Program Assistant

ONE KIDS PLACE – Children’s Treatment Centre provides rehabilitation and related support services for children and youth (up to the age of 19) and their families living in the Districts of Muskoka, Nipissing and Parry Sound. All staff will provide service within an interdisciplinary team environment committed to family-centered practice.

POSITION:Program Assistant (Permanent Full Time)

LOCATION: North Bay - Please note that this is an in-office position, remote work is not available in this role

EFFECTIVE: ASAP

POSITION SUMMARY: The Program Assistant will provide clerical and administrative support functions, to support the effective day-to-day operations of Centre sites within an interdisciplinary family-centered environment. Responsibilities include: reception, preparing client files; data inputting; photocopying; meeting coordination; filing and routine office administration procedures.

JOB DUTIES:

• Reports directly to the designated manager for overall direction and supervision.
• Provides office reception.
• Prepares correspondence and communications.

• Coordinates internal/external meetings as required.

• Prepares materials for internal/external meetings as required.

• Receives referrals for services and completes the required intake information.

• Prepares client files, ensures accuracy of child/youth/family’s contact data, photocopies and distributes documents to ensure adequate information sharing and maintains client confidentiality and privacy.

• Files agency reports, documents and client files as per agency policies and procedures.

• Enters data for statistical purposes (i.e. Electronic Medical Record)

• Conducts routine office support procedures (i.e. routing mail, processing the purchasing of supplies, scheduling clinical appointments, booking meeting rooms, etc.)

• Participates in the orientation and training of new staff members, placement students and /or volunteers.
• Pursues on-going professional development and growth.
  

• Other duties as assigned.

QUALIFICATIONS:

• Post secondary education in business administration or other related field
• Related work experience within the past 2 years in a pediatric/health care setting
• Computer literate and demonstrated proficiency with a variety of software programs including (Microsoft Word, Excel, Access, Power Point) and ability to conduct research via the internet
• Strong organizational skills, ability to work independently and in a professional manner respecting client confidentiality and program integrity.
• Good judgement, time management and priority setting abilities
• Demonstrates excellent customer service abilities while welcoming visitors to the facility
• Excellent interpersonal and organizational skills/Excellent oral and written communication skills
• Valid Ontario driver’s license and reliable vehicle
• Bilingualism (French/English) is preferred
• Proof of COVID Vaccinations as required by the sector

COMPENSATION: $20.77 - $24.47 hourly (depending on prior experience as per our Collective Agreement).

WHY WORK AT OKP?

As an employee at One Kids Place, you will become part of a team of skilled professionals working together to meet the special needs of children, youth and their families. The work environment includes the family-centered principles and values of mutual respect, collaboration, accessibility and community inclusivity. One Kids Place provides opportunities for ongoing education and development through mentorships, workshops, conferences and seminars.

All of our locations benefit from Northern Ontario living. Work and live minutes from numerous ski-hills, beaches, lakes, trails and outdoor activities for all seasons, as well as unique art, cultural and shopping experiences.

Additionally, we offer:

• An amazing PENSION plan
• Employee Health Benefits
• 4 weeks of vacation to START!
• Need more time off? We also offer flexible working arrangements such as 4 day work weeks, evening and weekend shifts, and hybrid/remote work!
• Need even more time off? We offer paid corporate holidays, paid sick time, paid breaks, and more!

For an opportunity to be part of our exciting future, please apply via this job posting or send your resume attention to:
Human Resources
One Kids Place, 400 McKeown Ave., North Bay ON P1B 0B2
E-mail: recruitment@onekidsplace.ca
www.onekidsplace.ca

One Kids Place Children’s Treatment Centre is committed to an inclusive and accessible environment. Please send an email to the address above to let us know if you require any accommodation during the recruitment process.

We thank all applicants for their interest. An acknowledgement will be sent only to those candidates who will be interviewed.

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LA PLACE DES ENFANTS – Centre de traitement pour enfants offre des services de réadaptation et des services de soutien connexes aux enfants et aux jeunes (jusqu’à l’âge de 19 ans) vivant dans les districts de Muskoka, Nipissing et Parry Sound, ainsi qu’à leurs familles. Tous les membres du personnel offrent des services au sein d’une équipe pluridisciplinaire en fonction d’une approche axée sur la famille.

POSTE : Assistant(e) de programmes (permanent à temps plein)
LIEU DE TRAVAIL : North Bay - Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste au bureau, le travail à distance n'est pas disponible dans ce rôle
ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible

SOMMAIRE DU POSTE : L’assistant(e) de programmes offrira des services administratifs et de soutien afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes des bureaux dans un contexte pluridisciplinaire et axé sur la famille. Responsabilités : la réception, préparation des dossiers des clients, entrée de données, photocopies, coordination des réunions, classement et tâches normales d’administration de bureau.

FONCTIONS DU POSTE:

• Relève directement du gestionnaire désigné pour la direction générale et la supervision.
• Assure la réception du bureau.
• Prépare la correspondance et les communications.
• Coordonner les réunions internes/externes au besoin.
• Prépare les documents pour les réunions internes/externes au besoin.
• Reçoit les références pour les services et complète les informations d'admission requises.
• Prépare les dossiers des clients, assure l'exactitude des coordonnées de l'enfant/du jeune/de la famille, photocopie et distribue les documents pour assurer un partage d'informations adéquat et maintient la confidentialité et la vie privée des clients.
• Classer les rapports, les documents et les dossiers des clients de l'agence conformément aux politiques et procédures de l'agence.
• Saisit des données à des fins statistiques (c.-à-d. Dossier médical électronique)
• Effectue les procédures courantes de soutien au bureau (c.-à-d. acheminement du courrier, traitement de l'achat de fournitures, planification des rendez-vous cliniques, réservation des salles de réunion, etc.)
• Participe à l'orientation et à la formation des nouveaux membres du personnel, des stagiaires et/ou des bénévoles.
  Poursuivre le développement et la croissance professionnels continus.
• Autres tâches assignées.

QUALIFICATIONS :

• Études postsecondaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Expérience de travail pertinente au cours des deux dernières années dans un contexte pédiatrique ou de soins de santé
• Compétences en informatique et aptitudes manifestes pour l’utilisation d’une variété de logiciels (y compris Microsoft Word, Excel, Access et PowerPoint) et capacité de mener des recherches sur Internet
• Excellentes compétences d’organisation, et capacité de travailler de façon autonome et professionnelle tout en respectant la confidentialité des clients et l’intégrité des programmes
• Jugement sûr et bonnes compétences de gestion du temps et d’établissement de priorités
• Démontrer d’excellentes capacités de service à la clientèle tout en accueillant les visiteurs dans l’établissement
• Excellentes compétences de relations interpersonnelles, d’organisation et de communication verbale et écrite
• Permis de conduire de l’Ontario en vigueur et véhicule fiable
• Bilingue en français et en anglais est préféré
• Preuve de vaccination contre la COVID-19, telle qu’exigée dans le secteur

RÉMUNÉRATION : 20,77 $ - 24,47 $ l’heure (en fonction de l’expérience et de la convention collective)

LA PLACE DES ENFANTS, UN EMPLOYEUR DE CHOIX

À La place des enfants, vous ferez partie d’une équipe de professionnels compétents qui travaillent ensemble pour répondre aux besoins particuliers des enfants, des jeunes et des familles. L’environnement de travail est fondé sur les principes et les valeurs familiales, dont le respect mutuel, la collaboration, l’accessibilité et l’inclusion communautaire. La place des enfants offre des possibilités de formation continue et de perfectionnement sous la forme de mentorat, d’ateliers, de conférences et de séminaires.

Le personnel de La place des enfants profite des nombreux avantages du mode de vie dans le Nord de l’Ontario. Travaillez et habitez à quelques minutes de nombreuses stations de ski, plages, lacs, sentiers et activités de plein air pour toutes les saisons, vous pourrez également vivre des expériences artistiques, culturelles et commerciales uniques.

De plus, nous offrons :

• Un plan de RETRAITE incroyable
• Avantages sociaux des employés
• 4 semaines de vacances pour COMMENCER !
• Besoin de plus de temps libre ? Nous proposons également des modalités de travail flexibles telles que des semaines de travail de 4 jours, des quarts de soir et de week-end et un travail hybride/à distance !
• Besoin d'encore plus de temps libre ? Nous offrons des jours fériés payés, des congés de maladie payés, des pauses payées et plus encore !

Si vous voulez bâtir notre avenir prometteur, veuillez répondre à cette offre d’emploi ou envoyer votre curriculum vitæ aux :
Ressources humaines

La place des enfants, 400, avenue McKeown, North Bay (Ontario) P1B 0B2
Courriel : recruitment@onekidsplace.ca
www.onekidsplace.ca

Le Centre de traitement pour enfants La place des enfants est déterminé à offrir un environnement inclusif et accessible. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement, veuillez envoyer un courriel à l’adresse ci-dessus.

Nous remercions tous les candidats, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.