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SalaryPosition: Executive Assistant
Location: Kapuskasing - Papermill, ON
The activity of GreenFirst Forest Products is rooted in the forest! For us, well-managed forests really make sense for our business, our communities, and the environment. We have a deep connection to Canada's forest lands and sustainability. If this commitment to the environment and Canada's forests resonates with you, come join our team.
GreenFirst is looking for an Executive Assistant who can use their entrepreneurial approach to provide confidential and other secretarial and administrative services to the General Manager and CEO for the Kapuskasing Papermill.
- Live up to GreenFirst's values, principles, and guidelines.
- Bring an open and cooperative attitude to your job, contributing to our positive work environment.
- Comply with all health, safety, and environmental standards, as well as applicable regulations and laws.
- Provide confidential and other secretarial and administrative services by preparing correspondence such as letters, memos, minutes, and reports, and by providing support activities necessary for his/her supervisor.
- Act as point of contact for the General Manager and CEO.
- Initiate/coordinate travel arrangements for the General Manager and CEO.
- Coordinate incoming mail, ensuring correspondence requiring immediate attention is dealt with.
- Collect data and prepare weekly and monthly operations reports for the General Manager and CEO.
- Collect and tabulate data and prepare monthly results management graphs for cost, quality, production, environment, and safety.
- Coordinate Paper Mill EMS Committee activities by preparing and issuing meeting agendas and notices, taking meeting minutes and issuing in a timely fashion, updating the crew EMS presentations summary, and issuing reminders for environmental action plan updates.
- Maintain vacation schedule for the General Manager and CEO and their direct reports.
- On an annual basis, prepare weekend duty schedule for the General Manager and update as required, ensuring that Mail Sorter/Switchboard Operator is informed of changes on a weekly basis.
- Support the company’s community relations and donation objectives.
- Be a liaison between the General Manager and CEO will all departments, ensuring smooth flow of communications.
- Gatekeep all external communications with the corporate office.
- Communication memos and marketing.
- Bilingual: French and English would be an asset.
- Computer skills (Microsoft suite)
- Time management
- Professional communication
Please send your resume and cover letter to: careers@kappaper.ca
Please include the job title in the subject line of your email
We thank all who apply but will only be contacting those selected for an interview.
GreenFirst Forest Products is an equal opportunity employer. We are committed to providing accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). If you require an accommodation for disability during any stage of the recruitment process, please indicate this in your application. GreenFirst Forest Products is strongly committed to inclusion and diversity within its community and welcomes all applicants including but not limited to: visible minorities, all religions and ethnicities, persons with disabilities, LGBTQ persons, and all others who may contribute to the further diversification of ideas.
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Poste: Assistant(e) Exécutif(ve)
Emplacement: Kapuskasing - Opération de papeterie, Ontario
L'activité de Produits Forestiers GreenFirst est ancrée dans la forêt ! Pour nous, des forêts bien gérées ont vraiment du sens pour notre entreprise, nos communautés et l'environnement. Nous avons un lien profond avec les terres forestières canadiennes et la durabilité. Si cet engagement envers l'environnement et les forêts canadiennes résonne en vous, venez joindre notre équipe.
GreenFirst est à la recherche d'un(e) assistant(e) qui peut utiliser son approche entrepreneuriale pour fournir des services confidentiels et d'autres services de secrétariat et d'administration au Directeur général et au Chef de la Direction de l'opération de papeterie de Kapuskasing.
- Soyez à la hauteur des valeurs, principes et directives de GreenFirst.
- Apportez une attitude ouverte et coopérative à votre travail, contribuant à notre environnement de travail positif.
- Se conformer à toutes les normes de santé, de sécurité et d'environnement, ainsi qu'aux réglementations et lois applicables.
- Fournir des services confidentiels et d'autres services de secrétariat et d'administration en préparant la correspondance (lettres, mémos, procès-verbaux et rapports) et en fournissant les activités de soutien nécessaires à son supérieur hiérarchique.
- Servir de point de contact pour le directeur général et au Chef de la Direction
- Initier/coordonner les préparatifs de voyage du directeur général et du Chef de la Direction.
- Coordonner le courrier entrant, en veillant à ce que la correspondance nécessitant une attention immédiate soit traitée.
- Recueillir des données et préparer des rapports d'exploitation hebdomadaires et mensuels pour le directeur général et le Chef de la Direction.
- Recueillir et classer les données et préparer des graphiques mensuels de gestion des résultats en matière de coûts, de qualité, de production, d'environnement et de sécurité.
- Coordonner les activités du comité SGE de l'usine de papeterie en préparant et en publiant les ordres du jour et les avis de réunion, en rédigeant les procès-verbaux des réunions et en les publiant en temps utile, en mettant à jour le résumé des présentations SGE de l'équipe et en envoyant des rappels pour les mises à jour du plan d'action environnemental.
- Gérer le calendrier des vacances du directeur général et du chef de la direction, ainsi que de leurs subordonnés directs.
- Sur une base annuelle, préparer le calendrier des permanences de fin de semaine pour le directeur général et le mettre à jour si nécessaire, en veillant à ce que le trieur de courrier/opérateur de standard soit informé des changements sur une base hebdomadaire.
- Soutenir les objectifs de l'entreprise en matière de relations avec la communauté et de dons.
- Assurer la liaison entre le directeur général et le chef de la direction et tous les services, en veillant à ce que les communications se déroulent sans heurts.
- Assurer le contrôle de toutes les communications externes avec le siège de l'entreprise.
- Rédiger des notes de communication et de marketing.
- Bilingue : le français et l'anglais serait un atout.
- Compétences informatiques (suite Microsoft)
- Gestion du temps
- Communication professionnelle
Veuillez envoyer votre Curriculum Vitae et votre lettre de présentation à : careers@kappaper.ca
Veuillez inclure le titre du poste dans la ligne d'objet de votre courriel.
Nous remercions tous ceux qui postulent mais ne contacterons que les personnes sélectionnées pour un entretien.
Produits forestiers GreenFirst est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous nous engageons à fournir des pratiques d'emploi accessibles qui sont conformes à la Loi sur l'Accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d'un aménagement pour handicap à n'importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez l'indiquer dans votre candidature. Produits forestiers GreenFirst est fortement engagé envers l'inclusion et la diversité au sein de sa communauté et accueille tous les candidats, y compris, mais sans s'y limiter : les minorités visibles, toutes les religions et ethnies, les personnes handicapées, les personnes LGBTQ et toutes les autres personnes susceptibles de contribuer à la diversification de idées.
