Receptionist

This is a Bilingual Position.

Fluency in both French and English is Mandatory

POSITION SUMMARY:

Reporting to the Manager of Corporate Services, the position is responsible for providing reception and some light administrative support to WOCRC programs.

PRINCIPAL RESPONSIBILITIES AND DUTIES

Ensure clients of the Centre feel welcome and facilitate smooth access to programs and services:

• Carrying out all building/reception opening and closing procedures;
• Greeting visitors, determining their need and directing them accordingly; issuing visitor passes when required;
• Managing a multi-line reception phone system; monitoring and responding in a positive and professional manner to telephone and email inquiries from the public, clients and staff; redirecting calls or messages as appropriate.
• Responding, when appropriate, to questions about the organization and its various programs or services;
• Booking meeting rooms for staff or external partners;
• Taking client payments and monetary donations; redirecting gifts-in-kind;
• Providing basic support to clients using the public computers, when required;
• Maintaining a clean, safe, fully stocked and well-organized reception area, including the waiting and child play areas, the public computer area and the mail room;
• Assisting with small administrative projects, as required (i.e. photocopying and faxing, laminating, labels, bulk mailing, preparing meeting material, etc.);
• Performing other related duties as assigned.

Other:

All WOCRC employees have some fundamental responsibilities that go beyond the confines of their occupations. These include:

• Ensuring that the commitment to diversity is understood and respected;
• Working in a manner that incorporates health promotion and recognizes the determinants of health;
• Maintaining up-to-date professional skills and knowledge through formal and informal training;
• Acting as an “ambassador” for WOCRC within and outside the Centre by creating an awareness of WOCRC programs and promoting services offered;
• Compliance with all mandated legal/regulatory requirements related to working at WOCRC (Employment Standards Act, Occupational Health and Safety Act, standards of professional conduct);
• Maintaining awareness of and compliance with WOCRC policies and procedures;
• Maintaining awareness of and compliance with funder requirements, policies, procedures and regulations;
• Working in a manner that preserves confidentiality and seeks to minimize risk in keeping with Privacy and Confidentiality policies and procedures;
• Supporting the Centre’s student and volunteer placement programs;
• Working during both regular and extended hours of operation in locations identified by the Centre.

QUALIFICATIONS

Education and Experience:

• High School diploma;
• One-year Customer Service experience;
• Experience in a reception/admin/office environment an asset;
• Experience with a multi-line phone system an asset.

Competencies:

• Ability to work independently, as well as effectively in a team setting;
• Knowledge of administrative procedures, including proficiency with Microsoft Office suite of products, email and Internet;
• Excellent communication, interpersonal, problem-solving and organizational skills;
• Demonstrated ability to work in a multi-cultural, multi-disciplinary team environment;
• Ability to work evenings and weekends, occasional day shifts may be required.

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RÉSUMÉ DES FONCTIONSSe rapporte au gestionnaire immobilier, le titulaire est chargé du soutien en matière d’accueil et d’administration pour les programmes du Centre de ressources communautaires d’Ottawa Ouest (CRCOO).

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES

Voir à accueillir les clients du Centre et faciliter l’accès homogène aux programmes et aux services

- ouvrir les lignes téléphoniques tous les jours et activer les lignes de nuit à la fermeture;

- déverrouiller les salles publiques et les portes des escaliers l’avant-midi et les verrouiller l’après-midi;

- accueillir les visiteurs, déterminer leurs besoins et les aiguiller en conséquence;

- répondre aux appels téléphoniques, déterminer les besoins des demandeurs, répondre aux demandes de renseignements ordinaires, prendre les messages et acheminer les appels au besoin;

- inscrire l’heure d’arrivée et de départ des bénévoles et du personnel;

- maintenir les cartes d’accès pour l’entrée et la sortie des étudiants et des bénévoles.

Entretenir l’aire d’accueil de la clientèle

- voir à la propreté et à l’ordre de la salle d’accueil, des présentoirs de dépliants et des salles d’attente, y compris l’aire de jeu des enfants;

- arroser les plantes une fois par semaine.

Offrir un soutien administratif au personnel du CRCOO

- offrir un soutien au personnel sous forme de traitement de textes de la correspondance, des rapports, des procès-verbaux et d’autres documents connexes;

- trier, ouvrir, dater et distribuer le courrier;

- voir à préparer et à envoyer le courrier de sortie et les messageries;

- recevoir et distribuer les télécopies au personnel concerné;

- préparer les chèques hebdomadaires pour leur distribution et envoi par la poste au besoin;

- réserver les téléphones cellulaires, les salles publiques et le matériel pour le personnel, les étudiants et les bénévoles;

- S’assurer que les condoms, coupe de papier pour l’eau et désinfectant pour mains soit toujours approvisionnés;

- Maintenir la liste téléphonique des # à l’interne;

- tenir l’affranchisseur mécanique de poste et voir à une quantité suffisante d’affranchissements à tous les niveaux;

- tenir les babillards au rez-de-chaussée;

- voir à une quantité suffisante de formulaires généraux et de fournitures de bureau;

- recevoir et déposer les sommes à leur arrivée;

- photocopier les chèques acquittés;

- préparer la totalisation du nombre de télécopies et d’affranchissements à la fin du mois;

- préparer la totalisation de l’utilisation des téléphones cellulaires et des salles publiques à la fin du mois;

- préparer les statistiques trimestrielles sur les organismes de collaboration et le personnel;

- offrir un soutien bénévole au Centre d’apprentissage du millénaire;

- envoyer les documents à traduire vers le français qui sont destinés au personnel et recevoir les traductions;

- envoyer les demandes de plastification;

- coordonner les bénévoles de l’administration;

- expliquer les occasions de bénévolat et distribuer au besoin les formulaires de demande de bénévolat;

- distribuer les formulaires de demande d’aide à domicile et d’entretien ménager;

- en l’absence de l’employé de service du Centre de la petite enfance de l’Ontario (CPE), distribuer les cartes du CPE aux visiteurs et les dépliants sur le CPE aux clients;

- évaluer les nouveaux clients pour le CPE et demander au personnel de service du CPE d’accueillir les nouveaux clients et de les aiguiller vers le CPE;

- faire le suivi des appels téléphoniques et des clients sur place;

- recevoir les curriculum vitæ transmis par courriel et les envoyer au gestionnaire des RH;

- renvoyer les appels des donateurs à la Chrysalis House;

- renvoyer les autres genres de dons (pécuniaires, etc.) au gestionnaire du Développement des ressources;

- Comptabiliser tous les appels du CRCOO et faire les statistiques des appels et clients venant à la réception;

- Faire le suivi des appels au CRCOO, des clients francophones (appels et visiteurs), des appels aux Services de soutien communautaire et faire le suivi des clients de jour, de soirée et du samedi;

- inscrire les clients de la clinique de santé-sexualité le mardi;

- tenir les documents archivés au deuxième étage;

- déchiqueter les documents au besoin;

- recueillir les statistiques pour l’équipe des services de consultation;

- coordonner la relève pour l’accueil en l’absence de la réceptionniste;

- exécuter les autres fonctions connexes attribuées.

QUALIFICATIONS

Études et expérience

- formation postsecondaire en gestion de bureau, en secrétariat ou dans un programme connexe ou combinaison équivalente d’expérience et d’études;

- une année d’expérience du service d’accueil et du standard, préférablement dans un milieu multidisciplinaire ou un organisme sans but lucratif;

- une année d’expérience de l’administration de bureau et maîtrise du progriciel Microsoft Office;

- excellentes compétences en communication, en relations interpersonnelles, en résolution de problèmes et en organisation.

Language Requirements:

• Ability to communicate fluently in English, spoken and written
• Ability to communicate fluently in French, spoken and written
• Other languages reflective of the community we serve an asset.

SALARY – HOURS:

• Starting salary is $18.33/hour (based on $33,367/year fulltime)
• 14 hours/week

**********Apply on Company Site********************

WOCRC has an accommodation process in place that provides accommodations for employees with disabilities. If you require a specific accommodation because of a disability or a medical need, please do not hesitate to let us know how we can best accommodate you.

We thank all applicants for their interest in this employment opportunity. Please note however that, due to the volume of resumes received, only those applicants selected for further consideration, will be contacted.

***************Please apply at wocrc.ca*********************

Job Type: Part-time

Salary: $18.33-$19.33 per hour

Expected hours: 14 per week

Benefits:

• Company events
• Employee assistance program
• On-site parking

Work Location: In person

Application deadline: 2024-03-31
Expected start date: 2024-03-09