Executive Assistant

ONE KIDS PLACE – Children’s Treatment Centre provides rehabilitation and related support services for children and youth (up to the age of 19) and their families living in the Districts of Muskoka, Nipissing and Parry Sound. All staff will provide service within an interdisciplinary team environment committed to family-centered practice.

POSITION:Executive Assistant (Permanent, Full-time)

LOCATION: North Bay

EFFECTIVE: ASAP
STATUS: Non-unionized

POSITION SUMMARY: Reporting to the Executive Director, the Executive Assistant provides administrative support to the Executive Director as well as the Senior Leadership team, the Board of Directors and related Committees. Support is provided by planning, organizing and performing a daily variety of administrative tasks. These tasks require independent judgement and time management skills in prioritizing, organizing and completion of tasks within tight deadlines while ensuring confidentiality.

JOB DUTIES:

• Reports to the Executive Director for overall direction and supervision
• Acts as a resource person to the management team, Board of Directors and various other committees
• Schedules and coordinates Board and leadership team meetings and distributes appropriate notices and agenda packages including relevant documents/material needed for meetings
• Attends Board and management team meetings, records minutes, etc. Distributes minutes and relevant information to the Board members and staff involved
• Processes (including typing, copying, filing, mailing) all routine and confidential materials for the Executive Director
• Assists the Executive Director with presentations such as prepare templates, create powerpoint presentations, proof-read and format presentations into final copies
• Maintains policies and procedures and ensures all documents are accurate and up to date
• Maintains accurate and organized filing system for all of the agency’s agreements (clinical, educational, Ministerial and facility maintenance).
• Coordinates events (i.e. all staff meetings, retreats, Annual General Meetings) including the preparation of meeting materials, catering, reserving location and set up.
• Provides administrative back-up support for unforeseen absences throughout the organization
• Demonstrates knowledge of and ability to apply relevant legislation (e.g. Human Rights, Health and Safety, PHIPPA) and technology (videoconference, OTN, and teleconference applications) to effectively support the senior leadership team.
• Manage senior leadership team calendars, and proactively provide options to address conflicts and changing priorities.
• Communicate with the agency’s provincial association and other CTCs regarding information sharing and participate in sector-wide issues management.
• Draft expense reports and track expenses for the Senior Leadership team, and Board of Directors. Provide accountability for expenses by completing purchase orders.
• Liaise with the Development Department to coordinate Executive Director participation at internal and external events. Draft speaking notes for consideration as requested.
• Other duties as assigned.

QUALIFICATIONS:

• Post secondary education in business/office administration or a related field (preferably in a health service setting) and a minimum of three to five (3 to 5) years experience in a similar role providing executive level administrative support.
• Experience with a policy governance model, including the roles and responsibilities of all parties involved and relevant processes.
• Excellent written, communication and interpersonal skills and ability to use diplomacy and tact while working within a highly confidential setting
• Strong technical/computer skills including experience with online resources, word processing and demonstrated proficiency utilizing Microsoft Office software (spreadsheet and database applications)
• Advanced working knowledge of recording accurate notes or minutes and transcribing them into a final product
• Excellent time management and organizational skills. Ability to prioritize, actively seek input and problem solve
• Able to organize and manage a diverse range of assignments and projects with high efficiency, yet thorough attention to detail and follow through meeting strict timelines
• Resourceful and independent, but comfortable working within the framework of an integrated development program and team-oriented environment
• Strong independent judgement, self motivated, self directed and able to work independently with minimal supervision
  
• Flexible and able to adjust to changing priorities
  
• Bilingual in English and French (oral and written) is preferred
• Travel, valid driver’s license and proof of insurance required
  
• Proof of COVID Vaccinations as required by the sector

COMPENSATION: $24.03 - $28.42 hourly (depending on prior experience as per our Collective Agreement).

WHY WORK AT OKP?

As an employee at One Kids Place, you will become part of a team of skilled professionals working together to meet the special needs of children, youth and their families. The work environment includes the family-centered principles and values of mutual respect, collaboration, accessibility and community inclusivity. One Kids Place provides opportunities for ongoing education and development through mentorships, workshops, conferences and seminars.

All of our locations benefit from Northern Ontario living. Work and live minutes from numerous ski-hills, beaches, lakes, trails and outdoor activities for all seasons, as well as unique art, cultural and shopping experiences.

Additionally, we offer:

• An amazing PENSION plan
• Employee Health Benefits
• 4 weeks of vacation to START!
• Need more time off? We also offer flexible working arrangements such as 4 day work weeks, evening and weekend shifts, and hybrid/remote work!
• Need even more time off? We offer paid corporate holidays, paid sick time, paid breaks, and more!

For an opportunity to be part of our exciting future, please apply via this job posting or send your resume attention to:
Human Resources
One Kids Place, 400 McKeown Ave., North Bay ON P1B 0B2
E-mail: recruitment@onekidsplace.ca
www.onekidsplace.ca

One Kids Place Children’s Treatment Centre is committed to an inclusive and accessible environment. Please send an email to the address above to let us know if you require any accommodation during the recruitment process.

We thank all applicants for their interest. An acknowledgement will be sent only to those candidates who will be interviewed.

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LA PLACE DES ENFANTS – Centre de traitement pour enfants offre des services de réadaptation et des services de soutien connexes aux enfants et aux jeunes (jusqu’à l’âge de 19 ans) vivant dans les districts de Muskoka, Nipissing et Parry Sound, ainsi qu’à leurs familles. Tous les membres du personnel offrent des services au sein d’une équipe pluridisciplinaire en fonction d’une approche axée sur la famille.

POSTE : Adjointe exécutive (permanent, temps plein)
LIEU DE TRAVAIL : North Bay
ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
STATUT : Non syndiqué

SOMMAIRE DU POSTE : Relevant du directeur général, l'adjoint exécutif fournit un soutien administratif au directeur général ainsi qu'à l'équipe de haute direction, au conseil d'administration et aux comités connexes. Le soutien est fourni en planifiant, en organisant et en effectuant diverses tâches administratives quotidiennes. Ces tâches nécessitent un jugement indépendant et des compétences en gestion du temps pour prioriser, organiser et réaliser les tâches dans des délais serrés tout en garantissant la confidentialité.

FONCTIONS DU POSTE:

• Relève du directeur exécutif pour la direction générale et la supervision
• Agir à titre de personne ressource auprès de l'équipe de direction, du conseil d'administration et de divers autres comités
• Planifie et coordonne les réunions du conseil d'administration et de l'équipe de direction et distribue les avis appropriés et les ordres du jour, y compris les documents/matériels pertinents nécessaires aux réunions.
• Assiste aux réunions du conseil d'administration et de l'équipe de direction, enregistre les procès-verbaux, etc. Distribue les procès-verbaux et les informations pertinentes aux membres du conseil d'administration et au personnel impliqués.
• Traite (y compris la dactylographie, la copie, le classement et l'envoi par la poste) tous les documents courants et confidentiels destinés au directeur général.
• Aider le directeur exécutif avec des présentations telles que préparer des modèles, créer des présentations PowerPoint, relire et formater les présentations en copies finales.
• Maintient les politiques et les procédures et s'assure que tous les documents sont exacts et à jour
• Maintient un système de classement précis et organisé pour tous les accords de l’agence (entretien clinique, éducatif, ministériel et des installations).
• Coordonne les événements (c'est-à-dire toutes les réunions du personnel, les retraites, les assemblées générales annuelles), y compris la préparation du matériel de réunion, la restauration, la réservation de l'emplacement et l'installation.
• Fournit un soutien administratif de secours en cas d'absences imprévues dans toute l'organisation.
• Démontre une connaissance et une capacité à appliquer les lois pertinentes (par exemple, droits de la personne, santé et sécurité, PHIPPA) et la technologie (vidéoconférence, OTN et applications de téléconférence) pour soutenir efficacement l'équipe de haute direction.
• Gérez les calendriers des équipes de direction et proposez de manière proactive des options pour résoudre les conflits et les priorités changeantes.
• Communiquer avec l’association provinciale de l’agence et les autres CTC concernant le partage d’informations et participer à la gestion des enjeux à l’échelle du secteur.
• Rédiger des rapports de dépenses et suivre les dépenses de l'équipe de haute direction et du conseil d'administration. Assurer la responsabilité des dépenses en complétant les bons de commande.
• Assurer la liaison avec le service de développement pour coordonner la participation du directeur exécutif aux événements internes et externes. Rédiger des notes d’allocution pour examen, comme demandé.
• Autres tâches assignées.

QUALIFICATIONS :

• Études postsecondaires en administration des affaires/de bureau ou dans un domaine connexe (de préférence dans un milieu de services de santé) et au moins trois à cinq (3 à 5) années d'expérience dans un rôle similaire fournissant un soutien administratif de niveau cadre.
• Expérience avec un modèle de gouvernance politique, y compris les rôles et responsabilités de toutes les parties impliquées et les processus pertinents.
• Excellentes compétences écrites, communication et en relations interpersonnelles et capacité à faire preuve de diplomatie et de tact tout en travaillant dans un cadre hautement confidentiel
  
• Solides compétences techniques/informatiques, y compris une expérience des ressources en ligne, du traitement de texte et une maîtrise démontrée de l'utilisation des logiciels Microsoft Office (feuilles de calcul et applications de bases de données).
• Connaissance pratique avancée de l'enregistrement de notes ou de procès-verbaux précis et de leur transcription dans un produit final
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation. Capacité à établir des priorités, à rechercher activement des commentaires et à résoudre des problèmes
• Capable d'organiser et de gérer un large éventail de missions et de projets avec une grande efficacité, tout en portant une attention particulière aux détails et en respectant des délais stricts.
• Débrouillard et indépendant, mais à l'aise à travailler dans le cadre d'un programme de développement intégré et d'un environnement axé sur l'équipe
• Fort jugement indépendant, motivé, autonome et capable de travailler de manière autonome avec un minimum de supervision
  
• Flexible et capable de s’adapter aux priorités changeantes
• Permis de conduire de l’Ontario en vigueur et véhicule fiable
• Bilingue en français et en anglais est préféré
• Preuve de vaccination contre la COVID-19, telle qu’exigée dans le secteur

RÉMUNÉRATION : 24,03 $ - 28,42 $ l’heure (en fonction de l’expérience et de la convention collective)

LA PLACE DES ENFANTS, UN EMPLOYEUR DE CHOIX

À La place des enfants, vous ferez partie d’une équipe de professionnels compétents qui travaillent ensemble pour répondre aux besoins particuliers des enfants, des jeunes et des familles. L’environnement de travail est fondé sur les principes et les valeurs familiales, dont le respect mutuel, la collaboration, l’accessibilité et l’inclusion communautaire. La place des enfants offre des possibilités de formation continue et de perfectionnement sous la forme de mentorat, d’ateliers, de conférences et de séminaires.

Le personnel de La place des enfants profite des nombreux avantages du mode de vie dans le Nord de l’Ontario. Travaillez et habitez à quelques minutes de nombreuses stations de ski, plages, lacs, sentiers et activités de plein air pour toutes les saisons. Vous pourrez également vivre des expériences artistiques, culturelles et commerciales uniques.

De plus, nous offrons :

• Un plan de RETRAITE incroyable
• Avantages sociaux des employés
• 4 semaines de vacances pour COMMENCER !
• Besoin de plus de temps libre ? Nous proposons également des modalités de travail flexibles telles que des semaines de travail de 4 jours, des quarts de soir et de week-end et un travail hybride/à distance !
• Besoin d'encore plus de temps libre ? Nous offrons des jours fériés payés, des congés de maladie payés, des pauses payées et plus encore !

Si vous voulez bâtir notre avenir prometteur, veuillez répondre à cette offre d’emploi ou envoyer votre curriculum vitæ aux :
Ressources humaines

La place des enfants, 400, avenue McKeown, North Bay (Ontario) P1B 0B2
Courriel : recruitment@onekidsplace.ca
www.onekidsplace.ca

Le Centre de traitement pour enfants La place des enfants est déterminé à offrir un environnement inclusif et accessible. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement, veuillez envoyer un courriel à l’adresse ci-dessus.

Nous remercions tous les candidats, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.