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Form of work
SalaryCompensation Pay Range:
$24.97-$29.22 Job Description:
Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
POSITION SUMMARY
The Accounts Payable Clerk is responsible for processing invoices and outgoing payments which includes entering and processing invoices, employee expenses, reconciling credit card transactions while in compliance with financial policies and procedures and providing support to the Corporate Accounting team.
MAIN RESPONSIBILITIES: (This is not an exhaustive list)
Characteristic responsibilities include:
Invoicing
- Enters invoices into the financial accounting system;
- Attaches purchase orders to invoices in order for payment to occur;
- Reviews and processes invoices by allocating them to the correct account;
- Ensures invoices are approved in accordance with signing authority policy;
- Follows up with procurement with any discrepancies on purchase orders.
Expenses and Payments
- Reviews and processes employees travel and expense claims;
- Ensures that all expense claims are correct and approved;
- Confirms that all expenses are aligned with CHEO policies.
- Reconciles all supporting documents and ensures they are included with each expense claim;
- Reviews monthly reconciliation of all CHEO employee corporate credit cards;
- Issues cheques and electronic payments on a regular basis;
- Assists in preparing Broader Public Sector and T4A reporting;
- Prepares ad hoc reconciliations and reports as required;
QUALIFICATIONS:
- Criminal Record Check (Essential)
- Bilingual (English/ French) (preferred)
- Post-Secondary education is required in a related discipline such as Finance or Accounting (experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements). (essential)
- A minimum of one to three (1-3) years of previous work experience in finance is required. (preferred)
- Experience in a medical office or healthcare is an asset. (preferred)
- Strong computer, Word and Excel processing skills are required (preferred)
- Communication skills (preferred)
- Strong organizational skills (preferred)
- Basic office and clerical skills (preferred)
- Flexible approach to work demands (preferred)
- Demonstrated initiative and ability to adjust priorities (preferred)
- Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation and general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety are an asset. (preferred)
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS :
Le ou la commis aux comptes créditeurs est responsable du traitement des factures et des paiements sortants, ce qui comprend la saisie et le traitement des factures, des dépenses des employés, le rapprochement des transactions par carte de crédit tout en respectant les politiques et procédures financières et en fournissant un soutien à l’équipe de comptabilité de l’organisation.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES : (Cette liste n’est pas exhaustive)
Les responsabilités caractéristiques comprennent :
Facturation
- Saisir les factures dans le système de comptabilité financière ;
- Attacher les bons de commande aux factures afin que le paiement soit effectué ;
- Examiner et traiter les factures en les affectant au bon compte ;
- S’assurer que les factures sont approuvées conformément à la politique relative au pouvoir de signature ;
- Effectuer un suivi auprès des services d’approvisionnement en cas de divergences sur les bons de commande.
Dépenses et paiements
- Examiner et traiter les demandes de remboursement de frais de voyage et de dépenses des employés;
- S’assurer que toutes les demandes de remboursement de frais sont correctes et approuvées ;
- Confirme que les dépenses sont conformes aux politiques de CHEO.
- Rapprocher toutes les pièces justificatives et s’assurer qu’elles sont incluses dans chaque demande de remboursement de frais ;
- Examine le rapprochement mensuel de toutes les cartes de crédit d’entreprise des employés de CHEO ;
- Émet des chèques et des paiements sur une base régulière;
- Participer à la préparation des rapports du secteur parapublic et des T4A ;
- Préparer des rapprochements ad hoc et les rapports au besoin;
COMPÉTENCES
- Vérification de casier judiciaire (essentiel)
- Bilingue (anglais/français) (préfère)
- Une formation postsecondaire est requise dans une discipline connexe telle que les finances ou la comptabilité (l’expérience et la formation formelle combinées à un rendement et à des capacités démontrés peuvent remplacer les exigences stipulées en matière d’études et d’expérience) (essentiel)
- Un minimum de un à trois (1 à 3) ans d’expérience professionnelle antérieure dans le domaine des finances est exigé. (préfère)
- Une expérience dans un cabinet médical ou dans le secteur des soins de santé est un atout.(préfère)
- De solides compétences en informatique et en traitement de texte (Word et Excel) sont requises (essentiel)
- Compétences en communication (préfère)
- Fortes compétences organisationnelles (préfère)
- Compétences de base en bureautique et en secrétariat (préfère)
- Approche flexible des exigences du travail (préfère)
- Sens de l’initiative et capacité d’adapter les priorités (préfère)
- Une connaissance pratique de la législation applicable en matière de santé et de sécurité au travail et une connaissance générale des politiques et procédures de l’organisme et des services en matière de santé et de sécurité constituent un atout. (préfère)
CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à jobs@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.
CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.
La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.
Job Posting End Date (if applicable):
March 21, 2024
