail harmonieux.

Les candidates et candidats ont le droit de demander une mesure d'accommodement à l'étape du recrutement et, le cas échéant, au moment de leur évaluation ou de leur entrevue.

Nous remercions tous ceux et celles qui postuleront. Cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour la prochaine étape du processus de recrutement. Veuillez ne pas nous appeler ou nous écrire par courriel. Pour en savoir plus à propos des Jeux du Canada : https://www.canadagames.ca.

Remarque importante

La Société hôtesse se réserve le droit de modifier, de mettre à jour ou de retirer cette description de poste à tout moment. Le présent document a pour objectif de fournir un aperçu des responsabilités et des exigences associées au posted.